după analizarea cerințelor afacerii dvs. și finalizarea căutării furnizorului, sunteți gata să începeți carnea și cartofii procesului de selecție a furnizorului. O cerere de ofertă bine scrisă (RFP) sau o cerere de ofertă (RFQ) este cheia pentru selectarea celui mai bun Furnizor la cea mai bună valoare pentru compania dvs. Scrierea oricărui tip de solicitare nu este dificilă dacă înțelegeți obiectivele și funcția documentului.,
decideți ce să scrieți
un RFP este utilizat dacă calitatea, serviciul sau produsul final vor fi diferite de fiecare furnizor care răspunde.un RFQ este utilizat pentru mărfuri, servicii simple sau piese simple/necomplicate, cu puțin sau deloc loc pentru diferențierea produselor sau serviciilor între furnizorii care răspund. Punctele de negociere sunt înguste, inclusiv elemente, cum ar fi orarele de livrare sau opțiuni de ambalare.,obiectivele fiecărui document ar trebui să includă:
- obținerea de propuneri detaliate pentru a evalua răspunsul fiecărui furnizor, astfel încât interesele companiei dvs. să fie îndeplinite pe toate fronturile.
- folosind natura competitivă a procesului de selecție a vânzătorului pentru a negocia cea mai bună afacere posibilă.
- asigurându-vă că interesele tuturor părților interesate din cadrul companiei dvs. vor fi îndeplinite și se va ajunge la un consens.
- punerea compania dumneavoastră în controlul întregului proces de selecție furnizor și stabilirea regulilor de selecție în față.,
- construirea parteneriatului dintre dvs. și furnizor chiar de la început.
structurarea RFP sau RFQ
RFP sau RFQ ar trebui să fie structurate într-un mod care prezintă în mod clar și succint nevoile dvs. furnizorului. Fiecare document va fi diferit în funcție de tipul de companie și produs pe care îl căutați, dar există unele secțiuni standard care ar trebui să fie incluse în orice RFP tipic sau RFQ., Adaptați fiecare secțiune pentru nevoile dvs. individuale:
- detalii de trimitere furnizați informații importante pentru furnizori, cum ar fi termenele limită, adresa poștală a companiei dvs. și o persoană de contact pentru întrebări și clarificări.
- o introducere și un rezumat executiv oferă potențialilor furnizori o scurtă trecere în revistă a companiei dvs. și a cerințelor pentru produsul sau serviciul dvs. Ar trebui să fie scris după terminarea întregului document pentru a vă facilita rezumarea punctelor cheie.,
- o prezentare generală și un fundal de afaceri descrie afacerea, produsele și sectorul de piață. Acest lucru va ajuta potențialii furnizori să înțeleagă nevoile pe care încercați să le completați.
- specificațiile detaliate ar trebui să fie cea mai lungă secțiune a documentului. Pentru un RFP, acesta va conține măsurile și cerințele calitative care vor conduce decizia de selecție. Pentru o cerere de ofertă, Această secțiune ar trebui să furnizeze măsurile cantitative pe care le căutați în răspunsul furnizorului., Criteriul de exemplu poate include desenele produsului, toleranțele tehnice, nivelurile de servicii, etapele de etapă, livrabilele și termenele, cerințele tehnice sau de afaceri, funcționalitatea software-ului și cerințele hardware.
- ipoteze și constrângeri vânzătorii trebuie să fie conștienți de sunt enumerate în această secțiune. Nerespectarea directă și în avans cu vânzătorul va deschide ușa renegocierii acordului la o dată ulterioară și posibilitatea de a tensiona relația pe care o aveți cu vânzătorul., Subiectele posibile includ cheltuielile de călătorie, costurile de actualizare/modificare și drepturile de licențiere.
- orice termeni și condiții ale contractului trebuie să fie enumerate pentru ca vânzătorul să facă un răspuns corect și onest. Acestea pot include opțiuni de finanțare, durata contractului, Opțiuni de reînnoire, garanții, penalități de livrare, niveluri de servicii etc.
- criteriile de selecție privind modul în care veți lua decizia este secțiunea finală., Unele companii preferă să păstreze aceste informații în totalitate confidențiale, în timp ce alte companii cred că acest lucru va ajuta potențialii furnizori să se concentreze asupra a ceea ce este important pentru compania dvs.
distribuie furnizorilor
În cele din urmă, compuneți o scrisoare de intenție și trimiteți copii ale RFP sau RFQ fiecăruia dintre furnizorii selectați în timpul procesului de căutare. Asigurați-vă că informațiile de contact adecvate sunt incluse pentru a oferi asistență oricărui furnizor care are nevoie de ele.,div>