Imagine this scenario:
While having her breakfast, Caitlin see a Facebook ad sharing a photo of an injured rescue cat. A Caitlin adora gatos e, além disso, o gato dela, o Sr. patas, morreu há poucos meses. Ela ainda não se sente pronta para adotar ou adotar, mas ela está motivada a doar e ajudar esses animais que ela ama tanto! Movida e feliz em ajudar, ela rapidamente Doa $ 50 . E depois … não acontece nada., A Caitlin não tem a certeza se a doação foi feita, por isso a confusão instalou-se. Dois dias depois, ela vê o anúncio no Facebook mais uma vez e ela se pergunta se sua doação fez alguma diferença para a vida do Gato de resgate ou se a sem fins lucrativos que ela doou era uma não-lucrativa “legítima” em primeiro lugar.achas que a Caitlin vai doar a esta organização sem fins lucrativos outra vez?
As Chances são, ela não vai.
efetivamente gerindo a atividade de angariação de fundos através da identificação, agradecimento e nutrindo doadores é essencial para a arrecadação de fundos eficaz., Mas gerenciar isso também pode ser um desafio, especialmente quando é adicionado em cima das cargas de trabalho de equipes sem fins lucrativos estressadas.o que são os recibos das doações?
simplificando, um recibo de doação é uma nota escrita que reconhece a contribuição monetária ou não monetária de um doador. Este reconhecimento é feito pela organização sem fins lucrativos beneficiária. Os recibos de doações são de importância legal para os doadores e de importância prática para organizações sem fins lucrativos. Nos Estados Unidos, organizações sem fins lucrativos não são legalmente obrigadas a reconhecer uma contribuição., No entanto, sem um reconhecimento por escrito, os doadores não podem reclamar a sua dedução fiscal. Portanto, é considerado uma boa prática na administração de doadores que a organização auxilia seus doadores, fornecendo oportunamente, recibos de doação por escrito. porque é que os recibos das doações são valiosos?
escolher não enviar e otimizar os recibos de doações é, essencialmente, escolher deixar fundos valiosos e relações de doadores na tabela. ao longo dos últimos anos, as IRS têm vindo a adoptar uma abordagem mais rigorosa com as deduções fiscais., Embora as organizações sem fins lucrativos não enfrentem penalidades do IRS por não emitirem recibos de doadores, os pedidos de dedução fiscal dos doadores podem ser rejeitados devido a recibos inadequados dos doadores. Isto pode, por sua vez, pôr em risco as relações dos doadores. É crucial incluir toda a informação certa num recibo de doação para que os seus doadores possam reclamar as suas deduções de caridade e acompanhar a sua doação e as suas finanças. como Caitlin desde o início do nosso artigo, os doadores querem saber que as suas doações foram bem recebidas – e é exatamente isso que os recibos de doações ajudam a realizar., Custom, prompt, e bem projetados recibos de doação pode ajudá-lo a aumentar a receita e administradores doadores a longo prazo.
A Gestão da Informação
os recibos das doações ajudá-lo-ão a acompanhar a história dos doadores com a sua organização, o que pode servir muitos propósitos mais adiante. Por exemplo, quando você tem mais informações sobre a história de um doador, você é capaz de personalizar melhor e personalizar suas comunicações futuras. Os recibos de doação também podem ajudar o seu sem fins lucrativos a manter registos financeiros claros e precisos., Ao entender a importância dos recibos de doações e otimizar o processo de emissão, você pode levantar significativamente mais fundos para sua organização, e fazê-lo mais rápido.
Quando são Recibos de doações Necessárias?
para doações monetárias inferiores a $ 250, os doadores podem usar o seu registo bancário para reclamar as suas deduções fiscais. Se a doação for superior a US $250, o doador precisa de um recibo de doação por escrito da entidade sem fins lucrativos para a qual doaram., um recebimento de doação também é necessário quando um doador recebeu bens ou serviços em troca de uma única doação superior a US $75.se um dador tiver a sua doação deduzida do seu salário, os dadores podem utilizar o seguinte para reivindicar as suas deduções fiscais:
- Pay stub, W-2, Wage & declaração fiscal, ou outro documento do empregador que estabeleça o montante retido.um cartão de penhor que inclui uma declaração de que a organização não forneceu bens ou serviços em troca de contribuições deduzidas dos salários.,
donativos em dinheiro abaixo de $500 em valor requerem um recibo de doação por escrito, a menos que os itens foram colocados em caixas de doação não tripuladas, como as caixas de entrega do Goodwill.as doações não monetárias de mais de $ 500 em valor requerem um recibo de doação e um registro de como e quando sua organização sem fins lucrativos adquiriu os itens. Contribuições não monetárias que excedam US $ 5.000 em valor também precisará de uma avaliação escrita de um avaliador qualificado., fonte: publicação das IRS 1771: contribuições caritativas: Requisitos de fundamentação e divulgação…………………,s substancial quando: “O pagamento ocorre no contexto de uma campanha de angariação de fundos em que uma organização de caridade informa o doador do montante da contribuição que é uma franquia de contribuição” e ocorre uma das seguintes situações:
- O valor justo de mercado dos benefícios recebidos não excederá a menor de 2 por cento do pagamento ou us $106 ou,
- O pagamento é de pelo menos us $53, apenas os itens fornecidos ostentar o nome da organização ou logotipo (por exemplo, calendários, canecas e posters), e o custo desses itens está dentro do limite de “baixo-custo artigos,” que é de r $10.,60.
Fonte: (Contribuições de Caridade: Fundamentação e Requisitos de Divulgação pelos Estados Unidos Internal Revenue Service)
A Associação de Exceção
A associação exceção afirma que organizações sem fins lucrativos não é necessário fornecer um recibo para não substanciais de bens e serviços, dado em troca de contribuições feitas pelos doadores que têm associações anuais., Uma assinatura anual do benefício é considerado inconsistente se ele é fornecido em troca de um pagamento anual de us $75 ou menos e consiste anual recorrente direitos ou privilégios, tais como:
- Grátis ou com desconto de admissões para a organização de caridade instalações ou eventos
- Descontos nas compras a partir da organização de recordações
- Grátis ou com desconto, estacionamento
- entrada Gratuita ou com desconto para membro só de eventos patrocinados por uma organização, onde cada pessoa, o custo (não incluindo sobrecarga) está dentro dos “de baixo custo artigos” os limites.,exemplo de uma exceção de benefícios de adesão: se uma organização caritativa oferece uma adesão anual de US $ 75 que permite a entrada gratuita para todos os seus eventos semanais, mais um pôster de US $20, um reconhecimento escrito só precisa mencionar o valor de US $ 20 do pôster, uma vez que a entrada gratuita seria considerada insubstancial e, portanto, seria ignorado.,
Fonte: (Contribuições de Caridade: Fundamentação e Requisitos de Divulgação pelos Estados Unidos Internal Revenue Service)
Quando são Recibos de donativos Enviados?o IRS indica que os recibos das doações devem ser fornecidos “por escrito, no momento da solicitação ou quando o pagamento é recebido, e de uma forma que irá chegar ao conhecimento do doador”, de acordo com a publicação do IRS 1771., A maioria das organizações sem fins lucrativos envia recibos de doações aos doadores o mais tardar em 31 de janeiro do ano seguinte à data da doação. IRS estabelece que para o recibo de doação para ser considerado contemporânea, a doação, o doador deve receber por anteriores: a data em que o doador, na verdade, arquivos de seus próprios declaração de imposto de renda para o ano; ou a data de vencimento (incluindo extensões) do retorno. No entanto, a maioria dos profissionais sem fins lucrativos recomendam o envio de recibos de doação dentro de 48h da doação sendo feita, idealmente mais cedo do que mais tarde.,
Pro tip 1: considerar (também) a emissão de recibos de donativos de uma só vez, no final do ano. Isso significaria que cada doação individual dentro de um determinado ano seria consolidada em um único registro. Isso torna mais fácil organizar os dados para baixo da linha-tanto para o seu contador e seus doadores.
Pro tip 2: automatize seus Recibos de doação usando um sistema de doação online que fará exatamente isso para você, e muito mais. GiveForms retira informações relevantes da doação, tais como: nome e endereço do doador, data da doação, e a quantidade total da doação., Um recebimento do doador é imediatamente criado e automaticamente enviado para o doador. Em alternativa, os doadores podem optar por receber um recibo cumulativo no final do ano.como funcionam os recibos das doações?
desde que contenham a informação certa, os recibos de doações podem assumir muitas formas e ser enviados de muitas maneiras diferentes: como postais, e-mails ou cartas. No entanto, com doações on-line em particular, recibos automatizados de doação de E-mail tornaram-se a norma., E por uma boa razão: eles economizam tempo e energia, aliviam o estresse e reduzem o erro humano — especialmente quando estão integrados com uma ferramenta de doação online.
GiveForms, por exemplo, permite que você facilmente incorporar um formulário de doação em seu site, permitindo que os visitantes para doar usando cartão de crédito, PayPal, Google Pagamento ou transferências bancárias, e também envia personalizado, marca recibos de doações para seus doadores.
estes passos são os seguintes:
- um doador faz uma doação usando cartão de crédito, PayPal, Google Pay ou transferências bancárias.,uma vez que uma doação entra, a GiveForms gera automaticamente o recibo com um ID de doação, nome e endereço da organização e assinatura. Você pode personalizar os recibos de doação para incluir o seu logotipo e mensagens personalizadas.
- o dador recebe imediatamente um recibo de E-mail amigável e de marca móvel.
O que os Recibos de doações precisam incluir?a forma que o recibo da doação toma não importa. O recibo de doação pode ter uma variedade de formulários – uma carta de agradecimento, um recibo de E-mail automatizado, um cartão postal, etc., No entanto, qualquer que seja a forma, cada recibo de doação deve incluir os seguintes elementos, para atender os padrões estabelecidos pela receita federal:
o Nome do Dador e o Nome da organização sem fins Lucrativos
Cada doador recibo deve incluir o nome do dador e o nome da organização sem fins lucrativos. O endereço da entidade sem fins lucrativos e o EIN (número de identificação do empregador) não são necessários, no entanto, é uma boa prática incluir ambos aqueles para a conveniência do doador, que é obrigado a ter registros deles. Também incluir uma declaração de que a sua organização sem fins lucrativos é uma organização isenta de impostos 501c3.,Nota: não é necessário incluir o número da segurança social ou o número de identificação fiscal do dador.
Data de Contribuição
incluindo a data de doação no recebimento do doador não é tecnicamente exigida pelas IRS. No entanto, tal como acontece com a morada da organização sem fins lucrativos, o IRS exige que os doadores mantenham um registo das datas das suas doações. Uma vez que muitos doadores são improváveis de manter tais registros financeiros detalhados, incluindo a data de contribuição no recibo de doação é uma ótima maneira de ajudar seus apoiadores a obter os benefícios fiscais que eles estão procurando.,
valor da doação
sempre incluir o valor da doação no recebimento da doação para contribuições monetárias (feitas quer através de cheques, cartão de crédito, ou dedução de folha de pagamento).
A receita federal também estabelece que um recibo de doação pode ser fornecido para cada uma contribuição de us $250 ou mais, ou um recibo de doação, como um resumo anual, podem ser utilizados para fundamentar vários único contribuições de us $250 ou mais.,
Se a doação foi de $75 ou mais, e a organização sem fins lucrativos forneceu bens ou serviços em troca, então a organização deve fornecer uma estimativa de boa-fé de seu valor. Descrição das dádivas não monetárias se o dador fez contribuições não monetárias, incluir uma descrição pormenorizada de cada item na recepção da dádiva. Você pode agrupar itens similares não-monetários juntos (como alimentos ou decorações), mas tentar ser o mais específico possível ao descrever doações não-monetárias., Não inclua um valor em dinheiro para itens não monetários como você pode subvalorizar ou sobrevalorizar um item. O doador é responsável por atribuir um valor monetário a doações não monetárias. Não é necessário registar valores insubstanciais.
“para uma doação de propriedade real, recomenda-se colocar a localização física no recibo, desta forma será fácil para o IRS para combiná-lo com a avaliação da propriedade. No caso de doações de ações, deve ser reportado o número de ações, bem como o nome da empresa.”- Clark Nuber PS, 2013.,
Uma Declaração Indicando Se foram, ou Não, de Quaisquer Bens ou Serviços foram Prestados em troca do Presente
O IRS faz uma distinção entre os doadores que receber bens ou serviços em troca de doações e aqueles que não. Essa distinção é feita porque apenas a quantidade que exceder o valor dos bens ou serviços oferecidos em troca é considerado dedutível. Esta declaração não tem de ser complexa, mas tem de fazer parte de um recibo de doação., Se não foram fornecidos bens ou serviços em troca da doação, pode ser tão simples quanto “nenhum bem ou serviço foi fornecido em troca desta dádiva.”Se quaisquer bens ou serviços foram fornecidos pela organização sem fins lucrativos em troca da doação, incluir uma descrição e uma estimativa de boa fé do valor desses bens ou serviços.por exemplo, se um doador deu dinheiro e em troca, eles compareceram a um brunch, que é considerado bens ou serviços. Nesse caso, você precisa fornecer uma descrição do que ela recebeu e aproximadamente quanto esses bens ou serviços valem., Alguns bens são considerados insubstanciais e não se qualificam como “bons ou serviços em troca da doação” (por exemplo, Canetas baratas ou canecas com o seu logótipo.)
Pro tip: se você é uma organização religiosa, você deve incluir uma declaração indicando que “benefícios religiosos intangíveis” foram fornecidos.
nome e assinatura do representante autorizado
incluem o nome e assinatura de um representante organizacional autorizado, como um membro do conselho ou chefe do Departamento de angariação de fundos.,
notas:
em alguns estados, os regulamentos de registro de caridade exigem uma declaração de divulgação sobre solicitações escritas e agradecimentos de presente, por isso certifique-se de incluir qualquer declaração de divulgação necessária quando a sua sem fins lucrativos envia um reconhecimento de qualquer presente/penhor, conforme aplicável. Leia mais sobre o estado caritativo registro e requisitos de divulgação., Regras diferem de um país para outro, de modo a verificar o seu relevante sites do governo para mais informações:- Canadá
- Austrália
- PORTUGAL
Bônus Dicas para Escrever um Grande Recibo de Doação
Personalizar
O mesmo vale aqui como com outras formas de doadores de comunicação: a personalização vai um longo caminho. Quando você enviar um recibo de doação, inclua o nome do doador (pelo menos na saudação)., Usar o primeiro nome do doador garante-lhes que os dados são precisos, relativos a eles, e que vem de uma fonte confiável.
envia sempre para fora
mesmo que as IRS só requer recibos de doações acima de $ 250, é melhor fornecer um recibo para cada doação. Isto fará com que os seus doadores se sintam apreciados e valorizados, não importa o tamanho do seu presente.os recibos das doações podem, por vezes, parecer muito transaccionais. Para construir relações fortes com seus doadores, você deve procurar todas as oportunidades para fazê-lo., E agradecer é o primeiro passo para construir uma boa relação com os seus doadores.
não declare que uma contribuição é dedutível
em vez disso, no seu recibo de doação, declare que as contribuições podem ser dedutíveis, com base na situação fiscal individual do doador.manter cópias dos recibos da doação irá ajudá-lo a manter-se em cima da sua informação e gestão de dados. Se você está armazenando seus Recibos de doação em um sistema baseado em Nuvem, Baixe-os em intervalos regulares.,
dica Pro: certifique-se de que dá a cada doação um número de série único ou um ID de doação. Isso vai ajudá-lo a ficar organizado e encontrar recibos de doação muito mais rápido. Se você usar o sistema como GiveForms, isso é feito automaticamente.
compartilhe sobre o impacto
vá além da linguagem jurídica seca e diga aos seus doadores como a sua organização vai usar a sua doação. Qual será a contribuição deles? Para que objectivos está a trabalhar?,
Exemplo de Recibo de Doação
Exemplo de recibo de doação Pronto para Levar a Sua Doação de Receitas para o Próximo Nível?vamos voltar para Caitlin desde o início deste artigo. Imagine que, após a sua doação, Caitlin imediatamente recebeu um e-mail de marca reconhecendo a sua doação com um agradecimento de coração. Talvez esse e-mail até incluiu detalhes sobre como sua doação será usada, talvez para comprar melhores suprimentos veterinários para cuidar de gatos de resgate., No final da carta, a organização iria informar Caitlin que eles vão mantê-la informada com o seu trabalho. Num dos futuros e-mails, ela pode até ser convidada para se tornar uma dadora recorrente. Vês a diferença?os recibos de doações rápidas e pensativas são fundamentais para uma angariação eficaz de fundos e para uma boa administração de doadores. Enviar os recibos dos doadores em breve e garantir que eles incluem as informações necessárias é o mais importante, quer você envie uma carta sumária anual ou um membro do pessoal enviá-los todas as sextas-feiras., No entanto, quando a emissão de recibos de doações através de uma doação on-line de software, tais como GiveForms, você ganha acesso a uma infinidade de outras sem fins lucrativos específicas benefícios:
- Um programa de doação página otimizada para celular
- Um formulários de doação, diretamente em seu site
- Doador painel de controle para ajudar você procura, visualizar e exportar suas doações
- as doações Mensais e social opções de compartilhamento
- E muito mais!,
Recursos
- IRS Publicação 1771: Contribuições de Caridade: Fundamentação e Requisitos de Divulgação
- Tudo sobre o quid pro quo contribuições (Conselho Nacional de entidades sem fins lucrativos)
- Agradecer aos doadores para não-presentes em dinheiro, como na espécie-presentes/bens doados (IRS)
- 6 IRS Requisitos para Cada Doador, Recebimento, para Garantir uma Dedução de Caridade (Clark Nuber PS, 2013)
Nota: é altamente recomendável que você leia o IRS Publicação 1771. Há muitas exceções, e divulgações que podem ser relevantes para a sua organização sem fins lucrativos., Além disso, este artigo não deve ser interpretado como aconselhamento jurídico ou fiscal. Antes de tomar qualquer decisão que possa afetar você ou sua organização sem fins lucrativos, consulte um fiscal qualificado ou consultor jurídico.