Crear base de datos usando Microsoft Access: Microsoft Access es una aplicación de software ingeniosa que viene incluida con la suite profesional de Microsoft Office. ¡Con esta sencilla herramienta de base de datos, podemos aprender a organizar mejor nuestro trabajo y nuestra vida!

¿por qué usar Microsoft Access?

La mayoría de la gente nos pregunta: «¿por qué necesito un software de base de datos de lujo? Excel funciona lo suficientemente bien para mis variadas necesidades.,»

Aquí es donde nos alegra decirle que Access no es una base de datos» elegante». Es fácil, muy eficaz, y puede ahorrarle mucho tiempo y esfuerzo repetitivo, incluso a medida que obtiene lo mejor de sus datos. De hecho, encontrará que puede obtener mucho más datos cuando combina hojas de Excel con una base de datos de Acceso bien organizada.,

Microsoft Access

• Is a relational database tool. This means that all data is organized into (related) tables., Puede utilizar la herramienta para presupuestar sus gastos mensuales, organizar su catálogo de la biblioteca o mantener una elaborada libreta de direcciones; la clave radica en estructurar sus datos en tablas simples y no redundantes que se puedan vincular entre sí.
• «Recuerda» sus datos. A diferencia de Excel, también funciona como un banco de memoria sin fisuras que almacena y recuerda sus datos para que pueda recuperarlos fácilmente para su uso futuro. Por ejemplo, puede haber almacenado varias hojas de Excel para gastos mensuales., Pero si ahora desea combinar estas hojas y estudiarlas juntas, tendrá que usar características especiales (y a veces engorrosas) de Excel como gráficos, paneles, etc. En Access, esto es perfecto.
• hace que las operaciones de datos complejas sean fáciles. Access ofrece todas las operaciones básicas que hace Excel, como clasificación, cálculos, filtros, etc. Además, también le permite unir o excluir datos de tablas (como unir hojas de Excel) según criterios especiales. Y la buena noticia es que todo esto es sin esfuerzo en el acceso!,

en este artículo, le guiamos para construir su primera base de datos de trabajo con 6 sencillos pasos.

1. Organice sus datos en tablas estructuradas.

Si tiene la intención de utilizar Access database, es probable que ya tenga una idea clara sobre las estructuras de tablas que desea crear. Piense en esto como un paso preparatorio importante, ya que es la estructura de sus tablas la que decide el éxito de su aplicación de acceso.

algunas preguntas que te ayudarán a hacerlo bien incluyen:

• ¿Qué tipo de datos tienes?, Registros de negocios, archivos personales, datos que apoyan su sociedad Cultural? Idealmente, cada tipo contendrá su propia base de datos.
• ¿Qué es común entre los datos que tiene? ¿Puede agruparlos en tablas separadas basadas en este factor común? Por ejemplo: ingresos, gastos, lista de direcciones, etc.
• ¿Qué es único en cada tabla? ¿Qué puede usar para identificar una fila de datos de cada tabla? Por ejemplo: Nombre, Id, etc. Esta será la clave principal y puede ser una o más columnas. (No se preocupe si no encuentra algo único, ya que Access puede generar automáticamente una clave primaria.,)
• ¿Cuáles son los enlaces de conexión entre las tablas? Estas son posibles claves foráneas (aprenderá más sobre esto a continuación).

le sugerimos que tenga un borrador de la estructura de su tabla en papel. No te preocupes por la perfección; tus mesas evolucionarán a medida que trabajes con Access y ganes dominio sobre ellas. Una vez que esté listo, inicie Microsoft Access, elija File -> New -> «Blank Database» y haga clic en la tecla «Create» para iniciar su primera base de datos de Microsoft Access!,

sugerencia: elija un nombre apropiado que refleje el tipo de su base de datos; esto suena mucho mejor que simplemente llamarlo «mi primera base de datos»!

1. crear las tablas

Una vez que inicie con éxito y cree su primera base de datos, Access abre la vista «herramientas de tabla» para crear tablas, porque en realidad, Access es todo sobre tablas!

aquí, crearemos una aplicación de presupuesto simple con 3 tablas: gastos regulares, ingresos mensuales y gastos mensuales., Las columnas resaltadas en azul son únicas y, por lo tanto, pueden usarse como clave principal. (Tenga en cuenta que cuando más de una columna está resaltada en azul, la combinación es única.)

para agregar la tabla de gastos regulares, use la pestaña del lado derecho.

• La primera columna (ID) se genera automáticamente por Access y sirve como clave principal predeterminada. (Podemos cambiar esto más tarde.)
• haga clic en «Haga clic para agregar» para ingresar el siguiente nombre de columna. Se le dará una opción (desplegable) para el tipo de columna. Elija texto e ingrese «nombre de gasto».,
• de nuevo haga clic para agregar la siguiente columna, elija texto e ingrese «Tipo».
• de nuevo haga clic para agregar la siguiente columna, elija número e ingrese «cantidad».
• Finalmente, Guarde su tabla recién creada (usando la tecla de Control + las teclas «S»). Cuando se le solicite un nombre, escriba «gastos regulares».

Y allí, recién creado, propia de la primera tabla de Microsoft Access. ¡Hurra!

en la pestaña Crear, use la tabla Create -> y siga los pasos anteriores para crear de manera similar las tablas «ingresos mensuales» y «gastos mensuales».,

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1. Introduzca los datos en las tablas

En este paso, vamos a introducir manualmente los datos en las tablas. Pero tenga en cuenta que Access ofrece varias otras formas sin esfuerzo de importar datos en tablas (desde una hoja de Excel, desde un archivo de texto, etc.).

Aquí, debemos mencionar que Access gana sobre Excel en la validación de datos si las tablas están correctamente diseñadas. Para entender la relevancia del diseño de la mesa, simplemente agregaremos datos a la tabla de «gastos regulares» y exploraremos los desafíos.,

Aquí están los datos que pretendemos agregar a nuestras tablas:

la «vista de hoja de datos» se usa mejor para agregar/eliminar / alterar los datos de la tabla, y se abre cada vez que hace doble clic en el nombre de una tabla en la pestaña del lado izquierdo. También puede acceder a ella mediante la pestaña Diseño – > View -> Design View. Una vez que esté en esta vista, elija la tabla con la que trabajará («gastos regulares») en la pestaña del lado izquierdo. En la pestaña del lado derecho,

• haga clic en la segunda columna (Nombre del gasto) y escriba «alquiler».
• haga clic en la tercera columna (Tipo) y escriba «fijo».,
• haga clic en la cuarta columna (Cantidad) y escriba «2000».
• ha completado la primera fila. Repetir para las filas restantes.
• repita lo mismo para la tabla» ingresos «y» gastos mensuales».

notó cómo el Acceso automáticamente ordena los datos en orden creciente de cantidad? Si desea cambiar esto, puede hacer clic con el botón derecho en el campo Cantidad y cambiar el orden de clasificación.

Como seguramente habrá observado, Access genera automáticamente un número único para la primera columna (ID), ya que esto la trata como la clave principal predeterminada., Esta es la columna que se utiliza normalmente para recuperar filas únicas de datos de la tabla.

pero este valor puede ser difícil de recordar ya que no tiene relevancia para nuestros datos. Además, ya hemos identificado nuestras claves primarias únicas y deberíamos capturarlas en el diseño de la mesa. El siguiente paso le mostrará cómo rediseñar la mesa para cuidar de esto.

1. (Re)diseña tus mesas

Una vez que hayas creado tus mesas, apostamos a que tienes curiosidad por ver si salieron bien., De hecho, es importante hacer esto para que pueda incluir reglas adicionales para la validación y precisión de los datos. Puede verificar esto en la «vista de diseño».

Se puede acceder fácilmente a la vista de diseño más flexible de Access mediante la pestaña Diseño ->View -> Design View. (Alternativamente, puede hacer clic en el nombre de la tabla en la pestaña del lado izquierdo y elegir «vista de diseño».)

si explora la tabla «gastos regulares» (imagen anterior), seguramente detectará algunas inconsistencias., Vamos a arreglar esto de la siguiente manera:

• de forma predeterminada, la columna ID generada automáticamente se establece como clave principal, y por lo tanto el icono de Clave Pequeña a su izquierda. Cambiamos esto resaltando (con un solo clic) la columna Nombre de gasto y eligiendo el icono de clave «principal» en la pestaña superior. (También puede hacer clic derecho en el nombre de la columna y elegir «clave primaria»). El icono de la llave cambiará en consecuencia.
• Ya no necesitamos la columna ID. Así que haga clic derecho sobre él y elija «Eliminar filas». Esto eliminará automáticamente esta columna (y todos los valores previamente insertados para ella) de esta tabla.,
• La columna cantidad se establece en número de tipo de datos. Cambie esto a la moneda.

ahora nuestra mesa se ve bien. De manera similar, puede editar las otras 2 tablas en la vista Diseño, para alterar su clave principal, establecer el tipo de datos de moneda y agregar datos adicionales a todas las tablas para que podamos jugar con él en pasos sucesivos.

1. definir relaciones de tabla

siempre que desee simplemente » ver » los datos de la tabla, se puede utilizar la vista de hoja de datos. Pero creemos que le gustaría ver los resultados combinados de todas sus tablas., Esto puede ser engorroso de hacer en Excel, pero es sin esfuerzo en el acceso. La clave está en definir las relaciones de tabla.

Las relaciones definen cómo nuestras tablas están «conectadas» entre sí. Estos enlaces de conexión se denominan «claves foráneas» en la jerga de la base de datos.

para definir relaciones de tabla en Access, vaya a la pestaña Herramientas de base de datos y haga clic en Relaciones. Verá un cuadro de diálogo que enumera todas las tablas. Haga doble clic en cada tabla hasta que se vean en la vista relaciones en segundo plano. Si una tabla aparece más de una vez, puede hacer clic con el botón derecho en la tabla adicional y seleccionar «Ocultar tabla».,

Una vez que las 3 tablas estén visibles, puede moverlas por la pantalla a su gusto.

pero en este momento, no hay nada especial en esta vista. Nuestras mesas están simplemente listadas, desconectadas. Para cambiar esto, haga clic en gastos regulares.Nombre de gasto y arrástrelo hacia gastos mensuales.Campo de nombre de gasto. Un cuadro de diálogo debe abrirse de la siguiente manera:

lo que estamos haciendo aquí es crear una relación de uno a muchos entre el nombre de gasto de la tabla de gastos regulares y el nombre de gasto de la tabla de gastos mensuales.,

gastos ordinarios.Nombre del gasto – > gastos mensuales.Nombre de gasto

clave primaria – > clave foránea

One -> Many

para esto,

• «Enforce Referential Integrity» debe estar marcada. Esto asegurará que todos los valores agregados en gastos mensuales se cotejarán con los valores de la tabla de gastos regulares antes de la adición.
• desmarque las pestañas para «actualizar en cascada / eliminar campos relacionados». Esto hará cascada de todas las actualizaciones / eliminaciones en la tabla de clave primaria (en nuestro caso, gastos regulares)., Por lo tanto, si la cantidad se actualiza para un gasto en particular, se agregará en cascada a todas las tablas relacionadas. Lo mismo con eliminar. Deliberadamente desmarcamos esto para que podamos detectar cualquier desajuste en un momento posterior. Finalmente, haga clic en Crear.
• Del mismo modo, cree una relación entre el nombre del mes de los gastos mensuales y el nombre del mes de los ingresos mensuales. Desmarque la opción «Aplicar integridad referencial» aquí.,

la vista de relación debe reflejar esto automáticamente de la siguiente manera:

¡ha definido su primera relación de tabla y está listo para sacar más provecho de sus datos!

1. consultar y ver datos de sus tablas

Esta es quizás la parte más significativa y útil de usar Access sobre Excel. Verás, hemos creado nuestras tablas con el diseño correcto, agregamos datos y definimos relaciones. El siguiente paso importante es reunir todo esto y ver cómo se ven nuestros datos combinados. Y esto se hace a través de una consulta.,

aquí, crearemos una consulta simple para capturar cualquier desajuste en los gastos» fijos».

Puede crear una consulta utilizando la pestaña Crear – > Asistente de Consulta, la forma más fácil de crear una consulta básica. Se le pedirá:

• Tipo (Asistente de consulta Simple).
• nombres de tablas y campos. Elija Nombre de gasto, escriba &cantidad de gastos regulares y Month & cantidad de gastos mensuales.
• Detalle o Resumen. Elija Detallado.,
• escriba «Fixed Expense Mismatch Report» cuando el asistente le solicite un nombre y haga clic en Finalizar para generar la consulta del informe.

la consulta generada debería tener este aspecto (sin los resaltados en rojo):

pero como puede ver, esta consulta muestra todos los registros de gastos, y no solo los que no coinciden (como se resalta en rojo). Podemos arreglar esto usando el diseño de la consulta (haga clic derecho en el nombre de la consulta en la pestaña del lado izquierdo y seleccione «Vista de diseño»).

usaremos esta vista para agregar 2 criterios

1. Bajo gastos regulares.,Escriba, agregue el valor ‘Fixed’ bajo Criteria (incluya comillas simples). Esto restringe los registros de datos recuperados a tener type = Fixed.
2. en cualquiera de las cantidades, agregue los criterios especiales para verificar si hay un desajuste:».Cantidad <> .Importe » (sin cotizaciones). El <> signo significa «no igual a»). Esto recogerá solo registros no coincidentes.

juntos, estos criterios recogerán los registros de gastos fijos no coincidentes.,

El resultado final debería parecerse a esto:

Y este es el resultado final que deseamos. ¡Felicitaciones!!

la nota final

en este tutorial básico, ha estado expuesto a una amplia variedad de características de Microsoft Access, desde tablas hasta relaciones y consultas. Le recomendamos que construya sobre las tablas y consultas enumeradas aquí intentando operaciones más complejas.

Las sugerencias para la práctica posterior incluyen:

• importar la fecha en tablas desde la hoja de Excel, o archivos de texto separados por comas (también llamados archivos csv).,
• agregar criterios de validación para tablas usando la vista de diseño. Por ejemplo, intente restringir los valores de los gastos ordinarios.Escriba solo en valores» fijos «o» variables».
• conozca las tablas «normalizadas» y cómo afectan sus datos. Rediseñe y cree los ejemplos compartidos aquí como tablas normalizadas.
• utilice Query Designer desde cero para crear un informe de resumen que contenga los ingresos totales, los gastos y el saldo de cada mes para el año.,

si bien sus primeras citas con Microsoft Access pueden incluir una curva de aprendizaje pronunciada, podemos garantizar las recompensas que sus esfuerzos traerán. Microsoft Access es una herramienta de base de datos ligera que le permite aprovechar una mayor potencia en sus datos con el mínimo esfuerzo. Así que seguir adelante y feliz acceso-ing!!

artículo recomendado

Aquí hay algunos artículos que le ayudarán a obtener más detalles sobre la base de datos crear usando Microsoft access, así que simplemente vaya a través del enlace.,

1. 10 potentes funciones de Microsoft Access
2. Excel Skills
3. ¿Cómo mejorar sus habilidades de Microsoft Excel?
4. Gráfico dinámico en Excel 2016