Creare de baze de Date Folosind Microsoft Access Microsoft Access este un puturos aplicație software care vine la pachet cu Microsoft Office Professional Suite. Cu acest instrument simplu de baze de date, cu siguranță putem învăța să ne organizăm mai bine munca și viața!

De ce să folosiți Microsoft Access?

majoritatea oamenilor ne întreabă: „de ce am nevoie de un software de bază de date fantezist? Excel funcționează destul de bine pentru nevoile mele variate.,”

Iată unde vă spunem cu plăcere că accesul nu este o bază de date” fantezistă”. Este ușor, puternic eficient, și vă poate salva o mulțime de timp și efort repetitiv, chiar dacă veți obține cele mai bune din datele. De fapt, veți găsi că puteți obține mult mai multe date atunci când combinați foile Excel cu o bază de date de acces bine organizată.,

Microsoft Access

• Is a relational database tool. This means that all data is organized into (related) tables., Puteți utiliza instrumentul pentru a vă bugeta cheltuielile lunare, pentru a vă organiza catalogul bibliotecii sau pentru a menține o agendă elaborată; cheia constă în structurarea datelor dvs. în tabele simple, care nu sunt redundante, care pot fi legate între ele.
• „își amintește” datele dvs. Spre deosebire de Excel, funcționează și ca o bancă de memorie fără sudură care stochează și își amintește datele dvs., astfel încât să le puteți prelua cu ușurință pentru utilizare ulterioară. De exemplu, este posibil să fi stocat mai multe foi Excel pentru cheltuieli lunare., Dar dacă acum doriți să combinați aceste foi și să le studiați împreună, va trebui să utilizați funcții Excel speciale (și uneori greoaie), cum ar fi diagrame, tablouri de bord etc. În Access, acest lucru este fără sudură.
• face operațiunile complexe de date fără efort. Access oferă toate operațiunile de bază pe care Excel le face, cum ar fi sortarea, calculele, filtrele etc. În plus, vă permite, de asemenea, să vă alăturați sau să excludeți datele din tabele (cum ar fi alăturarea foilor Excel) pe baza unor criterii speciale. Și vestea bună este că toate acestea sunt fără efort în Acces!,în acest articol, vă ghidăm să vă construiți prima bază de date de lucru cu 6 pași simpli.

  1. Organizați-vă datele în tabele structurate.

  Dacă intenționați să utilizați baza de date Access, este posibil să aveți deja o idee corectă despre structurile de masă pe care doriți să le creați. Gândiți-vă la acest lucru ca la un pas pregătitor important, deoarece structura tabelelor dvs. este cea care decide succesul aplicației dvs. de acces.câteva întrebări care vă vor ajuta să obțineți acest drept includ:

  • ce fel de date aveți?, Înregistrări de afaceri, fișiere personale, date care susțin societatea Dvs. culturală? În mod ideal, fiecare tip va conține propria bază de date.
  • ce este comun între datele pe care le aveți? Puteți să le grupați în tabele separate pe baza acestui factor comun? De exemplu: venituri, cheltuieli, lista de adrese etc.
  • ce este unic în fiecare tabel? Ce puteți utiliza pentru a identifica un rând de date din fiecare tabel? De exemplu: nume, Id etc. Aceasta va fi cheia primară și poate fi una sau mai multe coloane. (Nu vă faceți griji dacă nu găsiți ceva unic, deoarece accesul poate genera automat o cheie primară.,)
  • care sunt legăturile de conectare între tabele? Acestea sunt potențiale chei străine (veți afla mai multe despre acest lucru mai jos).

  vă sugerăm să aveți o schiță brută a structurii mesei pe hârtie. Nu vă faceți griji cu privire la perfecțiune; mesele dvs. vor evolua pe măsură ce lucrați cu Access și obțineți stăpânire asupra acesteia. După ce sunteți gata, lansați Microsoft Access, alegeți File – >New- > ” Blank Database „și faceți clic pe tasta” Create ” pentru a porni prima bază de date Microsoft Access!,

  

  Sugestie: Alege un nume care reflectă tipul de bază de date; acest lucru sună mult mai bine decât pur și simplu de asteptare, „prima Mea baza de date”! după ce lansați și creați cu succes prima bază de date, Access deschide vizualizarea „instrumente de masă” pentru a crea tabele, deoarece, într-adevăr, accesul se referă la tabele!aici, vom crea o aplicație bugetară simplă cu 3 tabele: cheltuieli regulate, venituri lunare și cheltuieli lunare., Coloanele evidențiate în albastru sunt unice și, prin urmare, pot fi utilizate ca cheie primară. (Rețineți că în cazul în care mai multe coloane sunt evidențiate în albastru, combinația împreună este unică.)

  

  pentru a adăuga tabelul cheltuielilor obișnuite, utilizați fila din partea dreaptă.

  • prima coloană (ID) este generată automat de Access și servește ca cheie primară implicită. (Putem schimba acest lucru mai târziu.)
  • Faceți clic pe „Faceți clic pentru a adăuga” pentru a introduce următorul nume de coloană. Vi se va da o (drop-down) alegere pentru tipul de coloană. Alegeți Text și introduceți „nume de cheltuieli”.,
  • faceți din nou clic pentru a adăuga coloana următoare, alegeți Text și introduceți „Type”.
  • faceți din nou clic pentru a adăuga coloana următoare, alegeți număr și introduceți „Amount”.
  • în cele din urmă, salvați tabelul nou creat (folosind tasta de Control + tastele „S”). Când vi se solicită un nume, tastați „cheltuieli regulate”.

  

  și acolo, proaspăt creat, este primul dvs. tabel Microsoft Access. Ura!

  Din fila Creare, utilizați Create -> tabel și urmați pașii de mai sus pentru a crea în mod similar tabelele „venit lunar” și „cheltuieli lunare”.,

  cursuri recomandate

  1. introduceți date în tabele

  în acest pas, vom introduce manual date în tabele. Dar rețineți că Access oferă alte câteva modalități fără efort de a importa date în tabele (dintr-o foaie Excel, dintr-un fișier text etc.).aici, trebuie să menționăm că accesul câștigă peste Excel în validarea datelor dacă tabelele sunt proiectate corect. Pentru a înțelege relevanța designului tabelului, vom adăuga pur și simplu date la tabelul „cheltuieli regulate” și vom explora provocările.,

  Iată datele pe care intenționăm să le adăugăm în tabelele noastre:

  „Datasheet View” este cel mai bine folosit pentru a adăuga/șterge / modifica date din tabel și se deschide oricând faceți dublu clic pe numele unui tabel din fila din stânga. Puteți accesa, de asemenea, folosind fila DESIGN -> View -> Design View. După ce te afli în această vizualizare, alege tabelul cu care vei lucra („cheltuieli obișnuite”) din fila din stânga. În fila din dreapta,

  • Faceți clic pe a doua coloană (numele cheltuielilor) și tastați „chirie”.
  • Faceți clic pe a treia coloană (tip) și tastați „Fixed”.,
  • Faceți clic pe a patra coloană (sumă) și tastați „2000”.
  • ați completat primul rând. Repetați pentru rândurile rămase.
  • repetați același lucru pentru tabelul” venituri „și” cheltuieli lunare”.

  

  ați observat cum Access sortează automat datele în ordinea crescândă a cantității? Dacă doriți să schimbați acest lucru, puteți face clic dreapta pe câmpul Sumă și puteți schimba ordinea de sortare.

  după cum sunteți sigur că ați observat, Access generează automat un număr unic pentru prima coloană (ID), deoarece aceasta tratează acest lucru ca fiind cheia primară implicită., Aceasta este coloana care este de obicei folosită pentru a prelua rânduri unice de date din tabel.dar această valoare poate fi dificil pentru noi să ne amintim, deoarece nu are nicio relevanță pentru datele noastre. De asemenea, am identificat deja cheile noastre primare unice și ar trebui să surprindem acest lucru în designul tabelului. Următorul pas vă va arăta cum să re-proiectați masa pentru a avea grijă de acest lucru.

  1. (Re)Proiectați-vă mesele

  odată ce v-ați creat mesele, pariem că sunteți curios să vedeți dacă au ieșit bine., De fapt, este important să faceți acest lucru pentru a putea include orice reguli suplimentare pentru validarea și acuratețea datelor. Puteți verifica acest lucru în”Vizualizare Design”.vizualizarea mai flexibilă a accesului este ușor de accesat folosind fila DESIGN ->View -> vizualizare Design. (Alternativ, puteți face clic pe numele tabelului din fila din stânga și alegeți „Vizualizare Design”.)

  

  dacă explorați tabelul „cheltuieli obișnuite” (imaginea de mai sus), sunteți sigur că veți observa unele inconsecvențe., Să remediem acest lucru după cum urmează:

  • în mod implicit, coloana ID generată automat este setată ca cheie primară și, prin urmare, pictograma tastei mici din stânga acesteia. Schimbăm acest lucru evidențiind (cu un singur clic) coloana Nume de cheltuieli și alegând pictograma cheie „primară” din fila de sus. (Puteți, de asemenea, să faceți clic dreapta pe numele coloanei și să alegeți „cheie primară”). Pictograma cheie se va schimba în consecință.
  • nu mai avem nevoie de coloana ID. Deci, faceți clic dreapta pe ea și alegeți „ștergeți rândurile”. Aceasta va șterge automat această coloană (și toate valorile introduse anterior pentru aceasta) din acest tabel.,
  • coloana Sumă este setată la numărul tipului de date. Schimbă asta în monedă.

  acum tabelul nostru arată bine. Puteți edita în mod similar celelalte 2 tabele din Design view, pentru a modifica cheia lor principală, a seta tipul de date valutare și a adăuga date suplimentare în toate tabelele, astfel încât să ne putem juca cu ele în pași succesivi.

  1. definiți relațiile tabelelor

  ori de câte ori doriți să „vizualizați” pur și simplu datele tabelului, vizualizarea Fișei Tehnice poate fi utilizată. Dar credem că doriți să vedeți rezultatele combinate ale tuturor tabelelor., Acest lucru poate fi greoi de făcut în Excel, dar este fără efort în Access. Cheia este în definirea relațiilor de masă.relațiile definesc modul în care tabelele noastre sunt „conectate” între ele. Aceste legături de conectare sunt numite „chei străine” în jargonul bazei de date.

  pentru a defini relațiile tabelelor în Access, accesați fila Instrumente de baze de date și faceți clic pe relații. Veți vedea o casetă de dialog care listează toate tabelele. Faceți dublu clic pe fiecare tabel până când sunt văzute în vizualizarea relații de fundal. Dacă un tabel apare de mai multe ori, puteți face clic dreapta pe tabelul suplimentar și selectați „ascunde tabelul”.,

  

  odată ce toate cele 3 tabele sunt vizibile, le puteți muta în jurul ecranului după cum doriți.

  dar chiar acum, nu este nimic special despre acest punct de vedere. Mesele noastre sunt pur și simplu listate, deconectate. Pentru a schimba acest lucru, faceți clic pe cheltuieli regulate.Nume de cheltuieli câmp, și trageți – l spre cheltuieli lunare.Câmpul Nume de cheltuieli. O casetă de dialog ar trebui să se deschidă după cum urmează:

  

  ceea ce facem aici este să creăm o relație unu-la-mulți între numele de cheltuieli al tabelului de cheltuieli regulate și numele de cheltuieli al tabelului de cheltuieli lunare.,

  cheltuieli regulate.Nume de cheltuieli – > cheltuieli lunare.Cheltuiala cu Numele

  Cheie Primară -> Cheie Străină

  O> mai Multe

  Pentru asta,

  • „a Impune Integritatea Referențială” ar trebui să fie verificate. Acest lucru va asigura că toate valorile adăugate în cheltuielile lunare vor fi verificate în raport cu valorile din tabelul cheltuielilor regulate înainte de adăugare.
  • debifați filele în „Cascade Update / Delete Related Fields”. Acest lucru va cascadă toate actualizările / șterge în tabelul cheie primară (în cazul nostru, cheltuielile regulate)., Deci, dacă suma este actualizată pentru o anumită cheltuială, aceasta va fi în cascadă în toate tabelele aferente. De asemenea, cu ștergere. Am debifat în mod deliberat acest lucru, astfel încât să putem prinde orice nepotrivire la un moment ulterior. În cele din urmă, faceți clic pe Creare.
  • în mod similar, creați o relație între numele lunii cheltuielilor lunare și numele lunii venitului lunar. Debifați opțiunea „aplicați integritatea referențială” aici.,vizualizarea relației ar trebui să reflecte automat acest lucru după cum urmează:

    

    ați definit prima relație de tabel și sunteți gata să obțineți mai mult din datele dvs.!

    1. interogați și vizualizați datele din tabelele dvs.

    aceasta este probabil cea mai semnificativă și utilă parte a utilizării accesului prin Excel. Vedeți, am creat tabelele noastre cu designul potrivit, am adăugat date și am definit relații. Următorul pas important este să punem toate acestea împreună și să vedem cum arată datele noastre combinate. Și acest lucru se face printr-o interogare.,

    aici, vom crea o interogare simplă pentru a capta orice neconcordanțe în cheltuielile „fixe”.

    puteți crea o interogare folosind fila Creare -> Expertul de interogare, Cel mai simplu mod de a crea o interogare de bază. Vi se va solicita:

    • Tip (Expertul de interogare simplă).
    • numele tabelelor și câmpurile. Alege Detrimentul Nume, Tip & Suma din Cheltuielile Regulate, și Luna & Suma din Cheltuielile Lunare.
    • detaliu sau rezumat. Alegeți Detaliat.,
    • tastați „raport de nepotrivire a cheltuielilor fixe” atunci când expertul vă solicită un nume și faceți clic pe Finish pentru a genera interogarea raportului.

    generate de interogare ar trebui să arate astfel (fără a scoate în evidență roșu):

    

    Dar după cum puteți vedea, această interogare afișează toate înregistrările cheltuieli, și nu doar pe cele nepotrivite (ca evidențiate în roșu). Putem rezolva acest lucru folosind designul interogării (faceți clic dreapta pe numele interogării din fila din stânga și selectați „Vizualizare Design”).

    vom folosi această vizualizare pentru a adăuga 2 criterii

    1. cu cheltuieli regulate.,Tip, adăugați valoarea „fix” în conformitate cu criteriile (includ citate unice). Acest lucru restricționează înregistrările de date preluate pentru a avea type = fix.
    2. sub oricare dintre sume, adăugați criteriile speciale pentru a verifica o nepotrivire:”.Suma <> .Suma ” (fără ghilimele). Semnul <> înseamnă”nu este egal cu”). Acest lucru va ridica doar înregistrări nepotrivite.împreună, aceste criterii vor ridica înregistrări de cheltuieli fixe nepotrivite.,

       

       rezultatul final ar trebui să arate astfel:

       și acesta este într-adevăr rezultatul final dorit. Felicitări!!

       nota finală

       În acest tutorial de bază, ați fost expus la o mare varietate de caracteristici Microsoft Access, de la tabele la relații la interogări. Vă recomandăm să construiți pe tabelele și interogările enumerate aici încercând operații mai complexe.sugestiile pentru practici suplimentare includ:

       • importul datei în tabele din foaia Excel sau fișiere text separate prin virgulă (numite și fișiere csv).,
       • adăugarea criteriilor de validare pentru tabele folosind vizualizarea de proiectare. De exemplu, încercați să restricționați valorile cheltuielilor regulate.Tastați numai valorile” fixe” sau „variabile”.
       • aflați despre tabelele „normalizate” și despre modul în care acestea vă influențează datele. Re-proiecta și de a crea exemplele partajate aici ca tabele normalizate.
       • utilizați Query Designer de la zero pentru a crea un raport de sinteză care conține venitul total, cheltuielile și soldul în fiecare lună pentru anul.,în timp ce primele dvs. întâlniri cu Microsoft Access pot include o curbă abruptă de învățare, vă putem garanta recompensele pe care eforturile dvs. le vor aduce. Microsoft Access este un instrument de bază de date ușor care vă permite să atingeți o putere mai mare asupra datelor dvs. cu un efort minim. Deci, păstrarea merge și fericit acces-ing!!

         articol recomandat

         iată câteva articole care vă vor ajuta să obțineți mai multe detalii despre crearea bazei de date folosind Microsoft access, așa că treceți prin link.,

         1. 10 caracteristici puternice ale Microsoft Access
         2. abilități Excel
         3. cum să vă îmbunătățiți abilitățile Microsoft Excel?
         4. Pivot diagramă în Excel 2016
         24 acțiuni