©GettyImages
deagreez

de a Crea un wiki și valorifica potențialul de colaborare.aproape fiecare organizație trebuie să adune cunoștințe instituționale, să adune materiale din mai multe surse și să împărtășească experiențe și perspective. Și multe companii realizează acest lucru folosind wiki – pagini web care pot fi lucrate de mai mulți utilizatori.

dar sunt wiki-urile cea mai bună modalitate de a vă menține informațiile accesibile și actualizate?, Cu o gamă largă de produse de gestionare a datelor și de comunicare disponibile acum, întreprinderile trebuie să își aleagă cu atenție instrumentele. Wiki-urile au mers mai departe, oferind organizațiilor opțiuni noi și noi decizii de luat.

în acest articol, vom explora dacă un wiki este modul potrivit pentru tine de a colecta și utiliza informații. Dacă este, vă explicăm cum să vă configurați wiki-ul și cum să începeți să îl utilizați eficient acolo unde lucrați.

ce este un Wiki?

Un wiki este un site web sau o resursă online care poate fi editată de mai mulți utilizatori. Unele wiki-uri, cum ar fi Wikipedia, sunt accesibile publicului., Altele sunt utilizate de organizații pentru a gestiona informațiile la nivel intern, permițând echipelor să împărtășească cu ușurință cunoștințele și să lucreze împreună mai eficient.

avantajele wiki-urilor

în circumstanțele potrivite, un wiki poate fi o modalitate foarte eficientă de a aduna și distribui informații. Se poate îmbunătăți colaborarea între membrii echipei care au nevoie să se refere la, sau de a lucra la, același material. Oricine are drepturile de editare necesare poate adăuga idei și observații pe măsură ce apar, adesea ca răspuns la actualizările altor persoane.,

deoarece sunt online, wiki – urile pot face mai ușor pentru echipe – în special echipe virtuale – să coopereze la sarcini, să partajeze note și sugestii și să contribuie cu resurse. În cazul în care mai mulți autori actualizează aceeași lucrare, un wiki poate ajuta la controlul versiunii, deoarece este întotdeauna clar care versiune este cea mai recentă.

wiki-urile pot fi configurate temporar, pentru a sprijini proiecte discrete sau dezvoltate pe termen lung ca arhive de cunoștințe organizaționale în continuă evoluție.structura flexibilă a wiki-urilor le permite să se adapteze pe măsură ce informația se schimbă., În plus, păstrând o evidență a fiecărui pas, editare cu editare, wiki-urile arată cum se dezvoltă un proiect, o zonă de cunoaștere sau chiar o întreagă organizație în timp.

dezavantajele wiki-urilor

cu toate acestea, în alte situații, unele dintre aceste beneficii potențiale pot deveni, de fapt, probleme.când permiteți mai multor utilizatori să modifice informații importante, pot apărea inexactități. Paginile partajate pot deveni rapid aglomerate și greu de navigat. Și dacă oamenii nu sunt de acord cu privire la punctele cheie, pot apărea conflicte – și pot fi jucate în public!,

wiki-urile nu sunt de obicei cea mai bună modalitate de a partaja informații definitive care nu ar trebui editate, cum ar fi proceduri formale sau înregistrări. În aceste cazuri, luați în considerare utilizarea paginilor web statice, a bazelor de date sau a altor tehnici și instrumente . Puteți totuși să vă conectați la acestea din wiki-ul dvs. dacă doriți.

wiki-urile nu sunt ideale nici pentru captarea conversațiilor. Platformele de comunicare precum Slack, Teams și Asana pot oferi membrilor echipei spații mai sigure și mai sofisticate pentru discuții și dezbateri.,

chiar dacă decideți să utilizați un wiki, există multe tipuri diferite, așa că va trebui să selectați cu înțelepciune pentru a profita de avantajele și pentru a evita capcanele. Și prima întrebare care trebuie pusă este: trebuie să creați un wiki deloc?

stabilește-ți nevoia de Wiki

înainte de a construi orice tip de wiki, este important să te întrebi ce problemă de afaceri vei rezolva făcând acest lucru. Care sunt avantajele împărtășirii cunoștințelor în acest mod?poate că ați identificat necesitatea unei colecții corecte și actualizate a activităților de team-building., Dacă le adunați într-un wiki, oamenii din diferite departamente vor putea să-și adauge propriile resurse și să-și împărtășească ideile.

dacă configurezi un proiect nou, un wiki poate ajuta echipa să organizeze documente cheie și să adauge comentarii la acestea pentru ca alții să le discute.sau poate ați observat că informații importante despre cultura și patrimoniul companiei dvs. se pierd atunci când oamenii pleacă. Cu un wiki, toată lumea ar putea contribui la o colecție de cunoștințe care ar rămâne în vigoare chiar și după ce ei înșiși au trecut mai departe.,

probabil că veți obține cea mai mare valoare dintr-un wiki dacă se aplică următoarele puncte:

• încercați să creați o „imagine de ansamblu” bazată pe mai multe perspective.
• doriți să capturați informații care evoluează sau sunt încă convenite.
• toată lumea din echipă trebuie să vadă toate cunoștințele adunate până acum.
• există valoare în crearea de legături către alte informații, interne sau externe.
• este util să vedeți toți pașii de scriere și editare care au dus la acest punct.,
• nu va fi dezastruos dacă apar erori, deoarece acestea vor fi rapid reperate și remediate.

dacă nu se aplică suficienți factori sau dacă aveți dificultăți în a spune cum ar beneficia un wiki, este probabil o abordare greșită. Mai mult, dacă aveți deja modalități eficiente de a stoca, edita și comunica toate materialele cu care lucrați, un wiki poate fi mai mult decât merită!

crearea unui Wiki

dacă ați decis că un wiki este modul corect de a merge, iată cum să obțineți unul și să fie difuzate:

alegeți tehnologia

organizația dvs. poate avea deja tehnologia de care aveți nevoie pentru a crea un wiki. Cu SharePoint în Office 365, puteți configura cu ușurință wiki-uri și le puteți pune la dispoziția altora. Și există suplimente pentru Google Docs, cum ar fi YouNeedAWiki, care vă permit să proiectați și să partajați wiki-uri cu echipa dvs. Sau, intranetul Dvs. curent vă poate permite să postați informații pe care alții le pot adapta.,dacă puteți utiliza instrumente existente ca acestea, veți economisi timp și efort și veți reduce nevoia de a-i instrui pe alții.dacă decideți să aduceți o nouă tehnologie, există atât opțiuni gratuite, cât și plătite. Unele sisteme vă permit să vă proiectați propriul wiki în întregime, în timp ce altele oferă șabloane sau chiar pot produce paginile wiki „foundation” pentru dvs.pachetele software gratuite precum MediaWiki vă permit să creați wiki-uri pe serverele existente. Alte servicii, cum ar fi Confluence cu plată, găzduiesc paginile wiki pe propriile sisteme.,unele produse, cum ar fi Tettra, vă oferă un control suplimentar asupra accesului utilizatorilor. Oamenilor li se poate da responsabilitatea pentru anumite zone ale wiki-ului și pot fi avertizați atunci când altcineva dorește să facă o schimbare. Unele oferă, de asemenea, instrumente îmbunătățite de căutare și analiză, care vor fi probabil din ce în ce mai importante pe măsură ce wiki-ul dvs. se dezvoltă.multe organizații folosesc sisteme ca acestea pentru a-și redefini abordarea wiki-urilor. În timp ce permit în continuare mai multor utilizatori să contribuie și să colaboreze, aceștia pun, de asemenea, mai multe controale asupra modului și momentului în care se schimbă informațiile., În plus, acestea pot fi conectate la alte instrumente de gestionare a muncii.ca rezultat, wiki-urile pot fi folosite pentru a gestiona cunoștințe de mare valoare, la nivelul întregii companii și uneori chiar deschise persoanelor din afara organizației gazdă.când creați un wiki, luați în considerare cu atenție nivelurile de securitate pe care le va necesita și dacă trebuie să implementați propriile reguli. Acordați o atenție deosebită securității datelor și luați legătura cu departamentul IT pentru a vă asigura că tot ceea ce configurați respectă politicile companiei și legile naționale.,

decideți cine ar trebui să aibă acces pentru a citi și edita wiki-ul dvs. și cât de mult doriți să poată face. Alte controale vor fi probabil sub forma ” regulilor de utilizare.”Poate că există anumite puncte de stil pe care doriți ca utilizatorii să le respecte sau alte linii directoare importante despre modul în care ar trebui să editeze munca proprie sau a altor persoane.

începeți să scrieți

scrierea într – un wiki este diferită de alte forme de comunicare, deoarece munca dvs. inițială va fi schimbată-posibil de multe ori, de mulți autori diferiți.,deci, atunci când începeți, stabiliți structura și stilul dorit, dar așteptați ca conținutul să fie adaptat în timp. Organizați și exprimați informațiile dvs. cât mai clar posibil – acest lucru le permite altora să le înțeleagă cu ușurință și să contribuie eficient.

înainte de a face wiki-ul live, obțineți feedback. Scopul său este clar? Conținutul este ușor de înțeles și precis? Este evident modul în care alte persoane ar trebui să-l ia înainte?

este, de asemenea, o idee bună pentru a obține pe altcineva pentru a testa drum wiki-ul., Vedeți dacă îl pot accesa așa cum ați intenționat și verificați dacă modificările pe care le fac apar conform așteptărilor.

începeți colaborarea

când sunteți mulțumit de modul în care arată wiki-ul dvs. și de modul în care funcționează, este timpul să implicați și alte persoane.

dar nu le spune doar cum să folosească wiki-explică și de ce este o idee bună. Subliniați beneficiile păstrării informațiilor relevante și exacte. Explicați că un wiki eficient va reflecta cunoștințele și experiența diferitelor persoane și că toată lumea îl va putea accesa oriunde lucrează.,

asigurați-vă că pentru a explica modul în care fiecare editare este înregistrată și afișată. Și asigurați-i pe oameni că greșelile pot fi corectate cu ușurință prin revenirea la versiunile anterioare. Acest lucru ar trebui să ajute noii utilizatori wiki să se simtă mai confortabil în ceea ce privește modificarea unui document partajat, în special dacă conține informații critice pentru afaceri.pentru cele mai bune rezultate, wiki – urile necesită o colaborare eficientă și respect reciproc-precum și un nivel adecvat de provocare onestă între colegi.,pentru ca acest lucru să se întâmple, toată lumea trebuie să se simtă în siguranță în a-și oferi contribuția, dar să fie pregătită să-și provoace contribuțiile. Pentru mai multe detalii despre crearea mediului potrivit pentru acest lucru, citiți interviul nostru de experți cu Amy Edmondson, de ce contează siguranța psihologică.unii oameni pot să nu folosească wiki-ul și să revină la alte instrumente familiare, cum ar fi e-mailul, pentru a partaja informații. Acest lucru poate face wiki-ul mai puțin eficient, deoarece limitează schimbul de cunoștințe și oprește wiki-ul să fie la fel de bogat și receptiv pe cât ar putea fi.,căutați modalități de a schimba obiceiurile oamenilor dacă este necesar – nu în ultimul rând sărbătorind impactul wiki-ului dvs. pe măsură ce acesta înflorește și crește.