Dopo aver analizzato i requisiti aziendali e completato la ricerca del fornitore, sei pronto per iniziare il processo di selezione di carne e patate del fornitore. Una richiesta ben scritta per la proposta (RFP) o richiesta di preventivo (RFQ) è la chiave per selezionare il miglior fornitore al miglior valore per la vostra azienda. Scrivere entrambi i tipi di richiesta non è difficile se si comprendono gli obiettivi e la funzione del documento.,
Decidere quale scrivere
Viene utilizzata una RFP se la qualità, il servizio o il prodotto finale saranno diversi da ciascun fornitore che risponde.
Un RFQ viene utilizzato per materie prime, servizi semplici o parti semplici / semplici con poco o nessun spazio per la differenziazione di prodotti o servizi tra i fornitori che rispondono. I punti di negoziazione sono stretti, inclusi articoli come orari di consegna o opzioni di imballaggio.,
Gli obiettivi di entrambi i documenti dovrebbero includere:
- Ottenere proposte dettagliate per valutare la risposta di ciascun fornitore in modo che i migliori interessi della tua azienda siano soddisfatti su tutti i fronti.
- Sfruttando la natura competitiva del processo di selezione del fornitore per negoziare il miglior affare possibile.
- Garantire che gli interessi di tutte le parti interessate all’interno della vostra azienda saranno soddisfatte e un consenso raggiunto.
- Mettere la vostra azienda in controllo dell’intero processo di selezione del fornitore e impostare le regole di selezione in anticipo.,
- Costruire la partnership tra voi e il venditore fin dall’inizio.
Strutturare la RFP o la RFQ
La RFP o la RFQ dovrebbero essere strutturate in modo da presentare chiaramente e sinteticamente le proprie esigenze al fornitore. Ogni documento sarà diverso a seconda del tipo di azienda e prodotto che stai cercando, ma ci sono alcune sezioni standard che dovrebbero essere incluse in qualsiasi RFP o RFQ tipica., Personalizza ogni sezione per le tue esigenze individuali:
- I dettagli di invio forniscono informazioni importanti per i fornitori, come le scadenze, l’indirizzo postale della tua azienda e una persona di contatto per domande e chiarimenti.
- Un’introduzione e un riepilogo esecutivo forniscono ai potenziali fornitori una breve panoramica della tua azienda e dei requisiti per il tuo prodotto o servizio. Dovrebbe essere scritto dopo che l’intero documento è finito per rendere più facile per voi per riassumere i punti chiave.,
- Una panoramica aziendale e lo sfondo descrive il vostro business, prodotti e settore di mercato. Questo aiuterà i potenziali fornitori a capire le esigenze che si sta cercando di riempire.
- Le specifiche dettagliate dovrebbero essere la sezione più lunga del documento. Per una RFP, conterrà le misure qualitative e i requisiti che guideranno la decisione di selezione. Per un RFQ questa sezione dovrebbe fornire le misure quantitative che stai cercando nella risposta del fornitore., Il criterio di esempio potrebbe includere disegni di prodotto, tolleranze ingegneristiche, livelli di servizio, pietre miliari, deliverable e timeline, requisiti tecnici o aziendali, funzionalità software e requisiti hardware.
- Le ipotesi e i vincoli di cui i fornitori devono essere informati sono elencati in questa sezione. La mancata franchezza e in anticipo con il venditore aprirà la porta alla rinegoziazione dell’accordo in una data successiva e alla possibilità di sforzare il rapporto che hai con il tuo fornitore., Gli argomenti possibili includono le spese di viaggio, i costi di aggiornamento / modifica e i diritti di licenza.
- Tutti i termini e le condizioni del contratto devono essere elencati in modo che il venditore possa dare una risposta equa e onesta. Questi possono includere opzioni di finanziamento, durata del contratto, opzioni di rinnovo, garanzie, penalità di consegna, livelli di servizio, ecc.
- Criteri di selezione su come prendere la vostra decisione è la sezione finale., Alcune aziende preferiscono mantenere queste informazioni totalmente confidenziali, mentre altre aziende ritengono che questo aiuterà i potenziali fornitori di concentrarsi su ciò che è importante per la vostra azienda.
Distribuire ai fornitori
Infine, comporre una lettera di copertura e inviare copie della RFP o RFQ a ciascuno dei fornitori selezionati durante il processo di ricerca. Assicurarsi che le informazioni di contatto appropriato è incluso al fine di fornire assistenza a qualsiasi fornitore che ne ha bisogno.,