Como Criar um Wiki

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deagreez

Criar um wiki e aproveitar o poder da colaboração.

quase todas as organizações precisam de reunir conhecimentos institucionais, reunir material de várias fontes e partilhar experiências e ideias. E muitas empresas conseguem isso usando páginas wikis-web que podem ser trabalhadas por vários usuários.

mas o wikis é a melhor maneira de manter a sua informação acessível e actualizada?, Com uma vasta gama de produtos de gestão de dados e comunicação agora disponíveis, as empresas têm de escolher cuidadosamente as suas ferramentas. O Wikis também seguiu em frente, dando às organizações novas opções e novas decisões a tomar.

neste artigo, nós exploramos se um wiki é a maneira certa para você coletar e usar informações. Se for, nós explicamos como configurar seu wiki, e como começar a usá-lo efetivamente onde você trabalha.o que é um Wiki?

um wiki é um site ou recurso online que pode ser editado por vários usuários. Alguns wikis, como a Wikipédia, são acessíveis ao público., Outras são usadas por organizações para gerenciar informações internamente, permitindo que as equipes compartilhem facilmente conhecimento e trabalhem em conjunto de forma mais eficaz.

as vantagens do Wikis

nas circunstâncias certas, um wiki pode ser uma forma muito eficiente de reunir e distribuir informações. Ele pode melhorar a colaboração entre os membros da equipe que precisam se referir ou trabalhar no mesmo material. Qualquer pessoa com os direitos de edição necessários pode adicionar idéias e observações à medida que ocorrem, muitas vezes em resposta às atualizações de outras pessoas.,

porque estão online, o wikis pode tornar mais fácil para as equipas – especialmente equipas virtuais-cooperarem em tarefas, partilharem notas e sugestões e contribuírem com recursos. Onde vários autores estão atualizando a mesma obra, um wiki pode ajudar no controle de versões, pois é sempre claro qual é a versão mais recente.

Wikis pode ser criado temporariamente, para apoiar projetos discretos, ou desenvolvido a longo prazo como arquivos de conhecimento organizacional em constante evolução.

A estrutura flexível do wikis permite-lhes adaptar-se à medida que a própria informação muda., Além disso, mantendo um registro de cada passo, editada por edição, wikis mostra como um projeto, uma área de conhecimento, ou mesmo uma organização inteira se desenvolve ao longo do tempo.

as desvantagens de Wikis

No entanto, em outras situações, alguns desses benefícios potenciais podem, de fato, tornar-se problemas.

Quando você deixa vários usuários alterar informações importantes, imprecisões podem aparecer. Páginas compartilhadas podem tornar-se rapidamente confusas e difíceis de navegar. E se as pessoas discordarem sobre pontos – chave, o conflito pode surgir-e ser jogado em público!,

Wikis não são geralmente a melhor maneira de compartilhar informações definitivas que não devem ser editadas, tais como procedimentos formais ou registros. Nestes casos, considere a utilização de páginas web estáticas, bases de dados ou outras técnicas e ferramentas . Você ainda pode ligar a estes do seu wiki se desejar.

Wikis também não são ideais para capturar conversas. Plataformas de comunicação como Slack, equipes e Asana podem dar aos membros da sua equipe espaços mais seguros e mais sofisticados para discussão e debate.,

mesmo se você decidir usar um wiki, existem muitos tipos diferentes, então você vai precisar selecionar sabiamente, a fim de colher os benefícios e evitar as armadilhas. E a primeira pergunta a fazer é: você precisa criar um wiki?

estabeleça sua necessidade de um Wiki

Antes de construir qualquer tipo de wiki, é importante perguntar que problema de negócios você vai resolver fazendo isso. Quais são os benefícios de compartilhar conhecimento desta forma?talvez tenha identificado a necessidade de uma recolha precisa e actualizada das actividades de construção de equipas., Se você reuni-los em um wiki, as pessoas em diferentes departamentos serão capazes de adicionar seus próprios recursos e compartilhar suas idéias.

Se você está configurando um novo projeto, um wiki pode ajudar sua equipe a organizar documentos chave, e adicionar comentários a eles para que outros discutam.ou talvez tenha notado que informações importantes sobre a cultura e o património da sua empresa estão a ser perdidas quando as pessoas se vão embora. Com um wiki, todos poderiam contribuir para uma coleção de conhecimentos que permaneceriam no lugar mesmo depois que eles mesmos tivessem seguido em frente.,

provavelmente obterá o maior valor de um wiki se se aplicarem os seguintes pontos:

  • está a tentar criar uma “imagem grande” baseada em várias perspectivas.você quer capturar informações que estão evoluindo ou ainda sendo acordadas.todos na equipa precisam de ver todo o conhecimento recolhido até agora.
  • Há valor em criar links para outras informações, internas ou externas.
  • é útil ver todos os passos de escrita e edição que levaram a este ponto.,não será desastroso se aparecerem erros, porque serão rapidamente detectados e corrigidos.

Se não se aplicar um número suficiente destes factores, ou se tiver dificuldade em indicar como um wiki o beneficiaria, é provável que seja a abordagem errada. O que é mais, se você já tem maneiras eficazes de armazenar, editar e comunicar todo o material com que você trabalha, um wiki pode ser mais problema do que vale a pena!este artigo é útil?

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a Criação de um Wiki

Se você decidiu que um wiki é o caminho certo a seguir, veja como dar um up e execução:

Escolha a Sua Tecnologia

a Sua organização pode já temos a tecnologia que você precisa para criar um wiki. Com SharePoint no Office 365, você pode facilmente configurar wikis e torná-los disponíveis para outros. E existem add-ons no Google Docs, como o YouNeedAWiki, que permitem que você projete e compartilhe wikis com sua equipe. Ou, sua intranet atual pode permitir que você publique informações que outros podem se adaptar.,

dica:

Se você pode usar ferramentas existentes como estas, você vai economizar tempo e esforço, e reduzir a necessidade de treinar outros.

Se você decidir trazer novas tecnologias, existem tanto opções gratuitas quanto pagas. Alguns sistemas permitem que você projete seu próprio wiki na íntegra, enquanto outros fornecem modelos ou até mesmo podem produzir as páginas wiki “Fundação” para você.

pacotes de software livre como o MediaWiki permitem-lhe criar wikis nos seus servidores existentes. Outros serviços, como a confluência paga, hospedam suas páginas wiki em seus próprios sistemas.,alguns produtos, como o Tettra, dão-lhe um controlo adicional sobre o acesso dos utilizadores. As pessoas podem ser responsabilizadas por áreas específicas do wiki, e alertadas quando qualquer outra pessoa quer fazer uma mudança. Alguns também oferecem ferramentas de pesquisa e análise aprimoradas, que provavelmente serão cada vez mais importantes à medida que o seu wiki se desenvolve.

muitas organizações estão usando sistemas como estes para redefinir sua abordagem ao wikis. Embora ainda permitindo que vários usuários contribuam e colaborem, eles também colocam mais controles sobre como e quando a informação é alterada., Além disso, eles podem ser conectados a outras ferramentas de gestão de trabalho.

como resultado, wikis pode ser usado para gerenciar conhecimento de alto valor, em toda a empresa e às vezes até mesmo aberto para pessoas fora da organização anfitriã.

configure controles

quando você criar um wiki, considere cuidadosamente os níveis de segurança que ele vai exigir, e se você precisa colocar alguma de suas próprias regras em vigor. Preste especial atenção à segurança dos dados, e ligue com o seu departamento de TI para garantir que tudo o que você configurar cumpre com as políticas da empresa e as leis nacionais.,

decida quem deve ter acesso para ler e editar o seu wiki, e quanto você quer que eles sejam capazes de fazer. Outros controlos serão provavelmente efectuados sob a forma de “regras de Utilização”.”Talvez haja pontos de estilo particulares que você quer que os usuários se atenham, ou outras diretrizes importantes sobre como eles devem editar o seu próprio ou o trabalho de outras pessoas.

dica:

qualquer tecnologia que use para o seu wiki, certifique-se de que sabe quem está no comando. Nomear curadores para todo o wiki ou apenas para partes específicas., Eles podem ajudar matando material irrelevante, e orientando as pessoas a colocar suas informações no lugar certo.

isso também deve reduzir o risco de conflitos em desenvolvimento entre os membros da equipe enquanto eles editam o trabalho um do outro (conhecido como “editar warring”). Curadores podem decidir se e quando os posts aparecem, e se certas discussões precisam ser mantidas offline.

comece a escrever

escrever num wiki é diferente de outras formas de comunicação, porque o seu trabalho inicial será alterado – possivelmente muitas vezes, por muitos autores diferentes.,

assim, quando começar, estabeleça a estrutura e estilo que deseja, mas espere que o conteúdo seja adaptado ao longo do tempo. Organize e expresse suas informações o mais claramente possível-isso permite que outros as compreendam facilmente, e contribuam de forma eficaz.antes de fazer o seu wiki viver, obtenha algum feedback. O seu propósito é claro? O conteúdo é compreensível e preciso? É óbvio como as outras pessoas devem levar isso adiante?

também é uma boa ideia fazer com que outra pessoa teste o seu wiki., Veja se eles podem acessá-lo como você pretendia, e verifique se quaisquer mudanças que eles fazem aparecem como esperado.

comece a colaborar

quando você está feliz com a forma como o seu wiki parece, e como ele funciona, é hora de envolver outras pessoas.

mas não basta dizer – lhes como usar o wiki-também explicar por que é uma boa idéia. Enfatizar os benefícios de manter as informações relevantes e precisas. Explique que um wiki eficaz irá refletir o conhecimento e a experiência de diferentes pessoas, e que todos serão capazes de acessá-lo onde quer que estejam trabalhando.,não se esqueça de explicar como cada edição é gravada e exibida. E tranquilizar as pessoas de que os erros podem ser facilmente corrigidos revertendo para versões anteriores. Isso deve ajudar os novos usuários de wiki a se sentirem mais confortáveis em Alterar um documento compartilhado, especialmente se ele contém informações críticas para os negócios.

Nota:

para melhores resultados, wikis requer colaboração eficaz e respeito mútuo-bem como um nível apropriado de desafio honesto entre colegas.,

para que isso aconteça, todo mundo precisa se sentir seguro em oferecer sua contribuição, mas estar pronto para ter suas contribuições desafiadas. Para mais informações sobre a criação do ambiente certo para isso, leia nossa entrevista especializada com Amy Edmondson, Por Que a segurança psicológica importa.

algumas pessoas podem resistir ao uso do wiki e recorrer a outras ferramentas familiares, como o e-mail, para compartilhar informações. Isso pode tornar o wiki menos eficaz, porque limita o compartilhamento de conhecimento, e impede o wiki de ser tão rico e responsivo quanto poderia ser.,

procure formas de mudar os hábitos das pessoas se necessário-especialmente celebrando o impacto do seu wiki à medida que floresce e cresce.

pontos chave

Wikis são páginas colaborativas da web. Eles podem ajudar você e sua equipe a compartilhar conhecimento institucional, discutir ideias e trabalhar em projetos juntos.

no entanto, wikis de acesso aberto não são adequados para todas as formas de informação. Muitas organizações preferem sistemas que adotam uma abordagem mais controlada.

Antes de criar qualquer tipo de wiki, primeiro estabelecer uma necessidade de Negócio., Então, faça exatamente o que você quer que seu wiki faça, e escolha a tecnologia certa para fazê-lo.

abordar quaisquer implicações de segurança e estabelecer regras claras de Utilização.certifique-se de que a informação da” fundação ” que publica é precisa e organizada. Em seguida, certifique-se de que todas as suas pessoas sabem como usar o wiki, para que ele permaneça uma forma segura e produtiva de reunir e compartilhar conhecimento no trabalho.

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