¿conoce las obligaciones de mantenimiento de registros de OSHA de su empresa?
OSHA requiere que las empresas de construcción y fabricación (entre otras) completen y actualicen regularmente el papeleo relacionado con la seguridad en el lugar de trabajo.
quizás el más conocido de estos es el OSHA 300 log, que registra los detalles de lesiones y enfermedades que ocurren en su lugar de trabajo.
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en este artículo:
- tres formularios de lesiones y enfermedades de OSHA
- ¿Por qué la OSHA tiene requisitos estrictos de Mantenimiento de Registros?
- ¿Quién debe mantener los registros?
- Cambios recientes en los requisitos
- requisitos de mantenimiento de Registros COVID-19
- Dónde y cuándo publicar los registros de OSHA
- La regla Final
- Uso de registros digitales para llenar OSHA 300
- , Registro
- Determinar si un caso es registrable
- errores comunes de Mantenimiento de Registros
- sanciones de mantenimiento de registros de OSHA
- cumplir con los requisitos
aunque parece solo más papeleo, mantenerse al día y completar los formularios con precisión es vital. No completar el papeleo a tiempo y con precisión puede significar enormes multas y dañar su programa de cumplimiento general.
Los inspectores de OSHA no son tímidos a la hora de repartirlos, y estas son solo las violaciones de mantenimiento de Registros y no incluyen ninguna violación de seguridad en el lugar de trabajo que encuentren., Por ejemplo, el año pasado, OSHA multó a un fabricante de turbinas eólicas de Iowa con 1 155,000 por violaciones que incluían un mantenimiento de Registros defectuoso.
¿Cuáles son los formularios de Registro de lesiones y enfermedades de OSHA?
sus requisitos de mantenimiento de registros de OSHA incluyen tres formularios: OSHA 300, OSHA 300A y OSHA 301.
el formulario 300 de OSHA es el registro oficial donde usted documenta los detalles de las lesiones y enfermedades que ocurren en el lugar de trabajo., Incluye tres secciones principales:
- Identificar la lesión/enfermedad (nombre, número de caso, cargo)
- describir la lesión (fecha de la lesión, donde ocurrió, descripción de la lesión/enfermedad)
- clasificar la lesión usando las casillas de verificación (resultado de la lesión (P., ej., pérdida de trabajo, hospitalización) y tipo general de lesión/enfermedad)
Cuando se registra la enfermedad o lesión en 300 log, también debe llenar el formulario 301 al mismo tiempo. El formulario 301 es el informe de incidentes de lesiones y enfermedades para cada evento individual, y le da más espacio para describir la lesión o enfermedad tal como ocurrió en su contexto.,
El Informe 301 es donde se cuenta la historia de lo que sucedió, por qué y cuáles fueron los efectos para el empleado.
al final del año, debe completar el formulario 300A, que es su informe resumido del registro., Usted usa el formulario 300 para completar el formulario 300A identificando:
- Número Total de muertes
- número Total de casos con días fuera del trabajo
- número Total de casos con transferencia o restricción de trabajo
- número Total de otros casos registrados
- número Total de días fuera del trabajo
- número Total de días de transferencia o restricción de trabajo
- número Total de lesiones, trastornos de la piel, posionings, pérdidas auditivas y otras enfermedades
este formulario es solo un recuento de los impactos de lesiones y enfermedades en su establecimiento., No incluye ninguna información personal sobre los empleados.
¿qué cambios ha hecho OSHA a los requisitos?
OSHA introdujo el primer cambio importante en el mantenimiento de registros en 2002, cuando anunció los formularios 300, 300A y 301. Las actualizaciones de 2002 también incluyeron la necesidad de informar sobre lesiones punzantes/punzantes, trastornos musculoesqueléticos, transmisión de tuberculosis y casos de pérdida de audición por desplazamiento de umbral estándar (STS).
la siguiente gran actualización llegó en 2015, cuando OSHA actualizó los requisitos de informes y mantenimiento de Registros.,
a partir de 2015, debe reportar las muertes relacionadas con el trabajo, las hospitalizaciones y las pérdidas de un ojo con un marco de tiempo establecido, ya sea llamando al número 1-800 de la OSHA o llamando a la oficina de su área más cercana.
El gran cambio de mantenimiento de registros de OSHA en 2015 reflejó la lista de industrias parcialmente exentas, que describimos y vinculamos a continuación. También se agregó a la lista de establecimientos obligados a mantener registros, agregando a la lista distribuidores de materiales y suministros de construcción, piezas de automóviles, accesorios y tiendas de neumáticos, y alquiler/arrendamiento de maquinaria y equipos comerciales e industriales, entre otros.,
debe presentar los formularios 300, 300A y 301 de OSHA anualmente si pertenece a una industria cubierta y tiene más de 250 empleados.
en 2016, OSHA publicó la última actualización llamada la regla» seguimiento mejorado de lesiones y enfermedades en el lugar de trabajo». No cambió los requisitos básicos sobre el mantenimiento de Registros. El gran cambio fue la necesidad de presentar los tres formularios a OSHA anualmente si usted está en una industria cubierta y tiene más de 250 empleados., Las organizaciones en industrias de alto riesgo con 20-240 empleados pueden enviar solo el formulario 300A antes del 2 de marzo de cada año.
COVID-19 requisitos de Mantenimiento de registros de OSHA
COVID-19 presenta varios desafíos únicos para las organizaciones que deben cumplir con los estándares de OSHA. OSHA actualiza sus requisitos para COVID-19 regularmente, por lo que es bueno registrarse regularmente para asegurarse de que su registro de OSHA 300 contenga todo lo que necesita.
a partir de noviembre de 2020, la OSHA requiere que las organizaciones registren todos los casos de COVID-19 cuando un caso está relacionado con el trabajo y el caso cumple con los criterios de registro establecidos en 29 CFR 1904.7., Esto significa que la COVID-19 difiere de la gripe: usted no tiene la obligación de registrar los casos de gripe, incluso si se propagan a través del lugar de trabajo.
En otras palabras, no registrará todos los casos de COVID-19 que aparezcan en su lugar de trabajo. Pero debe investigar cada caso de relación laboral y registrarlo en el registro de OSHA 300 Cuando aparezca evidencia de relación laboral. OSHA lo juzgará basado en la razonabilidad de su investigación y la evidencia disponible para usted., Y debido a que la mayoría de los casos confirmados de COVID-19 resultarán en días de ausencia del trabajo, la gran mayoría de los casos relacionados con el trabajo deben estar en su registro de OSHA 300.
encuentre el Memorándum sobre la guía de cumplimiento para los registros de COVID-19 aquí y la página dedicada de COVID-19 de OSHA aquí.
¿por qué la OSHA tiene requisitos estrictos de Mantenimiento de Registros?
los requisitos de mantenimiento de registros de OSHA no están ahí para restregarte las lesiones en el lugar de trabajo en la cara o avergonzarte.
el objetivo de estos estrictos requisitos es rastrear enfermedades y lesiones para que pueda prevenirlas en el futuro., Registrarlos le ayuda a usted (y a la OSHA) a identificar patrones y corregir condiciones peligrosas o peligrosas.
estos también le ayudarán a encontrar puntos conflictivos antes de que otros empleados se lastimen o antes de que su inspector de OSHA los encuentre por usted y le imponga multas por ellos.
¿Quién necesita cumplir con los requisitos de Mantenimiento de registros de OSHA?
casi todos los empleadores con más de diez empleados deben completar un formulario 300 de OSHA.
la única excepción es si su negocio cae en una industria listada definida por la actualización de reglas de 2015.,
la actualización de 2015 enumeró ciertas industrias que la OSHA considera de «bajo riesgo» y que solo están parcialmente exentas.,i>
Si su negocio está en la lista anterior o en la lista completa (vinculada a continuación), entonces no necesita cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros de OSHA a menos que OSHA le pida específicamente que lo haga por escrito., La capacidad de la OSHA de exigirle que se adhiera a las reglas de mantenimiento de registros de todos modos es la razón por la que solo está «parcialmente» exento.
Puede encontrar un enlace a la lista completa de industrias parcialmente exentas (a partir del 1 de enero de 2015) en la página «apéndice no obligatorio de la Subparte B».
¿dónde y cuándo publica sus registros?
si OSHA requiere que complete los registros del formulario 300 de OSHA, debe asegurarse de que estén actualizados en todo momento. No debería llenarlos mensualmente, trimestralmente o peor, al final del año.,
también debe publicar un resumen de los formularios del año anterior entre febrero y abril del año siguiente. Por ejemplo, publicarás tu resumen de 2019 entre febrero y abril de 2020.
aunque solo necesita mantenerlos durante unos meses, debe mantener todos los registros en el lugar de trabajo durante al menos cinco años.
¿Cuál es la regla final de OSHA?
anteriormente, OSHA requería que las organizaciones con 250 o más empleados presentaran sus formularios 300 y 301 electrónicamente. Sin embargo, ya no es necesario hacer esto., En lo que se llama la «regla final de OSHA», la administración retiró el requisito de presentación electrónica.
OSHA rescindió la regla de presentación electrónica para proteger la privacidad de los trabajadores porque el formulario 301 contiene información personal sobre sus empleados, incluido su nombre, fecha de nacimiento e información sobre su atención médica.
sin embargo, solo el aspecto de la presentación electrónica de la ley desapareció. Nada revierte su necesidad de mantener, publicar y mantener su 300, 301 o 300A para la inspección de OSHA.,
usar registros digitales para cumplir con los requisitos de OSHA
solo porque OSHA ya no lo obliga a usar la presentación electrónica no significa que deba volver a papel o una hoja de cálculo. Puede usar un sistema de gestión de seguridad digital, como Safesite, para registrar eventos en tiempo real y sincronizar sus datos para que todo su equipo pueda verlos.,
El mantenimiento de registros digitales es la forma preferida de garantizar que sus formularios sean correctos, actualizados y fáciles de acceso. Con el informe de incidentes en tiempo real de Safesite y el registro digital OSHA 300, puede registrar incidentes registrables de inmediato. También puede programar acciones de seguimiento de cumplimiento para asegurarse de tomar medidas para proteger a sus empleados.,
OSHA anuló la regla electrónica obligatoria para proteger a los empleados en empresas privadas de ser identificados a través de solicitudes de la Ley de libertad de información (FOIA). Sin embargo, las solicitudes de FOIA solo se aplican al gobierno federal: no se aplican a su negocio. Por lo tanto, no hay razón para omitir los servicios digitales siempre y cuando proteja sus datos.
¿qué reporta o registra para OSHA y cuándo?,
si una lesión es grave y requiere hospitalización dentro de las 24 horas posteriores al incidente relacionado con el trabajo, debe informar a OSHA directamente dentro de las 24 horas posteriores a la determinación. En el caso de la COVID-19, debe notificar las hospitalizaciones de los casos de COVID-19 relacionados con el trabajo cuando la hospitalización se produce dentro de las 24 horas posteriores a la exposición al virus.
OSHA necesita saber sobre cualquier muerte en el trabajo que ocurra dentro de los 30 días del incidente dentro de las 8 horas posteriores a la muerte., Cuando se trata de muertes por COVID-19, se aplican las mismas reglas: si un trabajador muere dentro de los 30 días posteriores a la exposición al virus en el lugar de trabajo, una nueva guía de octubre de 2020 dice que debe reportar su muerte a la OSHA.
Obtenga más información sobre cómo reportar lesiones graves y muertes aquí.
todas las lesiones o enfermedades registradas deben ir en el registro del formulario 300, incluidas las que se reportan directamente a la OSHA.
¿cómo sabe si un caso es registrable?
no todas las lesiones o enfermedades necesitan ir en el registro de OSHA 300.,
generalmente, solo necesita registrar una lesión o enfermedad si implica:
- fatalidad
- Pérdida de audición Ocupacional
- Pérdida de conciencia
- días libres
- Trabajo Restringido, transferencia
- Tratamiento Médico
En otras palabras, si una lesión requiere que un empleado reciba tratamiento médico más allá de los primeros auxilios o el registro OSHA 300.
no es necesario registrar los casos que requieren solo primeros auxilios (o que no incluyen elementos de la lista anterior).
¿Qué cuenta como primeros auxilios?, OSHA define los primeros auxilios como » atención médica que generalmente se administra inmediatamente después de que ocurre la lesión y en el lugar donde ocurrió. A menudo consiste en un tratamiento único a corto plazo y requiere poca tecnología o capacitación para administrarlo.»
Las heridas menores como cortes, rasguños, rasguños y quemaduras menores generalmente caen bajo primeros auxilios, incluso si necesita un vendaje o desinfectante. Este es un ejemplo: si un empleado se corta el pulgar y necesita tratamiento en el trabajo, no se puede reportar. Si se cortan el pulgar y necesitan puntos de sutura en urgencias, va en el registro.,
las lesiones y enfermedades registradas también deben estar relacionadas con el trabajo. La definición de OSHA de» relación de trabajo » es muy amplia.
número estándar 1904.,5 La definición de» relación laboral «dice:» debe considerar que una lesión o enfermedad está relacionada con el trabajo si un evento o exposición en el ambiente de trabajo causó o contribuyó a la condición resultante o agravó significativamente una lesión o enfermedad preexistente.»
entender lo que cuenta y lo que no cuenta como relacionado con el trabajo es importante porque significa que si su empleado tiene una lesión preexistente, y uno de sus procesos no la respeta, entonces podría seguir en su registro si se trata de una «lesión registrable».,»Por ejemplo, si contrató a un empleado que ya tenía una hernia, y sus condiciones de trabajo la agravaron, entonces tiene que registrar la hernia incluso si no se originó en su lugar de trabajo.
hay algunas excepciones enumeradas en 1904.5 (b)., Si la lesión ocurrió gracias a la participación voluntaria del empleado en un programa de bienestar (como examen físico, actividad recreativa o una vacuna contra la gripe)
¿Cuáles son los errores más comunes de Mantenimiento de registros de OSHA?
los formularios de mantenimiento de registros de OSHA son bastante sencillos, pero algunas compañías todavía cometen errores en un intento de asegurarse de que sus formularios estén completos o porque recibieron información incorrecta.
uno de los errores más comunes es registrar cada incidente en un intento de evitar una multa. No es necesario registrar cada tos, estornudo o corte, ni debe hacerlo., Agregar demasiadas lesiones no registrables al registro puede aumentar su tasa de incidencia, lo que puede llevar a más inspecciones de OSHA e incluso hacer que sus tarifas de seguro crezcan. Incluso puede luchar para contratos de tierra si parece que tiene un historial de seguridad pobre.
Si se preocupa por registrar un incidente y decide no hacerlo, puede documentar su decisión de buena fe en caso de que surja más adelante.
Un segundo error común es dejar temp lesiones de empleados del registro., Las empresas de construcción y fabricación confían en temporeros que expresamente no son empleados a tiempo completo. OSHA dice que si trabajan para usted — en cualquier capacidad, incluyendo «supervisión diaria»-entonces una lesión registrable necesita ir en su registro de 300.
En tercer lugar, debe mantener registros de todos sus establecimientos individuales. Eso significa que si tiene tres sitios funcionando a la vez, necesita tres registros, uno dedicado a cada sitio.
¿Cuáles son las sanciones por no mantener un registro de OSHA 300?
las violaciones de OSHA aumentaron nuevamente el 23 de enero de 2019.,
Las violaciones de Mantenimiento de registros se consideran graves y cuestan 1 13,260 por violación. Sí, eso significa que no publicar su formulario 300A (informe de su registro) en su establecimiento le costará al menos 1 13,260 si, durante una inspección de la OSHA, se encuentra que está en violación de los requisitos.
¿está cumpliendo con sus obligaciones de Mantenimiento de registros de OSHA?
sus obligaciones de mantenimiento de registros de OSHA no solo mantienen a su negocio en cumplimiento con las regulaciones federales, sino que también mantienen a sus empleados a salvo de lesiones y enfermedades prevenibles.,
Las OSHA 300, 300A y 301 proporcionan una lista completa de las lesiones y enfermedades registradas que ocurren en su lugar de trabajo cubierto. Si no está en la lista de industrias parcialmente exentas, es esencial completar estos formularios de manera oportuna. Y no debe olvidar reportar las hospitalizaciones y muertes directamente a OSHA.
mantener un registro digital de OSHA
El mantenimiento de registros digitales ayuda a limitar su papeleo mientras garantiza que se cumplan todas sus obligaciones de mantenimiento de Registros.
Safesite es un sólido sistema de gestión de seguridad que facilita el cumplimiento de sus obligaciones de mantenimiento de Registros., Sincronice sus lesiones grabables con su registro OSHA 300. Descárguelo, imprímalo y muéstrelo entre febrero y abril de cada año.