Creare Database Utilizzando Microsoft Access – Microsoft Access è un’applicazione software elegante che viene fornito in bundle con la suite Microsoft Office Professional. Con questo semplice strumento di database, siamo sicuri di poter imparare a organizzare al meglio il nostro lavoro, e la nostra vita!

Perché usare Microsoft Access?

La maggior parte delle persone ci chiede: “Perché ho bisogno di un software di database di fantasia? Excel funziona abbastanza bene per le mie varie esigenze.,”

Ecco dove siamo felici di dirvi che Access non è un database” di fantasia”. È facile, potente efficace e può farti risparmiare un sacco di tempo e sforzi ripetitivi anche se ottieni il meglio dai tuoi dati. In effetti, scoprirai che puoi ottenere molto di più dai tuoi dati quando combini fogli Excel con un database di accesso ben organizzato.,

Microsoft Access

• Is a relational database tool. This means that all data is organized into (related) tables., È possibile utilizzare lo strumento per budget le spese mensili, organizzare il catalogo della biblioteca o mantenere una rubrica elaborata; la chiave sta nel strutturare i dati in tabelle semplici, non ridondanti che possono essere collegati tra loro.
• “Ricorda” i tuoi dati. A differenza di Excel, funziona anche come un banco di memoria senza soluzione di continuità che memorizza e ricorda i dati in modo da poter facilmente recuperare per un uso futuro. Ad esempio, potresti aver memorizzato diversi fogli Excel per le spese mensili., Ma se ora vuoi combinare questi fogli e studiarli insieme, dovrai utilizzare speciali (e talvolta ingombranti) funzionalità di Excel come grafici, dashboard, ecc. In Access, questo è senza soluzione di continuità.
• Rende le operazioni di dati complessi senza sforzo. Access offre tutte le operazioni di base che Excel fa, come ordinamento, calcoli,filtri, ecc. Inoltre, consente anche di unire o escludere i dati dalle tabelle (come unire fogli Excel) in base a criteri speciali. E la buona notizia è che tutto questo è senza sforzo in accesso!,

In questo articolo, ti guidiamo a costruire il tuo primo database funzionante con 6 semplici passaggi.

1. Organizza i tuoi dati in tabelle strutturate.

Se si intende utilizzare il database Access, è probabile che si abbia già un’idea corretta delle strutture di tabella che si desidera creare. Pensate a questo come un importante passo preparatorio in quanto è la struttura delle tabelle che decide il successo della vostra applicazione di accesso.

Alcune domande che ti aiuteranno a ottenere questo diritto includono:

• Che tipo di dati hai?, Documenti aziendali, file personali, dati che supportano la vostra società culturale? Idealmente, ogni tipo conterrà il proprio database.
• Che cosa è comune tra i dati che hai? Puoi raggrupparli in tabelle separate in base a questo fattore comune? Ad esempio: Entrate, spese, elenco indirizzi, ecc.
• Che cosa è unico in ogni tabella? Cosa è possibile utilizzare per identificare una riga di dati da ogni tabella? Ad esempio: Nome, ID, ecc. Questa sarà la chiave primaria e può essere una o più colonne. (Non preoccuparti se non trovi qualcosa di unico, poiché Access può generare automaticamente una chiave primaria.,)
• Quali sono i collegamenti di collegamento tra le tabelle? Queste sono potenziali chiavi esterne (imparerai di più su questo di seguito).

Ti suggeriamo di avere una bozza approssimativa della struttura del tuo tavolo su carta. Non preoccuparti della perfezione; i tuoi tavoli si evolveranno man mano che lavori con Access e acquisirai padronanza su di esso. Una volta che sei pronto, avvia Microsoft Access, scegli File -> Nuovo -> “Database vuoto” e fai clic sul tasto “Crea” per avviare il tuo primo database di Microsoft Access!,

Suggerimento: Scegli un nome appropriato che rifletta il tipo di database; questo suona molto meglio che chiamarlo semplicemente “Il mio primo database”!

1. Crea le tabelle

Una volta avviato e creato il tuo primo database, Access apre la vista “Strumenti tabella” per creare tabelle, perché in realtà, Access riguarda le tabelle!

Qui, creeremo una semplice applicazione di budget con 3 tabelle: spese regolari, entrate mensili e spese mensili., Le colonne evidenziate in blu sono univoche e possono quindi essere utilizzate come chiave primaria. (Si noti che dove più di una colonna è evidenziata in blu, la combinazione insieme è unica.)

Per aggiungere la tabella delle spese regolari, utilizzare la scheda a destra.

• La prima colonna (ID) viene generata automaticamente da Access e funge da chiave primaria predefinita. (Possiamo cambiare questo più tardi.)
• Clicca su “Clicca per aggiungere” per inserire il nome della colonna successiva. Ti verrà data una scelta (a discesa) per il tipo di colonna. Scegli Testo e inserisci “Nome spesa”.,
• Fare nuovamente clic per aggiungere la colonna successiva, scegliere il testo e immettere “Tipo”.
• Fare nuovamente clic per aggiungere la colonna successiva, scegliere il numero e immettere “Importo”.
• Infine, salva la tua tabella appena creata (usando il tasto Control + i tasti” S”). Quando viene richiesto un nome, digitare “Spese regolari”.

E lì, appena creata, è la tua prima tabella Microsoft Access. Evviva!

Dalla scheda CREA, utilizzare Create -> Tabella e seguire i passaggi precedenti per creare allo stesso modo le tabelle “Reddito mensile” e “Spese mensili”.,

Corsi consigliati

1. Inserire i dati nelle tabelle

In questo passaggio, inseriremo manualmente i dati nelle tabelle. Ma nota che Access offre molti altri modi semplici per importare dati in tabelle (da un foglio Excel, da un file di testo, ecc.).

Qui, dobbiamo menzionare che Access vince su Excel nella convalida dei dati se le tabelle sono giustamente progettate. Per comprendere la rilevanza del design della tabella, aggiungeremo semplicemente i dati alla tabella “Spese regolari” ed esploreremo le sfide.,

Ecco i dati che intendiamo aggiungere nelle nostre tabelle:

La “Vista scheda tecnica” è meglio utilizzata per aggiungere/eliminare / modificare i dati della tabella e si apre ogni volta che fai doppio clic sul nome di una tabella nella scheda a sinistra. È inoltre possibile accedervi utilizzando la scheda DESIGN – > View – > Design View. Una volta che sei in questa vista, scegli la tabella con cui lavorerai (“Spese regolari”) nella scheda a sinistra. Nella scheda a destra,

• Fare clic sulla seconda colonna (Nome spesa) e digitare “Affitto”.
• Fare clic sulla terza colonna (Tipo) e digitare “Fisso”.,
• Fare clic sulla quarta colonna (Importo) e digitare “2000”.
• Hai completato la prima riga. Ripeti per le righe rimanenti.
• Ripetere lo stesso per la tabella” Reddito “e” Spese mensili”.

Hai notato come Access ordina automaticamente i dati in ordine crescente di quantità? Se si desidera modificare questo, è possibile fare clic destro sul campo Importo e modificare l’ordinamento.

Come si è sicuri di aver osservato, Access genera automaticamente un numero univoco per la prima colonna (ID), poiché questo considera questa come la chiave primaria predefinita., Questa è la colonna che viene in genere utilizzata per recuperare righe univoche di dati dalla tabella.

Ma questo valore potrebbe essere difficile da ricordare in quanto non ha alcuna rilevanza per i nostri dati. Inoltre, abbiamo già identificato le nostre chiavi primarie univoche e dovremmo catturarlo nel design della tabella. Il prossimo passo ti mostrerà come ridisegnare il tavolo per occuparti di questo.

1. (Ri)Progetta le tue tabelle

Una volta create le tue tabelle, scommettiamo che sei curioso di vedere se sono andate bene., In effetti, è importante farlo in modo da poter includere eventuali regole aggiuntive per la convalida e l’accuratezza dei dati. È possibile verificare questo nella “Vista di progettazione”.

La vista Design più flessibile di Access è facilmente accessibile utilizzando la scheda DESIGN- > View- > Design View. (In alternativa, è possibile fare clic sul nome della tabella nella scheda a sinistra, e scegliere “Design View”.)

Se esplori la tabella “Spese regolari” (screenshot sopra), sei sicuro di rilevare alcune incongruenze., Risolviamo questo come segue:

• Per impostazione predefinita, la colonna ID generata automaticamente è impostata come chiave primaria, e quindi la piccola icona della chiave alla sua sinistra. Cambiamo questo evidenziando (solo clic) la colonna Nome spesa e scegliendo l’icona della chiave “Primaria” nella scheda in alto. (È anche possibile fare clic destro sul nome della colonna e scegliere “Chiave primaria””. L’icona della chiave cambierà di conseguenza.
• Non abbiamo più bisogno della colonna ID. Quindi fai clic destro su di esso e scegli “Elimina righe”. Questo cancellerà automaticamente questa colonna (e tutti i valori precedentemente inseriti per essa) da questa tabella.,
• La colonna Importo è impostata sul numero del tipo di dati. Cambia questo in Valuta.

Ora il nostro tavolo sembra buono. È possibile modificare allo stesso modo le altre 2 tabelle nella vista Design, per modificare la loro chiave primaria, impostare il tipo di dati di valuta e aggiungere ulteriori dati in tutte le tabelle in modo da poter giocare con esso in passaggi successivi.

1. Definire le relazioni di tabella

Ogni volta che si desidera semplicemente “visualizzare” i dati della tabella, è possibile utilizzare la vista del foglio dati. Ma pensiamo che ti piacerebbe vedere i risultati combinati di tutte le tue tabelle., Questo può essere ingombrante da fare in Excel ma è senza sforzo in Access. La chiave sta nella definizione delle relazioni di tabella.

Le relazioni definiscono il modo in cui le nostre tabelle sono “connesse” tra loro. Questi collegamenti di collegamento sono chiamati “chiavi esterne” nel gergo del database.

Per definire le relazioni delle tabelle in Access, vai alla scheda STRUMENTI DATABASE e fai clic su Relazioni. Verrà visualizzata una finestra di dialogo che elenca tutte le tabelle. Fare doppio clic su ogni tabella finché non vengono visualizzati nella vista relazioni in background. Se una tabella appare più di una volta, è possibile fare clic destro sulla tabella in più e selezionare “Nascondi tabella”.,

Una volta che tutte e 3 le tabelle sono visibili, puoi spostarle sullo schermo a tuo piacimento.

Ma in questo momento, non c’è nulla di speciale in questa vista. Le nostre tabelle sono semplicemente elencate, disconnesse. Per modificare questo, fare clic su SPESE REGOLARI.Campo Nome spese e trascinarlo verso SPESE MENSILI.Campo Nome spesa. Una finestra di dialogo dovrebbe aprirsi come segue:

Quello che stiamo facendo qui è creare una relazione uno-a-molti tra il nome Spesa della tabella Spese regolari e il nome Spesa della tabella Spese mensili.,

Spese regolari.Nome spesa- > Spese mensili.Nome spesa

Chiave primaria- > Chiave esterna

One- >Molti

Per questo,

• “Applica integrità referenziale” dovrebbe essere controllato. Ciò garantirà che tutti i valori aggiunti nella spesa mensile vengano confrontati con i valori della tabella delle spese regolari prima dell’aggiunta.
• Deseleziona le schede in “Cascata Aggiorna / Elimina campi correlati”. Questo eseguirà in cascata tutti gli aggiornamenti / eliminazioni nella tabella delle chiavi primarie (nel nostro caso, Spese regolari)., Quindi, se l’importo viene aggiornato per una particolare spesa, verrà collegato in cascata in tutte le tabelle correlate. Allo stesso modo con delete. Abbiamo volutamente deselezionare questo modo possiamo prendere qualsiasi mancata corrispondenza in un secondo momento. Infine, fare clic su Crea.
• Allo stesso modo, crea una relazione tra il Nome del mese delle spese mensili e il nome del mese del reddito mensile. Deseleziona l’opzione “Applica integrità referenziale” qui.,

La vista relazione dovrebbe riflettere automaticamente questo come segue:

Hai definito la tua prima relazione tabella e sei pronto per ottenere di più dai tuoi dati!

1. Interroga e visualizza i dati dalle tue tabelle

Questa è forse la parte più significativa e utile dell’utilizzo di Access su Excel. Vedete, abbiamo creato le nostre tabelle con il design giusto, dati aggiunti e relazioni definite. Il prossimo passo importante è quello di mettere tutto questo insieme e visualizzare ciò che i nostri dati combinati assomiglia. E questo viene fatto attraverso una QUERY.,

Qui, creeremo una semplice query per catturare eventuali disallineamenti nelle spese “fisse”.

È possibile creare una query utilizzando la scheda CREA- > Query Wizard, il modo più semplice per creare una query di base. Verrà richiesto:

• Tipo (semplice Query guidata).
• Nomi e campi delle tabelle. Scegliere Nome spesa, digitare& Importo da spese regolari e Mese& Importo da spese mensili.
• Dettaglio o Riepilogo. Scegli Dettagliato.,
• Digitare “Fixed Expense Mismatch Report” quando la procedura guidata richiede un nome e fare clic su Fine per generare la query report.

La query generata dovrebbe essere simile a questa (senza i punti salienti rossi):

Ma come puoi vedere, questa query mostra tutti i record di spesa, e non solo quelli non corrispondenti (come evidenziato in rosso). Possiamo risolvere questo problema usando il Design della query (fare clic con il tasto destro del mouse sul nome della query nella scheda a sinistra e selezionare “Vista progettazione”).

Useremo questa vista per aggiungere 2 criteri

1. Sotto spese regolari.,Digitare, aggiungere il valore ‘Fisso’ in Criteri (includere virgolette singole). Ciò limita i record di dati recuperati per avere type = Fixed.
2. Sotto uno qualsiasi degli importi, aggiungere i criteri speciali per verificare la mancata corrispondenza:”.Importo <>.Importo ” (senza virgolette). Il segno<> sta per “non uguale a”). Questo raccoglierà solo record non corrispondenti.

Insieme, questi criteri rileveranno record di spesa fissa non corrispondenti.,

Il risultato finale dovrebbe essere simile a questo:

E questo è davvero il risultato finale che desideriamo. Felicitazioni!!

La nota finale

In questo tutorial di base, sei stato esposto a un’ampia varietà di funzionalità di Microsoft Access, dalle tabelle alle relazioni alle query. Si consiglia di costruire sulle tabelle e le query elencate qui tentando operazioni più complesse.

I suggerimenti per ulteriori pratiche includono:

• Importazione della data nelle tabelle dal foglio Excel o file di testo separati da virgole (chiamati anche file csv).,
• Aggiunta di criteri di convalida per le tabelle utilizzando la vista di progettazione. Ad esempio, tentare di limitare i valori delle Spese regolari.Digitare solo valori “Fissi” o “Variabili”.
• Scopri le tabelle “normalizzate” e come influiscono sui tuoi dati. Riprogettare e creare gli esempi condivisi qui come tabelle normalizzate.
• Utilizzare Query Designer da zero per creare un rapporto di riepilogo contenente reddito totale, spese e saldo ogni mese per l’anno.,

Mentre i tuoi primi appuntamenti con Microsoft Access possono includere una curva di apprendimento ripida, possiamo garantire i premi che i tuoi sforzi porteranno. Microsoft Access è uno strumento di database leggero che consente di sfruttare una maggiore potenza sui dati con il minimo sforzo. Così andare avanti e felice Accesso-ing!!

Articolo consigliato

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1. 10 potenti funzionalità di Microsoft Access
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