Imaginați-vă acest scenariu:

în Timp ce ei micul dejun, Caitlin vede un Facebook ad schimbul de o fotografie a unui rănit de salvare pisica. Caitlin iubește pisicile și, în plus, pisica ei, Domnul Paws, a murit doar câteva luni în urmă. Nu se simte încă pregătită să adopte sau să încurajeze, dar este motivată să doneze și să ajute aceste animale pe care le iubește atât de mult! Mișcată și fericită să ajute, ea donează rapid 50 de dolari. Și apoi … nu se întâmplă nimic., Caitlin nu este sigur dacă donația a trecut, așa că confuzia se instalează. Două zile mai târziu, ea vede din nou anunțul Facebook și se întreabă dacă donația ei a făcut vreo diferență în viața pisicii de salvare sau dacă nonprofitul pe care la donat a fost un nonprofit „legitim” în primul rând.credeți că Caitlin va dona din nou acestei organizații nonprofit? gestionarea eficientă a activității de strângere de fonduri prin identificarea, mulțumirea și cultivarea donatorilor este esențială pentru strângerea de fonduri eficientă., Dar gestionarea acestui lucru poate fi, de asemenea, o provocare, mai ales atunci când este adăugată pe lângă sarcinile de lucru ale echipelor nonprofit stresate.

ce sunt chitanțele de donație?

pur și simplu, o chitanță de donație este o notă scrisă care recunoaște contribuția monetară sau nemonetară a donatorului. Această confirmare este făcută de organizația nonprofit beneficiară. Chitanțele de donație sunt de importanță juridică pentru donatori și de importanță practică pentru organizațiile nonprofit. În Statele Unite, organizațiile non-profit nu sunt obligate legal să recunoască o contribuție., Cu toate acestea, fără o confirmare scrisă, donatorii nu își pot solicita deducerea fiscală. Prin urmare, se consideră o bună practică în administrarea donatorilor că organizația îi ajută pe donatori prin furnizarea de chitanțe scrise și în timp util.

De ce sunt valoroase chitanțele de donație?

alegerea de a nu trimite și optimiza chitanțele de donație este, în esență, alegerea de a lăsa fonduri valoroase și Relații cu donatorii pe masă.

îndeplinirea cerințelor IRS

în ultimii ani, IRS a adoptat o abordare mai strictă cu deduceri fiscale., În timp ce organizațiile nonprofit nu se confruntă cu sancțiuni IRS pentru că nu au emis chitanțe donatoare, creanțele de deducere fiscală ale donatorilor pot fi respinse din cauza încasărilor inadecvate ale donatorilor. Acest lucru poate, la rândul său, să pună în pericol relațiile donatorilor. Este esențial să includeți toate informațiile corecte într-o chitanță de donație, astfel încât donatorii dvs. să își poată revendica deducerile caritabile și să le urmărească dăruirea și finanțele. la fel ca Caitlin de la începutul articolului nostru, donatorii vor să știe că donațiile lor au fost bine primite – și exact acest lucru ajută la realizarea încasărilor de donație., Încasările de donație personalizate, prompte și bine concepute vă pot ajuta să creșteți veniturile și donatorii administratori pe termen lung.

managementul informațiilor

donațiile vă vor ajuta să urmăriți istoricul donatorilor cu organizația dvs., care poate servi mai multor scopuri în continuare. De exemplu, atunci când aveți mai multe informații despre istoricul donatorilor, puteți personaliza și personaliza mai bine comunicările viitoare. Chitanțele de donație vă pot ajuta, de asemenea, organizația nonprofit să păstreze înregistrări financiare clare și exacte., Înțelegând importanța încasărilor din donații și optimizând procesul de emitere a acestora, puteți strânge semnificativ mai multe fonduri pentru organizația dvs. și puteți face acest lucru mai rapid.

Când Donarea veniturilor Necesare?

pentru donațiile monetare sub 250 USD, donatorii își pot folosi dosarul bancar pentru a solicita deducerile fiscale. Dacă donația este mai mare de 250 USD, donatorul are nevoie de o chitanță scrisă de donație de la organizația nonprofit pe care a donat-o., o chitanță de donație este, de asemenea, necesară atunci când un donator a primit bunuri sau servicii în schimbul unei singure donații mai mari de 75 USD.dacă un donator are donația dedusă din salariu, donatorii pot utiliza următoarele pentru a solicita deducerile fiscale:

• pay stub, W-2, Wage & declarație fiscală sau alt document angajator care stabilește suma reținută.
• un card de gaj care include o declarație conform căreia organizația nu a furnizat bunuri sau servicii în schimbul contribuțiilor deduse din salarii.,

donațiile fără numerar sub valoarea de $500 necesită o chitanță scrisă de donație, cu excepția cazului în care articolele au fost puse în coșuri de donație fără pilot, cum ar fi cutiile de bunăvoință.donațiile non-monetare de peste $500 în valoare necesită o chitanță de donație și o înregistrare a modului și momentului în care organizația dvs. nonprofit a achiziționat elementele. Contribuțiile nemonetare care depășesc valoarea de $5,000 vor avea, de asemenea, nevoie de o evaluare scrisă de la un evaluator calificat.,

Sursa: Publicația IRS 1771: Contribuții Caritabile: Fundamentarea și Cerințele de publicare

Excepțiile

Aici sunt unele excepții de la aceste reguli așa cum a declarat la FISC:

token excepție

Acest lucru este valabil atunci când non-profit oferă donatorilor cu suficiente bunuri sau servicii în schimbul unei donații.,s nesubstanțiale când: „plata are loc în contextul unei campania de sensibilizare în care o organizație de caritate, informează donator de valoarea contribuției, care este un deductibilă contribuție” și una dintre următoarele condiții:

1. valoarea de piață justă a beneficiilor primite nu depășească valoarea cea mai mică de 2 la sută din plata sau $106 sau,

1. plata este de cel puțin $53, singurele elemente cu condiția să poarte numele organizației sau logo-ul (de exemplu, calendare, cana sau postere), iar costul acestor elemente este termen limita pentru „low-cost de articole,” care este de 10$.,60.

Sursa: (Contribuții Caritabile: Fundamentarea și Cerințe de Dezvăluire de către Statele Unite, Internal Revenue Service)

Membru Excepție

membru excepție afirmă că organizațiile non-profit nu trebuie să ofere o chitanță de suficiente bunuri și servicii oferite în schimbul contribuțiilor făcute de donatori care au anuală de membru., Un beneficiu anual de membru este considerat nesubstanțial dacă este furnizat în schimbul unei plăți anuale de 75 USD sau mai puțin și constă în drepturi sau privilegii anuale recurente, cum ar fi:

1. admitere gratuită sau redusă la facilitățile sau evenimentele organizației caritabile
2. reduceri la achizițiile din magazinul de cadouri al organizației
3. parcare gratuită sau redusă
4. admitere gratuită sau redusă la evenimente „low-cost articole” limite.,

Exemplu de beneficii de membru excepție: Dacă o organizație de caritate oferă o $75 anuale de membru care permite acces gratuit la toate evenimentele săptămânale, plus 20 $poster, o confirmare scrisă nevoie amintim doar 20 $valoare de afise, de la intrarea libera va fi considerată nesemnificativă și, prin urmare, vor fi luate în considerare.,

Sursa: (Contribuții Caritabile: Fundamentarea și Cerințe de Dezvăluire de către Statele Unite, Internal Revenue Service)

Când sunt Încasări de Donare a Trimis?

IRS delimitează că chitanțele de donație trebuie furnizate „în scris, la momentul solicitării sau la primirea plății și într-un mod care va veni în atenția donatorului”, potrivit publicației IRS 1771., Majoritatea organizațiilor nonprofit trimit donatorilor chitanțe de donație până la data de 31 ianuarie a anului următor datei donării. FISCUL stabilește că pentru donație să fie considerată contemporană cu cea de donație, donatorul trebuie să-l primească de la mai devreme de: la data la care donatorul de fapt fișiere lui sau a ei individuale impozit pe venit pentru anul respectiv; sau la data scadenței (inclusiv prelungiri) de schimb. Cu toate acestea, majoritatea profesioniștilor nonprofit recomandă trimiterea chitanțelor de donație în termen de 48 de ore de la efectuarea donației, în mod ideal mai devreme decât mai târziu., Sfat Pro 1: Luați în considerare (de asemenea) emiterea de chitanțe de donație simultan, la sfârșitul anului. Aceasta ar însemna că fiecare donație individuală într-un anumit an ar fi consolidată într-o singură înregistrare. Acest lucru facilitează organizarea datelor pe linie – atât pentru contabilul dvs., cât și pentru donatorii dvs.Sfat Pro 2: Automatizați chitanțele de donație utilizând un sistem de donare online care va face exact asta pentru dvs. și multe altele. GiveForms extrage informații relevante din donație, cum ar fi: numele și adresa donatorului, data donației și suma totală a donației., O chitanță de donator este creată imediat și trimisă automat prin e-mail donatorului. Alternativ, donatorii pot opta pentru a primi o chitanță cumulativă la sfârșitul anului.

cum funcționează chitanțele de donație?

atâta timp cât conțin informațiile corecte, chitanțele de donație pot lua multe forme și pot fi trimise în mai multe moduri diferite: ca cărți poștale, e-mailuri sau scrisori. Cu toate acestea, în special cu donațiile online, chitanțele automate de donare prin e-mail au devenit norma., Și dintr-un motiv întemeiat: economisesc timp și energie, ameliorează stresul și reduc eroarea umană-mai ales atunci când sunt integrate cu un instrument de donare online.GiveForms, de exemplu, vă permite să încorporați fără probleme un formular de donație pe site-ul dvs. web, permițând vizitatorilor să doneze folosind carduri de credit, PayPal, Google Pay sau transferuri bancare și, de asemenea, trimite donatorilor dvs. chitanțe personalizate, de marcă.

acești pași sunt următorii:

1. un donator face o donație folosind cardul de credit, PayPal, Google Pay sau transferuri bancare.,
2. odată ce o donație vine, GiveForms generează automat chitanța cu un ID de donație, numele și adresa organizației și semnătura. Puteți personaliza chitanțele de donație pentru a include logo-ul și mesajele personalizate.

1. donatorul primește imediat o chitanță de e-mail prietenoasă cu telefonul mobil.

ce trebuie să includă chitanțele de donație?

formularul pe care îl primește donația nu contează. Chitanța de donație poate lua o varietate de forme – o scrisoare de mulțumire, o chitanță automată de e-mail, o carte poștală etc., Cu toate acestea, indiferent de formă, fiecare chitanță de donație trebuie să includă următoarele elemente pentru a îndeplini standardele stabilite de IRS:

numele donatorului și numele organizației Nonprofit

fiecare chitanță de donator trebuie să includă numele donatorului și numele organizației nonprofit. Adresa organizației nonprofit și EIN (Numărul de identificare al angajatorului) nu sunt necesare, însă este o bună practică să le includeți pe ambele pentru comoditatea donatorului, care trebuie să aibă înregistrări ale acestora. De asemenea, includeți o declarație conform căreia organizația dvs. nonprofit este o organizație scutită de taxe 501c3.,notă: nu este necesar să includeți numărul de securitate socială sau numărul de identificare fiscală al donatorului.

Data contribuției

inclusiv data donației de pe chitanța donatorului nu este solicitată tehnic de IRS. Cu toate acestea, ca și în cazul adresei nonprofit, IRS cere donatorilor să țină o evidență a datelor lor de donare. Deoarece este puțin probabil ca mulți donatori să păstreze astfel de înregistrări financiare detaliate, inclusiv data contribuției în chitanța de donație este o modalitate excelentă de a vă ajuta suporterii să obțină beneficiile fiscale pe care le caută.,

suma donației

includeți întotdeauna suma donației în chitanța dvs. de donație pentru contribuțiile monetare (efectuate fie prin cecuri, card de credit sau deducere de salarizare).

IRS, de asemenea, stabilește că o altă chitanță de donație pot fi furnizate pentru fiecare contribuție de 250 de dolari sau mai mult, sau o chitanță de donație, cum ar fi un rezumat anual, pot fi utilizate pentru a susține mai multe single contribuții de 250 de dolari sau mai mult.,

Dacă donația a fost de 75 de dolari sau mai mult, și non-profit, bunuri sau servicii furnizate în schimb, atunci organizația trebuie să asigure o bună-credință estimare a valorii lor.

descrierea donațiilor nemonetare

dacă donatorul a făcut contribuții nemonetare, includeți o descriere detaliată a fiecărui element în chitanța de donație. Puteți grupa elemente nemonetare similare împreună (cum ar fi alimente sau decorațiuni), dar încercați să fiți cât mai specific posibil atunci când descrieți donații nemonetare., Nu includeți o valoare în numerar pentru elementele nemonetare, deoarece puteți subevalua sau supraevalua un element. Donatorul este responsabil pentru atribuirea unei valori monetare donațiilor nemonetare. Valorile insubstanțiale nu trebuie înregistrate.

” pentru o donație de bunuri imobiliare, se recomandă să puneți locația fizică pe chitanță, în acest fel va fi ușor pentru IRS să o potrivească cu evaluarea proprietății. Pentru donațiile de acțiuni, trebuie raportat numărul de acțiuni, precum și numele companiei.”- Clark Nuber PS, 2013.,

O Declarație care Indică Dacă este sau Nu Bunuri sau Servicii au fost Oferite în schimbul pentru Cadou

FISCUL face o distincție între donatori care primesc bunuri sau servicii în schimbul unor donații și cei care nu. Această distincție este făcută pentru că numai cantitatea care depășește valoarea bunurilor sau serviciilor oferite în schimb este considerat deductibile fiscal. Această declarație nu trebuie să fie complexă, dar trebuie să facă parte dintr-o chitanță de donație., Dacă nu au fost furnizate bunuri sau servicii în schimbul donației, poate fi la fel de simplu ca „nu au fost furnizate bunuri sau servicii în schimbul acestui cadou.”Dacă orice bunuri sau servicii au fost furnizate de non-profit în schimbul donației, includeți o descriere și o estimare de bună credință a valorii acestor bunuri sau servicii.de exemplu ,dacă un donator a dat bani și în schimb, au participat la un brunch, care este considerat bunuri sau servicii. În acest caz, trebuie să furnizați o descriere a ceea ce a primit și aproximativ cât valorează acele bunuri sau servicii., Unele bunuri sunt considerate nesubstanțiale și nu se califică drept „bunuri sau servicii în schimbul donației” (de exemplu, pixuri sau cani ieftine cu logo-ul dvs.Sfat Pro: dacă sunteți o organizație religioasă, trebuie să includeți o declarație care să indice că au fost furnizate „beneficii religioase intangibile”.

numele și semnătura reprezentantului autorizat

Include numele și semnătura unui reprezentant organizațional autorizat, cum ar fi un membru al Consiliului sau șeful departamentului de strângere de fonduri.,în unele state, reglementările de înregistrare caritabile necesită o declarație de dezvăluire cu privire la solicitările scrise și confirmările de cadouri, deci asigurați-vă că includeți orice declarație de dezvăluire necesară atunci când organizația dvs. nonprofit trimite o confirmare a oricărui cadou/gaj, după caz. Citiți mai multe despre cerințele de înregistrare și dezvăluire a caritabilelor de stat., Regulile diferă de la o țară la alta, deci, a verifica afară site-urilor guvernamentale relevante pentru mai multe informații:

• Canada
• Australia
• marea BRITANIE

Bonus Sfaturi pentru a Scrie o Mare Donație

Personaliza

La fel se întâmplă aici ca și cu alte forme de donator de comunicații: personalizare merge un drum lung. Când trimiteți o chitanță de donație, includeți numele donatorului (cel puțin în salut)., Utilizarea prenumelui donatorului îi asigură că datele sunt corecte, referitoare la ele și că provin dintr-o sursă de încredere.chiar dacă IRS necesită doar chitanțe pentru donații de peste 250 USD, este mai bine să furnizați o chitanță pentru fiecare donație. Acest lucru va face donatorii dvs. să se simtă apreciați și apreciați, indiferent de mărimea darului lor.

spune „Mulțumesc”

chitanțele de donație se pot simți uneori foarte tranzacționale. Pentru a construi relații puternice cu donatorii dvs., ar trebui să căutați orice ocazie pentru a face acest lucru., Și mulțumirea este primul pas spre construirea unei relații bune cu donatorii tăi.

nu precizați că o contribuție este deductibilă

În schimb, în chitanța dvs. de donație, precizați că contribuțiile pot fi deductibile, în funcție de situația fiscală individuală a donatorului.

păstrați copii

păstrarea copiilor chitanțelor de donație vă va ajuta să rămâneți la curent cu gestionarea informațiilor și a datelor. Dacă stocați chitanțele de donație pe un sistem bazat pe cloud, descărcați-le la intervale regulate.,

Sfat Pro: Asigurați-vă că dați fiecărei donații un număr de serie unic sau un ID de donație. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți organizat și să găsiți chitanțe de donație mult mai rapid. Dacă utilizați sistem ca GiveForms, acest lucru se face automat.

distribuie despre Impact

treceți dincolo de limbajul juridic uscat și spuneți donatorilor dvs. cum va folosi organizația dvs. donația lor. Ce va contribui la realizarea contribuției lor? La ce obiective lucrezi?,

Eșantion de Primire a Donației

Gata să Ia de Donare de Încasări la Nivelul Următor?

să ne întoarcem la Caitlin de la începutul acestui articol. Imaginați-vă că, în urma donației sale, Caitlin a primit imediat un e-mail de marcă, recunoscând donația ei cu o mulțumire din inimă. Poate că acel e-mail a inclus chiar detalii despre modul în care va fi folosită donația ei, poate pentru a cumpăra consumabile veterinare mai bune pentru îngrijirea pisicilor de salvare., La sfârșitul scrisorii, Organizația o va informa pe Caitlin că o vor ține la curent cu munca lor. Într-unul din e-mailurile viitoare, ar putea fi chiar invitată să devină donator recurent. Vezi diferența?

chitanțele de donare prompte și grijulii sunt esențiale pentru strângerea de fonduri eficientă și administrarea bună a donatorilor. Trimiterea chitanțelor donatorilor în curând și asigurarea faptului că acestea includ informațiile necesare este cea mai importantă, indiferent dacă trimiteți o scrisoare anuală sumară sau dacă un membru al personalului le trimite în fiecare vineri., Cu toate acestea, atunci când eliberează donarea veniturilor printr-o donație on-line software-ul, cum ar fi GiveForms, aveți acces la o multitudine de alte organizații non-specifice beneficii:

• Un personalizabil pagina de donare optimizat pentru mobil
• Încorporabil donație formulare direct pe site-ul dvs.
• Donator tabloul de bord pentru a vă ajuta să căutați, vizualiza și exporta donații
• donații Lunare recurente și opțiuni de partajare sociale
• Și mai mult!,

Resurse

• IRS Publicarea 1771: Contribuții Caritabile: Fundamentarea și Cerințe de informare
• Totul despre quid pro quo contribuții (Consiliul Național de organizații non-profit)
• a Mulțumi donatorilor pentru non-numerar de cadouri, cum ar fi într-un fel-cadouri/ – a donat proprietatea (IRS)
• 6 Cerințele IRS pentru Fiecare Donator de Primire pentru a se Asigura o Deducere Caritabile (Clark Nuber PS, 2013)

Notă: vă recomandăm să citiți Publicația IRS 1771. Există multe excepții și dezvăluiri care ar putea fi relevante pentru organizația dvs. nonprofit., În plus, acest articol nu ar trebui interpretat ca consultanță juridică sau fiscală. Înainte de a lua orice decizie care vă poate afecta pe dvs. sau organizația dvs. nonprofit, consultați un consultant fiscal sau juridic calificat.