Immaginate questo scenario:
Pur avendo la sua colazione, Caitlin vede un annuncio di Facebook la condivisione di una foto di un gatto di salvataggio ferito. Caitlin ama i gatti, e inoltre, il suo gatto Mr. Paws è morto solo pochi mesi fa. Non si sente ancora pronta ad adottare o promuovere, ma è motivata a donare e aiutare questi animali che ama così tanto! Commossa e felice di aiutare, dona rapidamente 5 50. E poi happens Non succede nulla., Caitlin non è sicura che la donazione sia andata a buon fine, quindi la confusione si deposita. Due giorni dopo, vede l’annuncio di Facebook ancora una volta e si chiede se la sua donazione abbia fatto alcuna differenza per la vita del gatto di salvataggio o se l’organizzazione no-profit a cui ha donato fosse un’organizzazione no-profit “legittima” in primo luogo.
Pensi che Caitlin donerà di nuovo a questa organizzazione no-profit?
È probabile che non lo farà.
Gestire efficacemente l’attività di raccolta fondi attraverso l’identificazione, il ringraziamento e il nutrimento dei donatori è essenziale per una raccolta fondi efficace., Ma la gestione di questo può anche essere una sfida, soprattutto quando viene aggiunto in cima ai carichi di lavoro dei team no-profit stressati.
Che cosa sono le ricevute di donazione?
In poche parole, una ricevuta di donazione è una nota scritta che riconosce il contributo monetario o non monetario di un donatore. Questo riconoscimento è fatto dall’organizzazione no-profit destinataria. Le ricevute di donazione sono di importanza legale per i donatori e di importanza pratica per le organizzazioni senza scopo di lucro. Negli Stati Uniti, le organizzazioni senza scopo di lucro non sono legalmente tenute a riconoscere un contributo., Tuttavia, senza un riconoscimento scritto, i donatori non possono richiedere la loro detrazione fiscale. Pertanto, è considerata una best practice nella gestione dei donatori che l’organizzazione assista i propri donatori fornendo ricevute di donazione scritte e tempestive.
Perché le ricevute di donazione sono preziose?
Scegliere di non inviare e ottimizzare le ricevute di donazione è, essenzialmente, scegliere di lasciare sul tavolo fondi preziosi e relazioni con i donatori.
Soddisfare i requisiti IRS
Negli ultimi anni, l’IRS ha adottato un approccio più rigoroso con detrazioni fiscali., Mentre le organizzazioni non profit non affrontano sanzioni IRS per non aver emesso ricevute di donatori, le richieste di detrazione fiscale dei donatori possono essere respinte a causa di ricevute di donatori inadeguate. Questo può, a sua volta, compromettere le relazioni dei donatori. È fondamentale includere tutte le informazioni giuste in una ricevuta di donazione in modo che i donatori possano rivendicare le loro deduzioni caritatevoli e monitorare le loro donazioni e le loro finanze.
Migliori relazioni con i donatori
Come Caitlin fin dall’inizio del nostro articolo, i donatori vogliono sapere che le loro donazioni sono state ben accolte – e questo è esattamente ciò che le ricevute di donazione aiutano a realizzare., Le ricevute di donazione personalizzate, rapide e ben progettate possono aiutarti ad aumentare le entrate e i donatori steward a lungo termine.
Gestione delle informazioni
Le ricevute di donazione ti aiuteranno a tenere traccia della storia dei donatori con la tua organizzazione, che può servire a molti scopi più in basso. Ad esempio, quando hai più informazioni sulla storia di donazione di un donatore, puoi personalizzare e personalizzare meglio le tue comunicazioni future. Le ricevute di donazione possono anche aiutare la tua organizzazione no-profit a mantenere registri finanziari chiari e accurati., Comprendendo l’importanza delle ricevute di donazione e ottimizzando il processo di emissione, puoi raccogliere molti più fondi per la tua organizzazione e farlo più velocemente.
Quando sono richieste le ricevute di donazione?
Per le donazioni monetarie sotto $250, i donatori possono utilizzare il loro record bancario per richiedere le loro detrazioni fiscali. Se la donazione è superiore a $250, il donatore ha bisogno di una ricevuta di donazione scritta dal no-profit hanno donato a.,
Una ricevuta di donazione è necessaria anche quando un donatore ha ricevuto beni o servizi in cambio di una singola donazione superiore a $75.
Se un donatore ha la sua donazione detratta dal suo stipendio, i donatori possono utilizzare quanto segue per richiedere le loro detrazioni fiscali:
- Pay stub, W-2, Wage& Dichiarazione fiscale o altro documento del datore di lavoro che stabilisce l’importo trattenuto.
- Una carta di pegno che include una dichiarazione che l’organizzazione non ha fornito beni o servizi in cambio di contributi dedotti dal libro paga.,
Le donazioni non in contanti di valore inferiore a $500 richiedono una ricevuta di donazione scritta a meno che gli articoli non siano stati messi in contenitori per donazioni senza equipaggio, come le scatole di consegna di Goodwill.
Donazioni non monetarie oltre $500 in valore richiedono una ricevuta di donazione e un record di come e quando la vostra organizzazione senza scopo di lucro ha acquisito gli elementi. Contributi non monetari che superano $5.000 in valore sarà anche bisogno di una valutazione scritta da un perito qualificato.,
Fonte: IRS Publication 1771: Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements
The Exceptions
Ecco alcune eccezioni a queste regole come dichiarato dall’IRS:
The token exception
Questo si applica quando le organizzazioni non profit forniscono ai donatori beni o servizi inconsistenti in cambio di una donazione.,s inconsistente quando: “Il pagamento si verifica nel contesto di una campagna di raccolta fondi in cui un’organizzazione di beneficenza informa il donatore dell’importo del contributo è deducibile il contributo” e si verifica uno dei seguenti:
- L’equo valore di mercato dei benefici ricevuti non superiore al minore tra il 2 per cento del pagamento, o di $106 o,
- Il pagamento di almeno € 53, solo gli elementi forniti portano il nome dell’azienda o il logo (per esempio, calendari, tazza o poster), e il costo di questi elementi è entro il limite di “basso-costo articoli”, che è di $10.,60.
Fonte: (Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements by the United States Internal Revenue Service)
The Membership Exception
The membership exception states that no-profit organizations don’t have to provide a receipt for insustantial goods and services given in exchange for contributions made by donors who have annual memberships., Un abbonamento annuale vantaggio è considerata inconsistente, se esso è fornito in cambio di un pagamento annuale di $75 o meno e si compone di ricorrenti annuale diritti o privilegi, come ad esempio:
- Gratuiti o scontati ammissioni dell’organizzazione di beneficenza strutture o eventi
- Sconti su acquisti dall’organizzazione del negozio di souvenir
- Connessione o di un parcheggio a tariffe scontate
- Gratuiti o scontati ai soli membri di eventi promosso da un’organizzazione, in cui una persona-costo (non comprese le spese generali) è all’interno del “basso-costo articoli” i limiti.,
Esempio di un’eccezione di benefici per i soci: se un’organizzazione caritatevole offre un abbonamento annuale di $75 che consente l’ingresso gratuito a tutti i suoi eventi settimanali, oltre a un poster di $20, un riconoscimento scritto deve solo menzionare il valore di poster 20 del poster, poiché l’ingresso gratuito sarebbe considerato inconsistente e, pertanto, sarebbe ignorato.,
Fonte: (Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements by the United States Internal Revenue Service)
Quando vengono inviate le ricevute di donazione?
L’IRS delinea che le ricevute di donazione devono essere fornite “per iscritto, al momento della sollecitazione o quando viene ricevuto il pagamento, e in un modo che verrà a conoscenza del donatore”, secondo la pubblicazione IRS 1771., La maggior parte delle organizzazioni senza scopo di lucro invia ricevute di donazione ai donatori entro e non oltre il 31 gennaio dell’anno successivo alla data della donazione. IRS stabilisce che per la ricevuta di donazione da considerare contemporanea con la donazione, un donatore deve ricevere entro la prima di: la data in cui il donatore effettivamente file la sua dichiarazione dei redditi federale individuale per l’anno; o la data di scadenza (comprese le estensioni) del ritorno. Tuttavia, la maggior parte dei professionisti senza scopo di lucro consiglia di inviare ricevute di donazione entro 48 ore dalla donazione, idealmente prima piuttosto che dopo.,
Suggerimento pro 1: Considera (anche) l’emissione di ricevute di donazione tutte in una volta, alla fine dell’anno. Ciò significherebbe che ogni singola donazione entro un dato anno sarebbe ottenere consolidato in un unico record. Ciò rende più facile organizzare i dati su tutta la linea, sia per il tuo commercialista che per i tuoi donatori.
Suggerimento pro 2: Automatizza le tue ricevute di donazione utilizzando un sistema di donazione online che farà proprio questo per te e molto altro ancora. GiveForms estrae informazioni rilevanti dalla donazione, come ad esempio: nome e indirizzo del donatore, data della donazione e l’importo totale della donazione., Una ricevuta del donatore viene immediatamente creata e inviata automaticamente al donatore. In alternativa, i donatori possono scegliere di ricevere una ricevuta cumulativa alla fine dell’anno.
Come funzionano le ricevute di donazione?
Fintanto che contengono le informazioni giuste, le ricevute di donazione possono assumere molte forme ed essere inviate in molti modi diversi: come cartoline, e-mail o lettere. Tuttavia, con le donazioni online in particolare, le ricevute di donazione e-mail automatizzate sono diventate la norma., E per una buona ragione: risparmiano tempo ed energia, alleviano lo stress e riducono l’errore umano especially specialmente quando sono integrati con uno strumento di donazione online.
GiveForms, ad esempio, ti consente di incorporare senza problemi un modulo di donazione sul tuo sito Web, consentendo ai visitatori di donare utilizzando carta di credito, PayPal, Google Pay o bonifici bancari e invia anche ricevute di donazione personalizzate e di marca ai tuoi donatori.
Questi passaggi sono i seguenti:
- Un donatore effettua una donazione utilizzando carta di credito, PayPal, Google Pay o bonifici bancari.,
- Una volta che una donazione arriva, GiveForms genera automaticamente la ricevuta con un ID donazione, nome e indirizzo dell’organizzazione, e la firma. Puoi personalizzare le ricevute di donazione per includere il tuo logo e la messaggistica personalizzata.
- Il donatore riceve immediatamente una ricevuta e-mail di marca mobile friendly.
Cosa devono includere le ricevute di donazione?
La forma della ricevuta di donazione non ha importanza. La ricevuta di donazione può assumere una varietà di forme: una lettera di ringraziamento, una ricevuta di posta elettronica automatizzata, una cartolina, ecc., Tuttavia, qualunque sia la forma, ogni ricevuta di donazione deve includere i seguenti elementi per soddisfare gli standard stabiliti dall’IRS:
Nome del donatore e Nome dell’organizzazione no-profit
Ogni ricevuta del donatore deve includere il nome del donatore e il nome dell’organizzazione no-profit. L’indirizzo del no-profit e EIN (Employer Identification Number) non è richiesto, tuttavia è una buona pratica includere entrambi per la comodità del donatore, che è tenuto ad avere registrazioni di loro. Includere anche una dichiarazione che l’organizzazione senza scopo di lucro è un’organizzazione esente da imposte 501c3.,
Nota: Non è necessario includere il numero di previdenza sociale del donatore o il numero di identificazione fiscale.
Data di contribuzione
La data di donazione sulla ricevuta del donatore non è tecnicamente richiesta dall’IRS. Tuttavia, come con l’indirizzo del no-profit, l’IRS richiede ai donatori di tenere un registro delle loro date di donazione. Poiché è improbabile che molti donatori conservino registri finanziari così dettagliati, inclusa la data del contributo nella ricevuta della donazione è un ottimo modo per aiutare i tuoi sostenitori a ottenere i benefici fiscali che stanno cercando.,
Importo della donazione
Includere sempre l’importo della donazione nella ricevuta di donazione per i contributi monetari (effettuati tramite assegni, carta di credito o detrazione del libro paga).
L’IRS stabilisce inoltre che una ricevuta di donazione separata può essere fornita per ogni singolo contributo di $250 o più, o una ricevuta di donazione, come un riepilogo annuale, può essere utilizzata per convalidare diversi singoli contributi di $250 o più.,
Se la donazione è stata di $75 o più e l’organizzazione no-profit ha fornito beni o servizi in cambio, l’organizzazione deve fornire una stima in buona fede del loro valore.
Descrizione delle donazioni non monetarie
Se il donatore ha effettuato contributi non monetari, includere una descrizione dettagliata di ciascun elemento nella ricevuta di donazione. Puoi raggruppare oggetti non monetari simili (come cibo o decorazioni), ma cerca di essere il più specifico possibile quando descrivi le donazioni non monetarie., Non includere un valore in contanti per gli elementi non monetari come si potrebbe sottovalutare o sopravvalutare un elemento. Il donatore è responsabile dell’assegnazione di un valore monetario alle donazioni non monetarie. Non è necessario registrare valori inconsistenti.
“Per una donazione di beni immobili, si consiglia di inserire la posizione fisica sulla ricevuta, in questo modo sarà facile per l’IRS abbinarla alla valutazione della proprietà. Per le donazioni di azioni, il numero di azioni e il nome della società devono essere riportati.”- Clark Nuber PS, 2013.,
Una Dichiarazione che Indica Se o Non tutti i Beni o Servizi sono stati Forniti in cambio del Regalo
L’IRS fa una distinzione tra i donatori che riceve beni o servizi in cambio di donazioni e quelli che non. Questa distinzione viene fatta perché solo l’importo che supera il valore dei beni o servizi offerti in cambio è considerato fiscalmente deducibili. Questa dichiarazione non deve essere complessa, ma deve essere una parte di una ricevuta di donazione., Se non sono stati forniti beni o servizi in cambio della donazione, può essere semplice come “non sono stati forniti beni o servizi in cambio di questo dono.”Se alcuni beni o servizi sono stati forniti dal no-profit in cambio della donazione, includere una descrizione e una stima in buona fede del valore di tali beni o servizi.
Ad esempio, se un donatore ha dato denaro e in cambio, hanno partecipato a un brunch, che è considerato beni o servizi. In tal caso, è necessario fornire una descrizione di ciò che ha ricevuto e circa quanto quei beni o servizi valgono., Alcuni beni sono considerati inconsistenti e non si qualificano come “beni o servizi in cambio della donazione” (ad esempio penne o tazze economiche con il tuo logo.)
Suggerimento: se sei un’organizzazione religiosa, devi includere una dichiarazione che indichi che sono stati forniti “benefici religiosi intangibili”.
Nome e firma del rappresentante autorizzato
Includono il nome e la firma di un rappresentante organizzativo autorizzato come un membro del consiglio o capo del dipartimento di raccolta fondi.,
Note:
In alcuni stati i regolamenti di registrazione caritatevole richiedono una dichiarazione di divulgazione su sollecitazioni scritte e riconoscimenti regalo, in modo da essere sicuri di includere qualsiasi dichiarazione di divulgazione richiesta quando il non-profit invia un riconoscimento di qualsiasi dono/impegno, a seconda dei casi. Per saperne di più stato di registrazione di beneficenza e requisiti di divulgazione., Regole differiscono da un paese all’altro, in modo da controllare i siti web del governo per ulteriori informazioni:
- Canada
- Australia
- regno UNITO
Bonus Suggerimenti per la Scrittura di un Grande Donazione Ricevuta
personalizzazione
Lo stesso vale qui come per altre forme di donatore di comunicazione: la personalizzazione va un lungo cammino. Quando si invia una ricevuta di donazione, includere il nome del donatore (per lo meno nel saluto)., Utilizzando il nome del donatore li rassicura che i dati sono accurati, relativi a loro, e che proviene da una fonte affidabile.
Invia sempre
Anche se l’IRS richiede solo ricevute per donazioni superiori a $250, è meglio fornire una ricevuta per ogni donazione. Questo renderà i vostri donatori si sentono apprezzati e valutati, non importa la dimensione del loro dono.
Dire ‘Grazie’
Le ricevute di donazione a volte possono sembrare molto transazionali. Per costruire relazioni forti con i vostri donatori, si dovrebbe cercare ogni opportunità di farlo., E dire grazie è il primo passo per costruire un buon rapporto con i vostri donatori.
Non dichiarare che un contributo è deducibile
Invece, nella ricevuta di donazione, indicare che i contributi possono essere deducibili, in base alla situazione fiscale individuale del donatore.
Mantieni copie
Mantenere copie delle ricevute di donazione ti aiuterà a rimanere aggiornato sulle tue informazioni e sulla gestione dei dati. Se si memorizzano le ricevute di donazione su un sistema basato su cloud, scaricarli a intervalli regolari.,
Suggerimento: assicurati di dare ad ogni donazione un numero di serie univoco o un ID donazione. Questo ti aiuterà a rimanere organizzato e trovare le ricevute di donazione molto più velocemente. Se si utilizza un sistema come GiveForms, questo viene fatto automaticamente.
Condividi l’impatto
Vai oltre il linguaggio legale secco e dì ai tuoi donatori come userà la tua organizzazione la loro donazione. Quale sarà il loro contributo? A quali obiettivi stai lavorando?,
Ricevuta di donazione di esempio
Sei pronto a portare le tue ricevute di donazione al livello successivo?
Torniamo a Caitlin dall’inizio di questo articolo. Immagina che, dopo la sua donazione, Caitlin abbia ricevuto immediatamente un’e-mail di riconoscimento della sua donazione con un sentito ringraziamento. Forse quell’e-mail includeva anche dettagli su come verrà utilizzata la sua donazione, forse per acquistare migliori forniture veterinarie per prendersi cura dei gatti di salvataggio., Alla fine della lettera, l’organizzazione avrebbe informato Caitlin che la terranno aggiornata con il loro lavoro. In una delle email future, potrebbe anche essere invitata a diventare un donatore ricorrente. Vedi la differenza?
Le ricevute di donazione rapide e ponderate sono fondamentali per una raccolta fondi efficace e una buona gestione dei donatori. L’invio di ricevute dei donatori presto e assicurandosi che includano le informazioni richieste è il più importante, se si invia una lettera di riepilogo annuale o un membro dello staff li invia ogni venerdì., Tuttavia, quando il rilascio di una ricevuta di donazione attraverso una donazione online software come GiveForms, si ottiene l’accesso a una pletora di altri senza scopo di lucro-specifici vantaggi:
- Un personalizzabili donazione di pagina ottimizzato per il mobile
- Incorporabile le forme di donazione direttamente sul tuo sito web
- Donatore dashboard per facilitare la ricerca, visualizzare ed esportare le vostre donazioni
- le donazioni Mensili ricorrenti e sociale opzioni di condivisione
- E di più!,
Risorse
- IRS Pubblicazione 1771: Contributi di Beneficenza: il Riscontro e gli obblighi di Informativa
- Tutto su quid pro quo contributi del Consiglio Nazionale no-profit)
- Ringraziare i donatori per donazioni non monetarie, come in natura-regali/donato proprietà (IRS)
- 6 IRS Requisiti per Ogni Donatore di Ricevimento per Garantire una Detrazione di Beneficenza (Clark Nuber PS, 2013)
Nota: Si consiglia di leggere l’IRS Pubblicazione 1771. Ci sono molte eccezioni e divulgazioni che potrebbero essere rilevanti per la tua organizzazione senza scopo di lucro., Inoltre, questo articolo non deve essere interpretato come consulenza legale o fiscale. Prima di prendere qualsiasi decisione che possa influire su di te o sulla tua organizzazione senza scopo di lucro, consulta un consulente fiscale o legale qualificato.