Quasi tutte le organizzazioni devono raccogliere conoscenze istituzionali, raccogliere materiale da più fonti e condividere esperienze e approfondimenti. E molte aziende ottengono questo risultato utilizzando wiki-pagine web che possono essere lavorate da più utenti.

Ma le wiki sono il modo migliore per mantenere le tue informazioni accessibili e aggiornate?, Con una vasta gamma di prodotti per la gestione dei dati e la comunicazione ora disponibili, le aziende devono scegliere con attenzione i loro strumenti. Anche le wiki sono andate avanti, dando alle organizzazioni nuove opzioni e nuove decisioni da prendere.

In questo articolo, esploriamo se un wiki è il modo giusto per raccogliere e utilizzare le informazioni. Se lo è, spieghiamo come impostare il tuo wiki e come iniziare a usarlo in modo efficace dove lavori.

Che cos’è un Wiki?

Un wiki è un sito web o una risorsa online che può essere modificato da più utenti. Alcune wiki, come Wikipedia, sono accessibili al pubblico., Altri vengono utilizzati dalle organizzazioni per gestire le informazioni in-house, consentendo ai team di condividere facilmente le conoscenze e lavorare insieme in modo più efficace.

I vantaggi delle Wiki

Nelle giuste circostanze, un wiki può essere un modo molto efficiente per raccogliere e distribuire informazioni. Può migliorare la collaborazione tra i membri del team che devono fare riferimento o lavorare sullo stesso materiale. Chiunque abbia i diritti di modifica necessari può aggiungere idee e osservazioni man mano che si verificano, spesso in risposta agli aggiornamenti di altre persone.,

Poiché sono online, le wiki possono rendere più facile per i team, in particolare i team virtuali, cooperare su attività, condividere note e suggerimenti e contribuire con risorse. Dove diversi autori stanno aggiornando lo stesso pezzo di lavoro, un wiki può aiutare il controllo della versione, in quanto è sempre chiaro quale versione è la più recente.

I wiki possono essere creati temporaneamente, per supportare progetti discreti, o sviluppati a lungo termine come archivi di conoscenze organizzative in continua evoluzione.

La struttura flessibile delle wiki permette loro di adattarsi al variare delle informazioni stesse., Inoltre, tenendo un registro di ogni passo, modifica per modifica, le wiki mostrano come un progetto, un’area di conoscenza o anche un’intera organizzazione si sviluppa nel tempo.

Gli svantaggi delle Wiki

Tuttavia, in altre situazioni, alcuni di questi potenziali benefici possono, di fatto, diventare problemi.

Quando si consente a più utenti di modificare informazioni importanti, possono apparire imprecisioni. Le pagine condivise possono diventare rapidamente ingombre e difficili da navigare. E se le persone non sono d’accordo su punti chiave, il conflitto può sorgere-e si gioca in pubblico!,

Le wiki di solito non sono il modo migliore per condividere informazioni definitive che non dovrebbero essere modificate, come procedure formali o record. In questi casi, considerare l’utilizzo di pagine Web statiche, database o altre tecniche e strumenti . Puoi comunque collegarti a questi dal tuo wiki se lo desideri.

Le Wiki non sono ideali per catturare le conversazioni. Piattaforme di comunicazione come Slack, Teams e Asana possono offrire ai membri del tuo team spazi più sicuri e sofisticati per la discussione e il dibattito.,

Anche se si decide di utilizzare un wiki, ci sono molti tipi diversi, quindi è necessario selezionare saggiamente al fine di raccogliere i benefici ed evitare le insidie. E la prima domanda da porsi è: hai bisogno di creare un wiki?

Stabilire la necessità di un Wiki

Prima di costruire qualsiasi tipo di wiki, è importante chiedere quale problema di business si risolverà in questo modo. Quali sono i vantaggi di condividere la conoscenza in questo modo?

Forse hai identificato la necessità di una raccolta accurata e aggiornata delle attività di team building., Se si raccolgono questi in un wiki, le persone in diversi reparti saranno in grado di aggiungere le proprie risorse e condividere le loro idee.

Se stai impostando un nuovo progetto, un wiki potrebbe aiutare il tuo team a organizzare i documenti chiave e aggiungere commenti a loro per altri da discutere.

O forse hai notato che informazioni importanti sulla cultura e il patrimonio della tua azienda vengono perse quando le persone se ne vanno. Con un wiki, tutti potevano contribuire a una raccolta di conoscenze che sarebbe rimasta in vigore anche dopo che loro stessi erano andati avanti.,

Probabilmente otterrai il massimo valore da un wiki se si applicano i seguenti punti:

• Stai cercando di costruire un “quadro generale” basato su più prospettive.
• Si desidera acquisire informazioni in evoluzione o ancora concordate.
• Tutti nel team hanno bisogno di vedere tutte le conoscenze raccolte finora.
• C’è valore nella creazione di collegamenti ad altre informazioni, interne o esterne.
• È utile vedere tutte le fasi di scrittura e modifica che hanno portato a questo punto.,
• Non sarà disastroso se compaiono errori, perché saranno rapidamente individuati e corretti.

Se non si applicano abbastanza di questi fattori, o se hai difficoltà a dichiarare come un wiki ti avvantaggerebbe, è probabilmente l’approccio sbagliato. Inoltre, se hai già modi efficaci per archiviare, modificare e comunicare tutto il materiale con cui lavori, un wiki potrebbe essere più problematico di quanto valga!

Creazione di un Wiki

Se hai deciso che un wiki è la strada giusta da percorrere, ecco come ottenere uno e per l’esecuzione:

Scegli la Tua Tecnologia

l’organizzazione potrebbe già avere la tecnologia che è necessario creare un wiki. Con SharePoint in Office 365, si può facilmente impostare wiki e renderli disponibili per gli altri. E ci sono componenti aggiuntivi di Google Docs, come YouNeedAWiki, che ti permettono di progettare e condividere wiki con il tuo team. Oppure, la tua intranet attuale potrebbe consentirti di pubblicare informazioni che altri possono adattare.,

Se decidi di introdurre nuove tecnologie, ci sono sia opzioni gratuite che a pagamento. Alcuni sistemi consentono di progettare il proprio wiki in pieno, mentre altri forniscono modelli o possono anche produrre le pagine wiki “fondazione” per voi.

Pacchetti software gratuiti come MediaWiki ti permettono di creare wiki sui tuoi server esistenti. Altri servizi, come la Confluence a pagamento, ospitano le tue pagine wiki sui propri sistemi.,

Alcuni prodotti, come Tettra, offrono un ulteriore controllo sull’accesso degli utenti. Le persone possono essere date la responsabilità per particolari aree del wiki, e avvisati quando chiunque altro vuole fare un cambiamento. Alcuni offrono anche strumenti di ricerca e analisi avanzati, che probabilmente saranno sempre più importanti man mano che la tua wiki si sviluppa.

Molte organizzazioni stanno usando sistemi come questi per ridefinire il loro approccio alle wiki. Pur consentendo a più utenti di contribuire e collaborare, hanno anche messo più controlli in atto su come e quando le informazioni vengono modificate., Inoltre, possono essere collegati ad altri strumenti di gestione del lavoro.

Di conseguenza, le wiki possono essere utilizzate per gestire conoscenze di alto valore a livello aziendale e talvolta anche aperte a persone esterne all’organizzazione ospitante.

Imposta i controlli

Quando crei un wiki, considera attentamente i livelli di sicurezza che richiederà e se devi mettere in atto le tue regole. Prestare particolare attenzione alla sicurezza dei dati e mantenere i contatti con il reparto IT per garantire che tutto ciò che si imposta sia conforme alle politiche aziendali e alle leggi nazionali.,

Decidi chi dovrebbe avere accesso per leggere e modificare la tua wiki e quanto vuoi che siano in grado di fare. Altri controlli saranno probabilmente sotto forma di ” regole per l’uso.”Forse ci sono punti di stile particolari a cui vuoi che gli utenti si attengano o altre importanti linee guida su come dovrebbero modificare il proprio lavoro o quello di altre persone.

Inizia a scrivere

Scrivere in un wiki è diverso da altre forme di comunicazione, perché il tuo lavoro iniziale sarà cambiato – forse molte volte, da molti autori diversi.,

Quindi, quando inizi, stabilisci la struttura e lo stile che desideri, ma aspettati che il contenuto venga adattato nel tempo. Organizza ed esprimi le tue informazioni nel modo più chiaro possibile-questo consente agli altri di capirle facilmente e di contribuire in modo efficace.

Prima di rendere il tuo wiki live, ottieni un feedback. Il suo scopo è chiaro? Il contenuto è comprensibile e preciso? È ovvio come le altre persone dovrebbero portarlo avanti?

È anche una buona idea convincere qualcun altro a testare la tua wiki su strada., Controlla se possono accedervi come previsto e controlla che tutte le modifiche apportate appaiano come previsto.

Inizia a collaborare

Quando sei soddisfatto del modo in cui appare la tua wiki e di come funziona, è il momento di coinvolgere altre persone.

Ma non dire loro come usare il wiki – spiega anche perché è una buona idea. Sottolineare i vantaggi di mantenere le informazioni pertinenti e accurate. Spiega che un wiki efficace rifletterà la conoscenza e l’esperienza di persone diverse e che tutti saranno in grado di accedervi ovunque stiano lavorando.,

Assicurati di spiegare come ogni modifica viene registrata e visualizzata. E rassicurare le persone che gli errori possono essere facilmente corretti tornando alle versioni precedenti. Questo dovrebbe aiutare i nuovi utenti wiki a sentirsi più a proprio agio nel modificare un documento condiviso, in particolare se contiene informazioni business-critical.

Alcune persone potrebbero resistere all’uso del wiki e ripiegare su altri strumenti familiari, come la posta elettronica, per condividere informazioni. Questo può rendere il wiki meno efficace, perché limita la condivisione della conoscenza e impedisce al wiki di essere ricco e reattivo come potrebbe essere.,

Cerca modi per cambiare le abitudini delle persone se necessario, non da ultimo celebrando l’impatto del tuo wiki mentre fiorisce e cresce.