Cómo Crear un Wiki

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deagreez

Crear un wiki y aprovechar el poder de la colaboración.

casi todas las organizaciones necesitan recopilar conocimientos institucionales, recopilar material de múltiples fuentes y compartir experiencias e ideas. Y muchas empresas logran esto mediante el uso de wikis-páginas web que pueden ser trabajadas por múltiples usuarios.

pero ¿son las wikis la mejor manera de mantener tu información accesible y actualizada?, Con una amplia gama de productos de gestión de datos y comunicación ahora disponibles, las empresas tienen que elegir sus herramientas cuidadosamente. Los Wikis también han avanzado, dando a las organizaciones nuevas opciones y nuevas decisiones que tomar.

en este artículo, exploramos si un wiki es la forma correcta de recopilar y usar información. Si lo es, te explicamos cómo configurar tu wiki, y cómo empezar a usarlo de manera efectiva donde trabajas.

¿Qué es un Wiki?

Un wiki es un sitio web o recurso en línea que puede ser editado por varios usuarios. Algunos wikis, como Wikipedia, son de acceso público., Otras son utilizadas por las organizaciones para administrar la información internamente, lo que permite a los equipos compartir fácilmente el conocimiento y trabajar juntos de manera más efectiva.

las ventajas de los Wikis

en las circunstancias adecuadas, un wiki puede ser una forma muy eficiente de recopilar y distribuir información. Puede mejorar la colaboración entre los miembros del equipo que necesitan consultar o trabajar en el mismo material. Cualquier persona con los derechos de edición necesarios puede agregar ideas y observaciones a medida que ocurren, a menudo en respuesta a las actualizaciones de otras personas.,

debido a que están en línea, los wikis pueden hacer que sea más fácil para los equipos, especialmente los equipos virtuales, cooperar en tareas, compartir notas y sugerencias, y contribuir con recursos. Cuando varios autores están actualizando la misma pieza de trabajo, un wiki puede ayudar al control de versiones, ya que siempre está claro qué versión es la más reciente.

los Wikis pueden configurarse temporalmente, para apoyar proyectos discretos, o desarrollarse a largo plazo como archivos de conocimiento organizacional en constante evolución.

la estructura flexible de los wikis les permite adaptarse a medida que cambia la información., Además, al mantener un registro de cada paso, edición por Edición, los wikis muestran cómo se desarrolla un proyecto, un área de conocimiento o incluso toda una organización con el tiempo.

las desventajas de los Wikis

Sin embargo, en otras situaciones, algunos de estos beneficios potenciales pueden, De hecho, convertirse en problemas.

Cuando permite que varios usuarios alteren información importante, pueden aparecer inexactitudes. Las páginas compartidas pueden volverse rápidamente desordenadas y difíciles de navegar. Y si la gente no está de acuerdo sobre puntos clave, El Conflicto puede surgir – ¡y ser jugado en público!,

los Wikis no suelen ser la mejor manera de compartir información definitiva que no debe ser editada, como procedimientos formales o registros. En estos casos, considere el uso de páginas web estáticas, bases de datos u otras técnicas y herramientas . Todavía puedes enlazar a estos desde tu wiki si lo deseas.

los Wikis tampoco son ideales para capturar conversaciones. Las plataformas de comunicación como Slack, Teams y Asana pueden ofrecer a los miembros de tu equipo espacios más seguros y sofisticados para la discusión y el debate.,

incluso si decides usar un wiki, hay muchos tipos diferentes, por lo que tendrás que seleccionar sabiamente para cosechar los beneficios y evitar las trampas. Y la primera pregunta es: ¿necesitas crear un wiki?

Establezca su necesidad de un Wiki

antes de construir cualquier tipo de wiki, es importante preguntar qué problema de negocio resolverá al hacerlo. ¿Cuáles son los beneficios de compartir el conocimiento de esta manera?

quizás hayas identificado la necesidad de una colección precisa y actualizada de actividades de team building., Si los reúne en un wiki, las personas de diferentes departamentos podrán agregar sus propios recursos y compartir sus ideas.

si estás configurando un nuevo proyecto, un wiki podría ayudar a tu equipo a organizar documentos clave y agregarles comentarios para que otros los discutan.

o tal vez haya notado que la información importante sobre la cultura y el patrimonio de su empresa se pierde cuando la gente se va. Con un wiki, todos podrían contribuir a una colección de conocimiento que permanecería en su lugar incluso después de que ellos mismos hubieran seguido adelante.,

es probable que obtengas el mayor valor de un wiki si se aplican los siguientes puntos:

  • estás tratando de construir un «panorama general» basado en múltiples perspectivas.
  • desea capturar información que está evolucionando o que aún se está acordando.
  • todos en el equipo necesitan ver todo el conocimiento acumulado hasta ahora.
  • Hay valor en crear enlaces a otra información, ya sea interna o externa.
  • Es útil ver todos los pasos de escritura y edición que han llevado a este punto.,
  • no será desastroso si aparecen errores, porque se detectarán y corregirán rápidamente.

si no se aplican suficientes de estos factores, o si tienes dificultad para afirmar cómo un wiki te beneficiaría, es probable que sea el enfoque equivocado. Además, si ya tienes formas efectivas de almacenar, editar y comunicar todo el material con el que trabajas, ¡un wiki puede ser más problemático de lo que vale la pena!

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crear un Wiki

Si ha decidido que un wiki es el camino correcto, Aquí le mostramos cómo ponerlo en marcha:

elija su tecnología

es posible que su organización ya tenga la tecnología que necesita para crear un wiki. Con SharePoint en Office 365, puede configurar fácilmente wikis y ponerlos a disposición de otros. Y hay complementos para Google Docs, como YouNeedAWiki, que te permiten diseñar y compartir wikis con tu equipo. O bien, su intranet actual puede permitirle publicar información que otros pueden adaptar.,

Consejo:

Si puedes usar herramientas existentes como estas, ahorrarás tiempo y esfuerzo, y reducirás la necesidad de entrenar a otros.

Si decides incorporar nueva tecnología, hay opciones gratuitas y de pago. Algunos sistemas le permiten diseñar su propia wiki en su totalidad, mientras que otros proporcionan plantillas o incluso pueden producir las páginas wiki de «fundación» para usted.

Los paquetes de software libre como MediaWiki te permiten crear wikis en tus servidores existentes. Otros servicios, como el de pago Confluence, alojan tus páginas wiki en sus propios sistemas.,

algunos productos, como Tettra, le dan control adicional sobre el acceso de los usuarios. A las personas se les puede dar responsabilidad por áreas particulares de la wiki, y se les puede alertar cuando alguien más quiere hacer un cambio. Algunos también ofrecen herramientas mejoradas de búsqueda y análisis, que probablemente serán cada vez más importantes a medida que se desarrolle su wiki.

Muchas organizaciones están utilizando sistemas como estos para redefinir su enfoque de wikis. Al mismo tiempo que permiten que varios usuarios contribuyan y colaboren, también establecen más controles sobre cómo y cuándo se cambia la información., Además, pueden conectarse a otras herramientas de gestión del trabajo.

como resultado, los wikis se pueden usar para administrar conocimientos de gran valor en toda la empresa y, a veces, incluso se pueden abrir a personas fuera de la organización anfitriona.

configurar controles

Cuando cree un wiki, considere cuidadosamente los niveles de seguridad que requerirá, y si necesita poner alguna de sus propias reglas en su lugar. Preste especial atención a la seguridad de los datos y póngase en contacto con su departamento de TI para asegurarse de que todo lo que configure cumpla con las políticas de la empresa y las leyes nacionales.,

Decide quién debe tener acceso para leer y editar tu wiki, y cuánto quieres que puedan hacer. Otros controles serán probablemente en forma de «reglas de uso».»Tal vez hay puntos de estilo particulares que desea que los usuarios se adhieran a, u otras pautas importantes sobre cómo deben editar su propio trabajo o el de otras personas.

Consejo:

cualquiera que sea la tecnología que uses para tu wiki, asegúrate de saber quién está a cargo. Nombrar curadores para todo el wiki o solo para partes particulares., Pueden ayudar recolectando material irrelevante y guiando a las personas a poner su información en el lugar correcto.

esto también debería reducir el riesgo de que se desarrollen conflictos entre los miembros del equipo a medida que editan el trabajo de los demás (conocido como «editar la guerra»). Los curadores pueden decidir si aparecen las publicaciones y cuándo, y si ciertas discusiones deben mantenerse fuera de línea.

empezar a escribir

escribir en un wiki es diferente de otras formas de comunicación, porque su trabajo inicial será cambiado – posiblemente muchas veces, por muchos autores diferentes.,

así que, cuando empieces, establece la estructura y el estilo que deseas, pero espera que el contenido se adapte con el tiempo. Organice y exprese su información tan claramente como pueda – esto permite a otros entenderla fácilmente y contribuir de manera efectiva.

antes de hacer su wiki en vivo, obtener algunos comentarios. ¿Está claro su propósito? ¿Es el contenido comprensible y preciso? ¿Es obvio cómo otras personas deberían llevarlo adelante?

también es una buena idea conseguir que alguien más pruebe tu wiki., Vea si pueden acceder a él como usted pretendía, y compruebe que los cambios que realicen aparecen como se esperaba.

comienza a colaborar

Cuando estés contento con el aspecto de tu wiki y cómo funciona, es hora de involucrar a otras personas.

pero no solo les diga cómo usar el wiki – también explique por qué es una buena idea. Enfatice los beneficios de mantener la información relevante y precisa. Explique que un wiki efectivo reflejará el conocimiento y la experiencia de diferentes personas, y que todos podrán acceder a él dondequiera que estén trabajando.,

asegúrese de explicar cómo se graba y se muestra cada edición. Y tranquilice a la gente que los errores se pueden corregir fácilmente volviendo a las versiones anteriores. Esto debería ayudar a los nuevos usuarios de wiki a sentirse más cómodos al alterar un documento compartido, particularmente si contiene información crítica para el negocio.

Nota:

para obtener los mejores resultados, las wikis requieren una colaboración efectiva y respeto mutuo, así como un nivel adecuado de desafío honesto entre colegas.,

para que esto suceda, todos deben sentirse seguros al ofrecer sus aportes, pero estar listos para que sus contribuciones sean desafiadas. Para obtener más información sobre cómo crear el entorno adecuado para esto, lea nuestra entrevista de expertos con Amy Edmondson, Why Psychological Safety Matters.

algunas personas pueden resistirse a usar el wiki y recurrir a otras herramientas familiares, como el correo electrónico, para compartir información. Esto puede hacer que el wiki sea menos efectivo, porque limita el intercambio de conocimientos y evita que el wiki sea tan rico y receptivo como podría ser.,

busca formas de cambiar los hábitos de las personas si es necesario, entre otras cosas celebrando el impacto de tu wiki a medida que florece y crece.

puntos clave

los Wikis son páginas web colaborativas. Pueden ayudarlo a usted y a su equipo a compartir conocimientos institucionales, discutir ideas y trabajar juntos en proyectos.

sin embargo, los wikis de acceso abierto no son adecuados para todas las formas de información. Muchas organizaciones prefieren sistemas que adoptan un enfoque más controlado.

antes de crear cualquier tipo de wiki, primero establezca una necesidad de negocio., Luego determina exactamente lo que quieres que haga tu wiki y elige la tecnología adecuada para hacerlo.

aborde las implicaciones de seguridad y establezca reglas claras para su uso.

asegúrese de que la información de la «fundación» que publica sea precisa y organizada. Luego asegúrese de que toda su gente sepa cómo usar el wiki, para que siga siendo una forma segura y productiva de recopilar y compartir conocimientos en el trabajo.

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