presque toutes les organisations ont besoin de rassembler des connaissances institutionnelles, de rassembler du matériel provenant de sources multiples et de partager des expériences et des idées. Et de nombreuses entreprises y parviennent en utilisant des wikis-des pages web sur lesquelles plusieurs utilisateurs peuvent travailler.

mais les wikis sont-ils le meilleur moyen de garder vos informations accessibles et à jour?, Avec une vaste gamme de produits de gestion des données et de communication maintenant disponibles, les entreprises doivent choisir leurs outils avec soin. Les Wikis ont également évolué, donnant aux organisations de nouvelles options et de nouvelles décisions à prendre.

dans cet article, nous examinons si un wiki est le bon moyen pour vous de collecter et d’utiliser des informations. Si elle l’est, nous explique comment configurer votre wiki, et comment commencer à l’utiliser efficacement, là où vous travaillez.

qu’Est Ce qu’un Wiki?

Un wiki est un site web ou une ressource en ligne qui peut être édité par plusieurs utilisateurs. Certains wikis, comme Wikipédia, sont accessibles au public., D’autres sont utilisés par les organisations pour gérer l’information en interne, ce qui permet aux équipes de partager facilement leurs connaissances et de travailler ensemble plus efficacement.

Les Avantages de Wikis

Dans les bonnes circonstances, un wiki peut être un moyen très efficace de recueillir et de diffuser l’information. Il peut améliorer la collaboration entre les membres de l’équipe qui ont besoin de se référer ou de travailler sur le même matériel. Toute personne disposant des droits d’édition nécessaires peut ajouter des idées et des observations au fur et à mesure qu’elles se produisent, souvent en réponse aux mises à jour d’autres personnes.,

parce qu’ils sont en ligne, les wikis peuvent faciliter la coopération des équipes – en particulier des équipes virtuelles – sur des tâches, partager des notes et des suggestions, et contribuer des ressources. Lorsque plusieurs auteurs mettent à jour le même travail, un wiki peut faciliter le contrôle de version, car il est toujours clair quelle version est la plus récente.

les Wikis peuvent être mis en place temporairement, pour soutenir des projets discrets, ou développés sur le long terme en tant qu’archives de connaissances organisationnelles en constante évolution.

La structure flexible des wikis leur permet de s’adapter à mesure que l’information elle-même change., De plus, en gardant un enregistrement de chaque étape, édition par édition, les wikis montrent comment un projet, un domaine de connaissance ou même une organisation entière se développe au fil du temps.

Les Inconvénients de Wikis

Cependant, dans d’autres situations, certains de ces avantages potentiels peuvent, en fait, deviennent des problèmes.

lorsque vous laissez plusieurs utilisateurs modifier des informations importantes, des inexactitudes peuvent apparaître. Les pages partagées peuvent rapidement devenir encombrées et difficiles à naviguer. Et si les gens ne sont pas d’accord sur des points clés, un conflit peut survenir – et se jouer en public!,

les Wikis ne sont généralement pas le meilleur moyen de partager des informations définitives qui ne devraient pas être modifiées, telles que des procédures ou des enregistrements formels. Dans ces cas, envisagez d’utiliser des pages Web statiques, des bases de données ou d’autres techniques et outils . Vous pouvez toujours les lier à partir de votre wiki si vous le souhaitez.

les Wikis ne sont pas non plus idéaux pour capturer des conversations. Les plateformes de Communication telles que Slack, Teams et Asana peuvent offrir aux membres de votre équipe des espaces de discussion et de débat plus sûrs et plus sophistiqués.,

même si vous décidez d’utiliser un wiki, il existe de nombreux types différents, vous devrez donc sélectionner judicieusement afin de récolter les avantages et d’éviter les pièges. Et la première question à poser est: Avez-vous besoin de créer un wiki?

établissez votre besoin d’un Wiki

avant de construire tout type de wiki, il est important de demander quel problème commercial vous allez résoudre en le faisant. Quels sont les avantages du partage des connaissances de cette manière?

peut-être avez-vous identifié le besoin d’une collection précise et à jour d’activités de team-building., Si vous les rassemblez dans un wiki, les personnes de différents départements pourront ajouter leurs propres ressources et partager leurs idées.

Si vous configurez un nouveau projet, un wiki peut aider votre équipe à organiser les documents clés et à y ajouter des commentaires pour que les autres puissent en discuter.

ou peut-être avez-vous remarqué que des informations importantes sur la culture et le patrimoine de votre entreprise sont perdues lorsque les gens partent. Avec un wiki, tout le monde pouvait contribuer à une collection de connaissances qui resterait en place même après avoir eux-mêmes évolué.,

Vous obtiendrez probablement le plus de valeur d’un wiki si les points suivants s’appliquent:

• vous essayez de construire une « grande image » basée sur plusieurs perspectives.
• vous souhaitez capturer des informations en évolution ou en cours d’accord.
• tout le monde dans l’équipe a besoin de voir toutes les connaissances recueillies jusqu’à présent.
• Il est utile de créer des liens vers d’autres informations, internes ou externes.
• Il est utile de voir toutes les étapes d’écriture et d’édition qui ont conduit à ce point.,
• Ce ne sera pas désastreux si des erreurs apparaissent, car elles seront rapidement repérées et corrigées.

Si ces facteurs ne s’appliquent pas suffisamment, ou si vous avez du mal à dire en quoi un wiki vous serait bénéfique, c’est probablement la mauvaise approche. De plus, si vous avez déjà des moyens efficaces de stocker, éditer et communiquer tout le matériel avec lequel vous travaillez, un wiki peut être plus difficile qu’il n’en vaut la peine!

Création d’un Wiki

Si vous avez décidé qu’un wiki est la bonne façon de faire, voici comment obtenir un vers le haut et en cours d’exécution:

Choisissez Votre Technologie

Votre organisation peut-être déjà la technologie dont vous avez besoin pour créer un wiki. Avec SharePoint dans Office 365, vous pouvez facilement configurer des wikis et les mettre à la disposition des autres. Et il existe des modules complémentaires à Google Docs, tels que YouNeedAWiki, qui vous permettent de concevoir et de partager des wikis avec votre équipe. Ou, votre intranet actuel peut vous permettre de publier des informations que d’autres peuvent adapter.,

Si vous décidez d’apporter de nouvelles technologies, il existe des options gratuites et payantes. Certains systèmes vous permettent de concevoir votre propre wiki dans son intégralité, tandis que d’autres fournissent des modèles ou peuvent même produire les pages wiki « de base » pour vous.

des logiciels libres tels que MediaWiki vous permettent de créer des wikis sur vos serveurs existants. D’autres services, comme le payant Confluence, hébergent vos pages wiki sur leurs propres systèmes.,

certains produits, tels que Tettra, vous donnent un contrôle supplémentaire sur l’accès des utilisateurs. Les gens peuvent se voir confier la responsabilité de certaines zones du wiki et être alertés lorsque quelqu’un d’autre veut faire un changement. Certains offrent également des outils de recherche et d’analyse améliorés, qui seront probablement de plus en plus importants à mesure que votre wiki se développe.

de nombreuses organisations utilisent des systèmes comme ceux-ci pour redéfinir leur approche des wikis. Tout en permettant à plusieurs utilisateurs de contribuer et de collaborer, ils mettent également plus de contrôles en place sur la façon et le moment où les informations sont modifiées., En outre, ils peuvent être connectés à d’autres outils de gestion.

en conséquence, les wikis peuvent être utilisés pour gérer des connaissances de grande valeur à l’échelle de l’entreprise et parfois même ouverts à des personnes extérieures à l’organisation hôte.

configuration des contrôles

lorsque vous créez un wiki, examinez attentivement les niveaux de sécurité dont il aura besoin et si vous devez mettre en place vos propres règles. Portez une attention particulière à la sécurité des données et communiquez avec votre service informatique pour vous assurer que tout ce que vous configurez est conforme aux politiques de l’entreprise et aux lois nationales.,

décidez qui devrait avoir accès à lire et à modifier votre wiki, et combien vous voulez qu’ils puissent faire. D’autres contrôles seront vraisemblablement sous la forme de « règles d’utilisation. »Peut-être qu’il y a des points de style particuliers auxquels vous voulez que les utilisateurs s’en tiennent, ou d’autres directives importantes sur la façon dont ils doivent modifier leur propre travail ou celui d’autres personnes.

commencer à écrire

écrire dans un wiki est différent des autres formes de communication, car votre travail initial sera modifié – peut-être plusieurs fois, par de nombreux auteurs différents.,

donc, lorsque vous commencez, établissez la structure et le style que vous voulez, mais attendez-vous à ce que le contenu soit adapté au fil du temps. Organisez et exprimez vos informations aussi clairement que possible – cela permet aux autres de les comprendre facilement et de contribuer efficacement.

avant de faire vivre votre wiki, obtenez des commentaires. Est son but est clair? Le contenu est-il compréhensible et précis? Est-il évident comment d’autres personnes devraient le faire avancer?

c’est aussi une bonne idée de demander à quelqu’un d’autre de tester votre wiki., Voyez s’ils peuvent y accéder comme vous l’aviez prévu et vérifiez que toutes les modifications qu’ils apportent apparaissent comme prévu.

commencez à collaborer

lorsque vous êtes satisfait de l’apparence de votre wiki et de son fonctionnement, il est temps d’impliquer d’autres personnes.

mais ne leur dites pas seulement comment utiliser le wiki – expliquez également pourquoi c’est une bonne idée. Mettre l’accent sur les avantages de garder l’information pertinente et exacte. Expliquez qu’un wiki efficace reflétera les connaissances et l’expérience de différentes personnes, et que tout le monde pourra y accéder où qu’il travaille.,

assurez-vous d’expliquer comment chaque modification est enregistrée et affichée. Et rassurez les gens que les erreurs peuvent facilement être corrigées en revenant aux versions antérieures. Cela devrait aider les nouveaux utilisateurs du wiki à se sentir plus à l’aise de modifier un document partagé, en particulier s’il contient des informations critiques pour l’entreprise.

certaines personnes peuvent résister à l’utilisation du wiki et se rabattre sur d’autres outils familiers, tels que le courrier électronique, pour partager des informations. Cela peut rendre le wiki moins efficace, car cela limite le partage des connaissances et empêche le wiki d’être aussi riche et réactif qu’il pourrait l’être.,

cherchez des moyens de changer les habitudes des gens si nécessaire – notamment en célébrant l’impact de votre wiki à mesure qu’il s’épanouit et grandit.