después de analizar los requisitos de su negocio y completar su búsqueda de proveedores, está listo para comenzar el proceso de selección de proveedores. Una solicitud de propuesta (RFP) o solicitud de cotización (RFQ) bien escrita es la clave para seleccionar el mejor proveedor con el mejor valor para su empresa. Escribir cualquier tipo de solicitud no es difícil si comprende los objetivos y la función del documento.,
decida qué escribir
se utiliza una RFP si la calidad, el servicio o el producto final serán diferentes de cada proveedor que responda.
una RFQ se utiliza para productos básicos, servicios simples o piezas sencillas/sin complicaciones con poco o ningún espacio para la diferenciación de productos o servicios entre los proveedores que responden. Los puntos de negociación son estrechos, incluidos artículos como los calendarios de entrega o las opciones de embalaje.,
los objetivos de cualquier documento deben incluir:
- obtener propuestas detalladas para evaluar la respuesta de cada proveedor para que se cumplan los mejores intereses de su empresa en todos los frentes.
- aprovechar la naturaleza competitiva del proceso de selección de proveedores para negociar el mejor trato posible.
- garantizar que se cumplan los intereses de todos los stakeholders dentro de su empresa y se alcance un consenso.
- poner a su empresa en control de todo el proceso de selección de proveedores y establecer las reglas de selección por adelantado.,
- construir la asociación entre usted y el proveedor desde el principio.
estructuración de la RFP o RFQ
la RFP o RFQ debe estructurarse de manera que presente clara y sucintamente sus necesidades al proveedor. Cada documento será diferente dependiendo del tipo de empresa y producto que esté buscando, pero hay algunas secciones estándar que deben incluirse en cualquier RFP o RFQ típica., Personalice cada sección para sus necesidades individuales:
- Los detalles de envío proporcionan información importante para que los proveedores la conozcan, como los plazos, la dirección postal de su empresa y una persona de contacto para preguntas y aclaraciones.
- Una introducción y resumen ejecutivo proporciona a los posibles proveedores Una breve descripción de su empresa y los requisitos para su producto o servicio. Debe escribirse después de que el documento completo esté terminado para que sea fácil para usted resumir los puntos clave.,
- Una visión general del negocio y los antecedentes describen su negocio, Productos y sector de mercado. Esto ayudará a los posibles proveedores a comprender las necesidades que está tratando de llenar.
- Las especificaciones detalladas deben ser la sección más larga del documento. Para una solicitud de propuestas, contendrá las medidas cualitativas y los requisitos que impulsarán la decisión de selección. Para una RFQ, esta sección debe proporcionar las medidas cuantitativas que está buscando en la respuesta del proveedor., El criterio de ejemplo puede incluir dibujos de productos, tolerancias de ingeniería, niveles de servicio, hitos, entregables y plazos, requisitos técnicos o comerciales, funcionalidad de software y requisitos de hardware.
- las suposiciones y restricciones que los proveedores deben tener en cuenta se enumeran en esta sección. El no ser franco y directo con el proveedor abrirá la puerta a la renegociación del acuerdo en una fecha posterior y la posibilidad de forzar la relación que tiene con su proveedor., Los posibles temas incluyen gastos de viaje, costos de actualización/modificación y derechos de licencia.
- Los términos y condiciones del contrato deben enumerarse para que el vendedor pueda dar una respuesta justa y honesta. Estos pueden incluir opciones de financiamiento, duración del contrato, opciones de renovación, garantías, multas de entrega, niveles de servicio, etc.
- Los criterios de selección sobre cómo tomarás tu decisión son la sección final., Algunas compañías prefieren mantener esta información totalmente confidencial, mientras que otras compañías creen que esto ayudará a los posibles proveedores a centrarse en lo que es importante para su empresa.
distribuir a proveedores
finalmente, redacte una carta de presentación y envíe copias de su RFP o RFQ a cada uno de los proveedores que seleccionó durante su proceso de búsqueda. Asegúrese de incluir la información de contacto adecuada para proporcionar asistencia a cualquier proveedor que la necesite.,