Conosci gli obblighi di registrazione OSHA della tua azienda?

L’OSHA richiede alle imprese di costruzione e produzione (tra le altre) di completare e aggiornare regolarmente i documenti relativi alla sicurezza sul lavoro.

Forse il più noto di questi è il registro OSHA 300, che registra i dettagli di infortuni e malattie che si verificano sul posto di lavoro.

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In questo articolo:

• Tre forme di lesioni e malattie OSHA
• Perché l’OSHA ha severi requisiti di registrazione?
• Chi è tenuto a tenere un registro?
• Recenti modifiche ai requisiti
• COVID-19 Recordkeeping Requisiti
• Dove e quando pubblicare i registri OSHA
• La regola finale
• Utilizzando i record digitali per riempire OSHA 300
• Reporting vs., Registrazione
• Determinare se un caso è registrabile
• Errori di registrazione comuni
• Sanzioni di registrazione OSHA
• Soddisfare i requisiti

Anche se sembra solo più documenti, rimanere aggiornati e compilare i moduli in modo accurato è vitale. Non riuscendo a completare il lavoro di ufficio in tempo e con precisione può significare multe enormi e danneggiare il vostro programma di conformità complessiva.

Gli ispettori OSHA non sono timidi nel distribuirli — e queste sono solo le violazioni dei registri e non includono alcuna violazione della sicurezza sul lavoro che trovano., Ad esempio, l’anno scorso, l’OSHA ha multato un produttore di turbine eoliche Iowa 1 155.000 per violazioni che includevano la registrazione difettosa.

Quali sono le forme di registrazione di lesioni e malattie OSHA?

I requisiti di registrazione OSHA includono tre forme: OSHA 300, OSHA 300a e OSHA 301.

Il modulo OSHA 300 è il registro ufficiale in cui si documentano i dettagli degli infortuni e delle malattie che si verificano sul posto di lavoro., Esso comprende tre sezioni principali:

1. Identificazione della lesione /malattia (nome, numero del caso, titolo di lavoro)
2. Descrizione della lesione (data della lesione, dove si è verificato, descrizione della lesione/malattia)
3. Classificazione della lesione utilizzando le caselle di controllo (risultato della lesione (ad es.,, perso il lavoro, ricovero ospedaliero) e generali tipo di infortunio/malattia)

Quando si registra la malattia o infortunio sul 300 registro, è inoltre necessario compilare un Modulo 301 allo stesso tempo. Modulo 301 è il Rapporto incidente lesioni e malattia per ogni singolo evento, e ti dà più spazio per descrivere l’infortunio o la malattia come si è verificato nel contesto.,

Il rapporto 301 è dove racconti la storia di cosa è successo, perché e quali sono stati gli effetti per il dipendente.

Alla fine dell’anno, è necessario compilare il modulo 300A, che è il rapporto di riepilogo del registro., Potete utilizzare il Modulo 300 di compilare il Modulo 300A, individuando:

• numero Totale di decessi
• numero Totale di casi con giorni di distanza dal lavoro
• numero Totale di casi di trasferimento o di restrizione
• numero Totale di altri casi registrabili
• numero Totale di giorni di distanza dal lavoro
• numero Totale di giorni di lavoro o di trasferimento di restrizione
• Numero totale di infortuni, malattie della pelle, malattie respiratorie, posionings, la perdita dell’udito, e di altre malattie

Questo modulo è solo un conteggio delle conseguenze degli infortuni e delle malattie presso il vostro stabilimento., Non include alcuna informazione personale sui dipendenti.

Quali modifiche ha apportato OSHA ai requisiti?

OSHA ha introdotto il primo importante cambiamento recordkeeping nel 2002, quando ha annunciato le forme 300, 300A, e 301. Gli aggiornamenti del 2002 includevano anche la necessità di segnalare lesioni da punta/punta, disturbi muscoloscheletrici, trasmissione della tubercolosi e casi di perdita dell’udito standard threshold shift (STS).

Il prossimo grande aggiornamento è arrivato nel 2015, quando OSHA ha aggiornato sia i requisiti di reporting che di registrazione.,

A partire dal 2015, è necessario segnalare decessi correlati al lavoro, ricoveri e perdite di un occhio con un intervallo di tempo impostato chiamando il numero 1-800 dell’OSHA o chiamando l’ufficio della zona più vicina.

Il grande cambiamento di recordkeeping dell’OSHA nel 2015 rifletteva l’elenco delle industrie parzialmente esenti, che descriviamo e colleghiamo qui sotto. Ha anche aggiunto all’elenco degli stabilimenti tenuti a tenere registri, aggiungendo materiale da costruzione e forniture rivenditori, parti automobilistiche, accessori e negozi di pneumatici, e macchinari commerciali e industriali e noleggio/leasing di attrezzature all’elenco, tra gli altri.,

È necessario inviare annualmente il modulo OSHA 300, 300A e 301 se si è in un settore coperto e si hanno più di 250 dipendenti.

Nel 2016, l’OSHA ha pubblicato l’ultimo aggiornamento chiamato la regola “Miglioramento del monitoraggio degli infortuni e delle malattie sul posto di lavoro”. Non ha cambiato i requisiti fondamentali per il recordkeeping. Il grande cambiamento è stata la necessità di presentare tutte e tre le forme a OSHA ogni anno se siete in un settore coperto e hanno più di 250 dipendenti., Le organizzazioni nei settori ad alto rischio con 20-240 dipendenti possono presentare solo il modulo 300A entro il 2 marzo di ogni anno.

COVID-19 OSHA Recordkeeping Requisiti

COVID-19 presenta diverse sfide uniche per le organizzazioni che devono rispettare gli standard OSHA. OSHA aggiorna regolarmente i suoi requisiti per COVID-19, quindi è bene effettuare il check-in su base regolare per garantire che il registro OSHA 300 contenga tutto ciò di cui ha bisogno.

A partire da novembre 2020, l’OSHA richiede alle organizzazioni di registrare tutti i casi di COVID-19 quando un caso è correlato al lavoro e il caso soddisfa i criteri di registrazione in 29 CFR 1904.7., Ciò significa che COVID-19 differisce dall’influenza: non hai l’obbligo di registrare casi di influenza, anche se si diffondono attraverso il posto di lavoro.

In altre parole, non registrerai ogni caso COVID-19 che appare nel tuo posto di lavoro. Ma è necessario indagare su ogni caso per la relazione di lavoro e registrarlo sul registro OSHA 300 quando appare la prova della relazione di lavoro. L’OSHA ti giudicherà in base alla ragionevolezza della tua indagine e alle prove a tua disposizione., E poiché la maggior parte dei casi confermati di COVID-19 si tradurrà in giorni di distanza dal lavoro, la stragrande maggioranza dei casi relativi al lavoro dovrebbe essere sul registro OSHA 300.
Trovare il memorandum sulla guida di applicazione per COVID-19 record qui e OSHA dedicato COVID-19 pagina qui.

Perché l’OSHA ha severi requisiti di registrazione?

I requisiti di registrazione OSHA non sono lì per sfregare le lesioni sul posto di lavoro in faccia o vergognarti.

Il punto di questi severi requisiti è quello di monitorare le malattie e le lesioni in modo da poterle prevenire in futuro., La registrazione di questi consente all’utente (e all’OSHA) di identificare i modelli e correggere condizioni pericolose o pericolose.

Questi ti aiuteranno anche a trovare punti critici sia prima che altri dipendenti si facciano male o prima che il tuo ispettore OSHA li trovi per te e ti multe per loro.

Chi deve rispettare i requisiti di registrazione OSHA?

Quasi ogni datore di lavoro con oltre dieci dipendenti deve completare un modulo OSHA 300.

L’unica eccezione è se la tua azienda rientra in un settore elencato definito dall’aggiornamento delle regole 2015.,

L’aggiornamento del 2015 elencava alcuni settori che l’OSHA ritiene “a basso rischio” e questi sono solo parzialmente esenti.,i>

negozi di Scarpe

Junior college

Dentista uffici

gli uffici Medico

Ambulatoriale centri di cura

servizi per la cura Personale

Deathcare servizi

organizzazioni Religiose

Sociale, organizzazioni di difesa

Civile e le organizzazioni sociali

Servizi legali

Assicurazioni

tutte le parzialmente esenti industries

Se il vostro business è la lista di cui sopra o l’elenco completo (link qui sotto), allora non c’è bisogno di incontrare OSHA moduli necessari a meno che non OSHA in particolare si chiede di farlo per iscritto., La capacità dell’OSHA di richiedere di aderire alle regole di registrazione è comunque il motivo per cui sei solo “parzialmente” esente.

È possibile trovare un link all’elenco completo delle industrie parzialmente esenti (a partire dal 1 gennaio 2015) nella pagina “Appendice non obbligatoria al capitolo B”.

Dove e quando pubblichi i tuoi log?

Se l’OSHA richiede di completare i registri del modulo OSHA 300, è necessario assicurarsi che siano sempre aggiornati. Non dovresti compilarli mensilmente, trimestralmente o peggio — alla fine dell’anno.,

È inoltre necessario pubblicare un riepilogo dei moduli dell’anno precedente tra febbraio e aprile dell’anno successivo. Ad esempio, pubblicherai il tuo riepilogo 2019 tra febbraio e aprile 2020.

Anche se è necessario mantenerli solo per alcuni mesi, è necessario conservare tutti i record in cantiere per almeno cinque anni.

Qual è la regola finale OSHA?

In precedenza, l’OSHA richiedeva alle organizzazioni con 250 o più dipendenti di depositare elettronicamente il modulo 300 e 301. Tuttavia, non è più necessario farlo., In quella che viene chiamata la “regola finale OSHA”, l’amministrazione ha ripreso il requisito per il deposito elettronico.

OSHA ha annullato la regola di archiviazione elettronica per proteggere la privacy dei lavoratori perché il modulo 301 contiene informazioni personali sui dipendenti, incluso il loro nome, data di nascita e informazioni sulle loro cure mediche.

Tuttavia, solo l’aspetto del deposito elettronico della legge è scomparso. Nulla inverte la necessità di mantenere, postare e mantenere il 300, 301 o 300A per l’ispezione OSHA.,

Utilizzare i record digitali per soddisfare i requisiti OSHA

Solo perché l’OSHA non ti obbliga più a utilizzare l’archiviazione elettronica non significa che dovresti tornare alla carta o a un foglio di calcolo. È possibile utilizzare un sistema di gestione della sicurezza digitale, come Safesite, per registrare gli eventi in tempo reale e sincronizzare i dati in modo che l’intero team possa visualizzarli.,

La registrazione digitale è il modo preferito per garantire che i moduli siano corretti, aggiornati e facili per accedere. Con la segnalazione degli incidenti in tempo reale di Safesite e il registro digitale OSHA 300, è possibile registrare immediatamente gli incidenti registrabili. È inoltre possibile pianificare le azioni di conformità di follow-up per assicurarsi di adottare misure per proteggere i dipendenti.,

OSHA rovesciato la regola elettronica obbligatoria per proteggere i dipendenti in aziende private da essere identificati attraverso Freedom of Information Act (FOIA) richieste. Tuttavia, le richieste FOIA si applicano solo al governo federale: non si applicano alla tua attività. Quindi non c’è motivo per te di saltare i servizi digitali finché proteggi i tuoi dati.

Cosa segnalate o registrate per OSHA e quando?,

Se un infortunio è grave e richiede il ricovero in ospedale entro 24 ore dall’incidente relativo al lavoro, è necessario segnalarlo all’OSHA direttamente entro 24 ore dopo aver effettuato la determinazione. Nel caso di COVID-19, è necessario segnalare ricoveri di casi di COVID-19 correlati al lavoro quando l’ospedalizzazione si verifica entro 24 ore dall’esposizione al virus.

L’OSHA deve conoscere eventuali decessi sul lavoro che si verificano entro 30 giorni dall’incidente entro 8 ore dalla morte., Quando si tratta di incidenti mortali di COVID-19, si applicano le stesse regole: se un lavoratore muore entro 30 giorni dall’esposizione al virus sul posto di lavoro, le nuove linee guida di ottobre 2020 dicono che è necessario segnalare la loro morte all’OSHA.

Ulteriori informazioni su come segnalare lesioni gravi e decessi qui.

Tutte le lesioni o malattie registrabili devono andare sul registro del modulo 300, comprese quelle segnalate direttamente all’OSHA.

Come fai a sapere se un caso è registrabile?

Non tutte le lesioni o malattie devono andare sul registro OSHA 300.,

in genere, è solo bisogno di registrare un infortunio o di una malattia, se si tratta di:

• Fatalità
• Occupazionale la perdita dell’udito
• Perdita di coscienza
• Giorni
• Ristretto di lavoro, di trasferimento
• trattamento Medico

In altre parole, se un infortunio richiede un dipendente di ricevere le cure mediche al di là di primo soccorso o andare con restrizioni e/o modificati a dovere, poi va sul OSHA 300 registro.

Non è necessario registrare casi che richiedono solo il primo soccorso (o che non includono elementi dall’elenco sopra).

Cosa conta come primo soccorso?, OSHA definisce il primo soccorso come ” assistenza medica che di solito viene somministrata immediatamente dopo che si verifica la lesione e nel luogo in cui si è verificato. Spesso consiste in un trattamento una tantum a breve termine e richiede poca tecnologia o formazione per amministrare.”

Ferite minori come tagli, graffi, graffi e ustioni minori di solito cadono sotto il primo soccorso, anche se avevi bisogno di una benda o di un disinfettante. Ecco un esempio: se un dipendente taglia il pollice e ha bisogno di cure al lavoro, non è segnalabile. Se si tagliano il pollice e hanno bisogno di punti al pronto soccorso, va sul registro.,

Anche le lesioni e le malattie registrate devono essere legate al lavoro. La definizione di OSHA di “rapporto di lavoro” è molto ampia.

Numero standard 1904.,5 definizione di “lavoro-relatedness” dice: “È necessario considerare un infortunio o malattia di essere legati al lavoro se un evento o esposizione nell’ambiente di lavoro sia causato o contribuito alla condizione risultante o significativamente aggravato un infortunio o malattia preesistente.”

Capire cosa conta e non conta come correlato al lavoro è importante perché significa che se il tuo dipendente ha un infortunio preesistente e uno dei tuoi processi non lo rispetta, potrebbe comunque andare sul tuo record se si tratta di un ” infortunio registrabile.,” Ad esempio, se hai assunto un dipendente che aveva già un’ernia e le tue condizioni di lavoro l’hanno aggravata, allora devi registrare l’ernia anche se non ha avuto origine sul tuo cantiere.

Ci sono alcune eccezioni elencate in 1904.5(b)., Se l’infortunio è accaduto grazie per il dipendente la partecipazione volontaria a un programma di benessere (palestra, simile a un esame, ricreativi, o un colpo di influenza)

Se la malattia è il risultato di un dipendente di mangiare o bere qualcosa che hanno portato o ordinato

Se la lesione si verifica quando un dipendente di completare le attività personali durante l’orario di lavoro (presso la struttura

Se il danno è auto-inflitta (intenzionalmente)

Se la malattia è il comune raffreddore o l’influenza

Se la malattia è malattia mentale (a meno che un professionista sanitario ritenga, in caso contrario, e.,g., PTSD derivato dal lavoro)

Se l’infortunio si verifica sulla strada di accesso o nel parcheggio durante gli spostamenti del dipendente

Quali sono gli errori di registrazione OSHA più comuni?

I moduli di registrazione dell’OSHA sono abbastanza semplici, ma alcune aziende commettono ancora errori nel tentativo di assicurarsi che i loro moduli siano completi o perché hanno ricevuto cattive informazioni.

Uno degli errori più comuni è la registrazione di ogni incidente nel tentativo di evitare una multa. Non è necessario registrare ogni tosse, starnuto o taglio, né dovresti., L’aggiunta di troppe lesioni non registrabili al registro può aumentare il tasso di incidenza, che può portare a più ispezioni OSHA e persino far crescere i tassi di assicurazione. Si può anche lottare per contratti di terra se sembra che si dispone di un record di sicurezza poveri.

Se ti preoccupi di registrare un incidente e decidere contro di esso, puoi documentare la tua decisione in buona fede nel caso in cui si presenti più tardi.

Un secondo errore comune è lasciare le lesioni dei dipendenti temporanei fuori dal registro., Le imprese di costruzione e produzione si affidano a temps che non sono espressamente dipendenti a tempo pieno. OSHA dice che se lavorano per te – a qualsiasi titolo, inclusa la “supervisione quotidiana” – allora un infortunio registrabile deve andare sul tuo registro 300.

In terzo luogo, è necessario mantenere i registri per tutti i singoli stabilimenti. Ciò significa che se hai tre siti in esecuzione contemporaneamente, hai bisogno di tre registri, uno dedicato a ciascun sito.

Quali sono le sanzioni per non aver mantenuto un registro OSHA 300?

Le violazioni OSHA sono aumentate di nuovo il 23 gennaio 2019.,

Le violazioni del Recordkeeping sono considerate gravi e funzionano a $13,260 per violazione. Sì, ciò significa che non pubblicare il tuo modulo 300A (rapporto del tuo registro) presso il tuo stabilimento ti costerà almeno $13,260 se, durante un’ispezione OSHA, ti trovi in violazione dei requisiti.

Stai rispettando i tuoi obblighi di registrazione OSHA?

I tuoi obblighi di registrazione OSHA non solo mantengono la tua attività conforme alle normative federali, ma mantengono anche i tuoi dipendenti al sicuro da lesioni e malattie prevenibili.,

OSHA 300, 300a e 301 forniscono un elenco completo delle lesioni e delle malattie registrabili che si verificano sul posto di lavoro coperto. Se non si è nell’elenco delle industrie parzialmente esenti, è essenziale completare questi moduli in modo tempestivo. E non dovresti dimenticare di segnalare ricoveri e decessi direttamente all’OSHA.

Mantenere un registro OSHA digitale

La registrazione digitale aiuta a limitare le pratiche burocratiche garantendo al contempo il rispetto di tutti gli obblighi di registrazione.

Safesite è un robusto sistema di gestione della sicurezza che rende semplice soddisfare i vostri obblighi di registrazione., Sincronizza le lesioni registrabili con il registro OSHA 300. Scaricare, stampare e visualizzare tra febbraio e aprile di ogni anno.