Imagine este escenario:

mientras desayuna, Caitlin ve un anuncio en Facebook que comparte una foto de un gato de rescate herido. Caitlin ama a los gatos, y además, su gato Mr. Paws murió hace solo unos meses. Todavía no se siente lista para adoptar o acoger, pero está motivada a donar y ayudar a estos animales que tanto ama. Conmovida y feliz de ayudar, rápidamente Dona 5 50. Y entonces Nothing no pasa nada., Caitlin no está segura de si la donación se llevó a cabo, así que la confusión se instala. Dos días después, ve el anuncio de Facebook una vez más y se pregunta si su donación hizo alguna diferencia en la vida del gato de rescate o si la organización sin fines de lucro a la que donó fue una organización sin fines de lucro «legítima» en primer lugar.

¿crees que Caitlin donará a esta organización sin fines de lucro de nuevo?
Lo más probable es que no lo haga.

gestionar eficazmente la actividad de recaudación de fondos a través de la identificación, el agradecimiento y el cuidado de los donantes es esencial para la recaudación de fondos efectiva., Pero administrar esto también puede ser un desafío, especialmente cuando se agrega a las cargas de trabajo de los equipos sin fines de lucro estresados.

¿qué son los recibos de donación?

en pocas palabras, un recibo de donación es una nota escrita que reconoce la contribución monetaria o no monetaria de un donante. Este reconocimiento es hecho por la organización sin fines de lucro receptora. Los recibos de donaciones son de importancia legal para los donantes y de importancia práctica para las organizaciones sin fines de lucro. En los Estados Unidos, las organizaciones sin fines de lucro no están legalmente obligadas a reconocer una contribución., Sin embargo, sin un acuse de recibo por escrito, los donantes no pueden reclamar su deducción de impuestos. Por lo tanto, se considera una mejor práctica en la administración de los donantes que la organización ayude a sus donantes proporcionando recibos de donación escritos y oportunos.

¿por qué son valiosos los recibos de donación?

elegir no enviar y optimizar los recibos de donación es, esencialmente, elegir dejar valiosos fondos y relaciones con los donantes sobre la mesa.

cumplir con los requisitos del IRS

en los últimos años, el IRS ha estado adoptando un enfoque más estricto con deducciones fiscales., Si bien las organizaciones sin fines de lucro no enfrentan sanciones del IRS por no emitir recibos de donantes, las solicitudes de deducción de impuestos de los donantes pueden ser rechazadas debido a Recibos de donantes inadecuados. Esto, a su vez, puede poner en peligro las relaciones con los donantes. Es crucial incluir toda la información correcta en un recibo de donación para que sus donantes puedan reclamar sus deducciones caritativas y rastrear sus donaciones y sus finanzas.

mejores relaciones con los donantes

Al igual que Caitlin desde el comienzo de nuestro artículo, los donantes quieren saber que sus donaciones han sido bien recibidas, y esto es exactamente lo que los recibos de donación ayudan a lograr., Los recibos de donación personalizados, rápidos y bien diseñados pueden ayudarlo a aumentar los ingresos y administrar a los donantes a largo plazo.

gestión de la información

los recibos de donación le ayudarán a realizar un seguimiento del historial de donaciones de los donantes con su organización, lo que puede servir para muchos propósitos más adelante. Por ejemplo, cuando tienes más información sobre el historial de donaciones de un donante, puedes personalizar mejor tus futuras comunicaciones. Los recibos de donaciones también pueden ayudar a su organización sin fines de lucro a mantener registros financieros claros y precisos., Al comprender la importancia de los recibos de donación y optimizar el proceso de emisión, puede recaudar significativamente más fondos para su organización, y hacerlo más rápido.

Cuando se Recibos de Donación que se Requiere?

para donaciones monetarias de menos de $250, los donantes pueden usar su registro bancario para reclamar sus deducciones fiscales. Si la donación es superior a 2 250, el donante necesita un recibo de donación por escrito de la organización sin fines de lucro a la que donó.,

también se requiere un recibo de donación cuando un donante recibió bienes o servicios a cambio de una sola donación superior a $75.

si a un donante se le deduce su donación de su salario, los donantes pueden usar lo siguiente para reclamar sus deducciones fiscales:

• talón de pago, W-2, salario & Declaración de impuestos u otro documento del empleador que establezca la cantidad retenida.
• Una tarjeta de promesa de contribución que incluye una declaración de que la organización no proporcionó bienes o servicios a cambio de contribuciones deducidas de la nómina.,

Las donaciones no en efectivo de menos de 5 500 en valor requieren un recibo de donación por escrito a menos que los artículos se pusieran en contenedores de donación no tripulados, como las cajas de entrega de Goodwill.

Las donaciones no monetarias de más de 5 500 en valor requieren un recibo de donación y un registro de cómo y cuándo su organización sin fines de lucro adquirió los artículos. Las contribuciones no monetarias que excedan los 5 5,000 en valor también necesitarán una tasación por escrito de un tasador calificado.,

fuente: IRS Publication 1771: Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements

the Exceptions

Aquí hay algunas excepciones a estas reglas según lo establecido por el IRS:

the token exception

esto se aplica cuando las organizaciones sin fines de lucro proporcionan a los donantes bienes o servicios insustanciales a cambio de una donación.,s insustancial cuando: «el pago se produce en el contexto de una campaña de recaudación de fondos en la que una organización benéfica informa al donante del monto de la contribución que es una contribución deducible» y se produce una de las siguientes:

1. El valor justo de mercado de los beneficios recibidos no excede el menor de 2 por ciento del pago o 1 106 o,

1. El pago es de al menos 5 53, los únicos artículos proporcionados llevan el nombre o logotipo de la organización (por ejemplo, calendarios,), y el costo de estos artículos está dentro del límite de «artículos de bajo costo», que es de $10.,60.

fuente: (Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements by the United States Internal Revenue Service)

la excepción de Membresía

la excepción de Membresía establece que las organizaciones sin fines de lucro no tienen que proporcionar un recibo por bienes y servicios insustanciales dados a cambio de contribuciones hechas por donantes que tienen membresías anuales., Un beneficio anual de membresía se considera insustancial si se proporciona a cambio de un pago anual de $75 o menos y consiste en derechos o privilegios recurrentes anuales, tales como:

1. admisiones gratuitas o con descuento a las instalaciones o eventos de la organización benéfica
2. descuentos en compras en la tienda de regalos de la organización
3. Estacionamiento gratuito o con descuento
4. admisión gratuita o con descuento a eventos solo para miembros patrocinados por una organización, donde un costo por persona (sin incluir-artículos de coste «límites.,

Ejemplo de una excepción de beneficios de membresía: si una organización benéfica ofrece una membresía anual de 7 75 que permite la entrada Gratuita a todos sus eventos semanales, más un póster de 2 20, un reconocimiento escrito solo necesita mencionar el valor de 2 20 del póster, ya que la entrada gratuita se consideraría insustancial y, por lo tanto, se descartaría.,

fuente: (Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements by the United States Internal Revenue Service)

¿cuándo se envían los recibos de donación?

el IRS define que los recibos de donación deben proporcionarse «por escrito, en el momento de la solicitud o cuando se recibe el pago, y de una manera que llegue a la atención del donante», de acuerdo con la publicación 1771 del IRS., La mayoría de las organizaciones sin fines de lucro envían recibos de donaciones a los donantes a más tardar el 31 de enero del año siguiente a la fecha de la donación. El IRS establece que para que el recibo de la donación se considere contemporáneo con la donación, un donante debe recibirlo antes de la fecha anterior de: la fecha en la que el donante realmente presenta su declaración de impuestos federales individuales para el año; o la fecha de vencimiento (incluidas las extensiones) de la declaración. Sin embargo, la mayoría de los profesionales sin fines de lucro recomiendan enviar los recibos de la donación dentro de las 48 horas posteriores a la donación, idealmente más temprano que tarde.,

Consejo Profesional 1: considere (también) emitir recibos de donación de una sola vez, al final del año. Esto significaría que cada donación individual dentro de un año determinado se consolidaría en un registro. Esto hace que sea más fácil organizar los datos en el futuro, tanto para su contador como para sus donantes.

consejo Pro 2: automatiza tus recibos de donación usando un sistema de donación en línea que hará precisamente eso por ti, y mucho más. GiveForms extrae información relevante de la donación, como: nombre y dirección del donante, fecha de la donación y el monto total de la donación., Un recibo de donante se crea inmediatamente y se envía automáticamente por correo electrónico al donante. Alternativamente, los donantes pueden optar por recibir un recibo acumulativo al final del año.

¿cómo funcionan los recibos de donación?

siempre que contengan la información correcta, los recibos de donación pueden tomar muchas formas y enviarse de muchas maneras diferentes: como Postales, Correos Electrónicos o cartas. Sin embargo, con las donaciones en línea en particular, los recibos de donación por correo electrónico automatizados se han convertido en la norma., Y por una buena razón: ahorran tiempo y energía, alivian el estrés y reducen el error humano, especialmente cuando se integran con una herramienta de donación en línea.

GiveForms, por ejemplo, le permite incrustar sin problemas un formulario de donación en su sitio web, lo que permite a los visitantes donar mediante tarjeta de crédito, PayPal, Google Pay o transferencias bancarias, y también envía recibos de donación personalizados y de marca a sus donantes.

estos pasos son los siguientes:

1. un donante realiza una donación mediante tarjeta de crédito, PayPal, Google Pay o transferencias bancarias.,
2. Una vez que llega una donación, GiveForms genera automáticamente el recibo con una identificación de donación, nombre y dirección de la organización y firma. Puede personalizar los recibos de donación para incluir su logotipo y mensajes personalizados.

1. El donante recibe inmediatamente un recibo de correo electrónico con la marca de mobile friendly.

¿qué deben incluir los recibos de donación?

el formulario que toma el recibo de donación no importa. El recibo de donación puede tomar una variedad de formas: una carta de agradecimiento, un recibo de correo electrónico automatizado, una postal, etc., Sin embargo, cualquiera que sea la forma, cada recibo de donación debe incluir los siguientes elementos para cumplir con los estándares establecidos por el IRS:

nombre del donante y nombre de la organización sin fines de lucro

cada recibo de donante debe incluir el nombre del donante y el nombre de la organización sin fines de lucro. La dirección de la organización sin fines de lucro y el EIN (número de Identificación del empleador) no son necesarios, sin embargo, es una mejor práctica incluir ambos para la conveniencia del donante, quien debe tener registros de ellos. También incluya una declaración de que su organización sin fines de lucro es una organización exenta de impuestos 501c3.,

Nota: no es necesario incluir el número de seguro social o el número de identificación fiscal del donante.

fecha de Contribución

incluyendo la fecha de donación en el recibo del donante no es técnicamente requerido por el IRS. Sin embargo, al igual que con la dirección de la organización sin fines de lucro, el IRS requiere que los donantes mantengan un registro de sus fechas de donación. Dado que es poco probable que muchos donantes mantengan registros financieros tan detallados, incluir la fecha de Contribución en el recibo de la donación es una excelente manera de ayudar a sus partidarios a obtener los beneficios fiscales que están buscando.,

monto de la donación

siempre incluya el monto de la donación en su recibo de donación para contribuciones monetarias (hechas a través de cheques, tarjeta de crédito o deducción de nómina).

el IRS también establece que se puede proporcionar un recibo de donación por separado para cada contribución individual de 2 250 o más, o un recibo de donación, como un resumen anual, se puede usar para justificar varias contribuciones individuales de 2 250 o más.,

si la donación fue de 7 75 o más, y la organización sin fines de lucro proporcionó bienes o servicios a cambio, entonces la organización debe proporcionar una estimación de buena fe de su valor.

descripción de las donaciones no monetarias

si el donante hizo contribuciones no monetarias, incluya una descripción detallada de cada elemento en el recibo de la donación. Puede agrupar elementos no monetarios similares (como alimentos o decoraciones), pero trate de ser lo más específico posible al describir las donaciones no monetarias., No incluya un valor en efectivo para artículos no monetarios, ya que podría infravalorar o sobrevalorar un artículo. El donante es responsable de asignar un valor monetario a las donaciones no monetarias. No es necesario registrar valores insustanciales.

«para una donación de bienes inmuebles, se recomienda poner la ubicación física en el recibo, de esta manera será fácil para el IRS emparejarlo con la tasación de la propiedad. Para las donaciones de acciones, se debe informar el número de acciones, así como el nombre de la empresa.»- Clark Nuber PS, 2013.,

una declaración que indica si se proporcionaron o no bienes o servicios a cambio del regalo

El IRS hace una distinción entre los donantes que reciben bienes o servicios a cambio de sus donaciones y los que no. esta distinción se hace porque solo la cantidad que excede el valor de los bienes o servicios ofrecidos a cambio se considera deducible de impuestos. Esta declaración no tiene que ser compleja, pero tiene que ser parte de un recibo de donación., Si no se proporcionaron bienes o servicios a cambio de la donación, puede ser tan simple como «no se proporcionaron bienes o servicios a cambio de este regalo.»Si la organización sin fines de lucro proporcionó bienes o servicios a cambio de la donación, incluya una descripción y una estimación de buena fe del valor de esos bienes o servicios.

por ejemplo, si un donante dio dinero y a cambio, asistió a un brunch, que se considera bienes o servicios. En ese caso, debe proporcionar una descripción de lo que recibió y aproximadamente cuánto valen esos bienes o servicios., Algunos bienes se consideran insustanciales y no califican como «bienes o servicios a cambio de la donación» (por ejemplo, bolígrafos baratos o tazas con su logotipo.)

consejo profesional: si usted es una organización religiosa, debe incluir una declaración que indique que se proporcionaron «beneficios religiosos intangibles».

nombre y firma del Representante Autorizado

incluya el nombre y la firma de un representante autorizado de la organización, como un miembro de la junta o el jefe del departamento de recaudación de fondos.,

notas:
En Algunos estados, las regulaciones de registro caritativo requieren una declaración de divulgación en solicitudes escritas y reconocimientos de regalos, así que asegúrese de incluir cualquier declaración de divulgación requerida cuando su organización sin fines de lucro envíe un reconocimiento de cualquier regalo/promesa, según corresponda. Lea más sobre los requisitos estatales de registro y divulgación de obras benéficas., Las reglas difieren de un país a otro, así que consulte sus sitios web gubernamentales relevantes para obtener más información:

• Canada
• Australia
• UK

consejos de bonificación para escribir un gran recibo de donación

personalícelo

lo mismo ocurre aquí como con otras formas de comunicación con los donantes: la personalización va un largo camino. Cuando envíe un recibo de donación, incluya el nombre del donante (como mínimo en el saludo)., El uso del nombre del donante les asegura que los datos son precisos, que les pertenecen y que provienen de una fuente confiable.

siempre envíalo

aunque el IRS solo requiere recibos para donaciones de más de $250, es mejor proporcionar un recibo por cada donación. Esto hará que sus donantes se sientan apreciados y valorados, sin importar el tamaño de su regalo.

Decir ‘Gracias’

los recibos de Donación a veces puede sentirse muy transaccional. Para construir relaciones sólidas con sus donantes, debe buscar cada oportunidad para hacerlo., Y decir gracias es el primer paso para construir una buena relación con sus donantes.

no indique que una contribución es deducible

en su recibo de donación, indique que las contribuciones pueden ser deducibles, en función de la situación fiscal individual del donante.

mantener copias

mantener copias de los recibos de donación le ayudará a mantenerse al tanto de su información y gestión de datos. Si está almacenando sus recibos de donación en un sistema basado en la nube, descárguelos a intervalos regulares.,

consejo profesional: asegúrese de dar a cada donación un número de serie único o ID de donación. Esto le ayudará a mantenerse organizado y encontrar recibos de donaciones mucho más rápido. Si utiliza el sistema como GiveForms, esto se hace automáticamente.

comparta sobre el impacto

vaya más allá del lenguaje legal seco y diga a sus donantes cómo utilizará su organización su donación. ¿Qué ayudará a lograr su contribución? ¿En qué objetivos estás trabajando?,

Ejemplo de Recibo de la Donación

lista para Tomar Sus Recibos de Donación para el Siguiente Nivel?

volvamos a Caitlin desde el principio de este artículo. Imagine que, después de su donación, Caitlin recibió inmediatamente un correo electrónico de marca reconociendo su donación con un agradecimiento de corazón. Tal vez ese correo electrónico incluso incluyó detalles sobre cómo se utilizará su donación, tal vez para comprar mejores suministros veterinarios para el cuidado de los gatos de rescate., Al final de la carta, la organización informaría a Caitlin que la mantendrían informada de su trabajo. En uno de los futuros correos electrónicos, incluso podría ser invitada a convertirse en donante recurrente. ¿Ves la diferencia?

los recibos de donación rápidos y reflexivos son fundamentales para la recaudación de fondos efectiva y la buena administración de los donantes. Enviar los recibos de los donantes pronto y asegurarse de que incluyan la información requerida es lo más importante, ya sea que envíe una carta de resumen anual o que un miembro del personal los envíe todos los viernes., Sin embargo, al emitir recibos de donación a través de un software de donación en línea como GiveForms, también obtiene acceso a una gran cantidad de otros beneficios específicos para Organizaciones sin fines de lucro:

• Una página de donación personalizable optimizada para dispositivos móviles
• formularios de donación incrustables directamente en su sitio web
• Panel de donantes para ayudarlo a buscar, ver y exportar sus donaciones
• ,

Resources

• IRS Publication 1771: Charitable Contributions: Substantiation and Disclosure Requirements
• All about quid pro quo contributions (National Council of Nonprofits)
• agradeciendo a los donantes por regalos no monetarios, como regalos en especie/bienes donados (IRS)
• 6 IRS Requirements for Every Donor Receipt to Ensure a Charitable Deduction (Clark Nuber PS, 2013)

nota: le recomendamos encarecidamente que lea la publicación 1771 del IRS. Hay muchas excepciones y divulgaciones que podrían ser relevantes para su organización sin fines de lucro., Además, este artículo no debe interpretarse como asesoramiento legal o fiscal. Antes de tomar cualquier decisión que pueda afectarle a usted o a su organización sin fines de lucro, consulte a un asesor fiscal o legal calificado.