Ce este o Bancă Cutie de Servicii și Modul în care este folosit pentru Plăți

în numerar procesul de management, Banca Cutie de Servicii au fost în jur de zeci de ani ca o modalitate de trezorerie și finanțe echipe pentru a îmbunătăți lor de încasat proces pentru verificări și alte plăți trimis prin e-mail. Dar în economia de internet conectată digital de astăzi, au apărut Alternative electronice la serviciile tradiționale de blocare.,

Astăzi vom explora un pic despre avantajele și dezavantajele într-o cutie de servicii și cum electronice cutie alternative, cum ar fi o facturare on-line portal poate fi următorul pas în evoluția de la un tradițional comercial cutie de servicii.

ce este un Lockbox?

un lockbox este o locație sigură, în esență, închiriată de întreprinderi pentru a iniția procesul de plăți B2B., ‘Cutie de Servicii’ este un utilitar oferit de băncile comerciale orientate pentru a ușura fluxul și refluxul de afaceri tranzacții și folosit ca o modalitate de a accelera & simplifica colectarea și prelucrarea de considerare a creanțelor de către aceste organizații „clienți” plăților și remiterea documentelor trimise direct la o locație accesibilă de către bancă.,

Acestea sunt, de obicei, PO cutii, sau alte unificat banca adrese de corespondență, că o afacere poate lăsa pe factura lor ca un usor & un loc consistent pentru client, conturi de plătit departamente pentru a ști întotdeauna unde să fie capabil de a trimite plăți.
Lockboxes sunt plasate strategic într-o locație centrică de afaceri pentru a reduce timpul de livrare a corespondenței, precum și pentru a încuraja chiar și o cădere fizică de către clienți., Lockboxes sunt utilizate în mod obișnuit în industrii precum business to business services, Imobiliare & proprietate, producție, facturare de utilități și alte cazuri în care sunt trimise volume mari de verificări.

cum funcționează o casetă de blocare?

după ce o bancă primește o cutie plată în numele unei afaceri, un reprezentant al bancii va colecta sumele totale de bani a lăsat de pe o zi (sau mai frecvente) baza din cutie. Fiecare plată și orice informații despre remitențe primite sunt setate să proceseze.,

De acolo, banca utilizează de obicei o externalizate BPO echipa pentru a procesa manual fiecare plată sau automat lot rula folosi OCR și Check21 de scanare, captura și a procesului volum mare de plăți electronice și aruncați verificarea inițială. Plățile procesate sunt postate pe un site web securizat, unde personalul bancar poate aplica apoi fondurile date conturilor de încasat ale organizației.

în funcție de nivelul serviciului de la bancă, rapoartele zilnice și copiile de rezervă nocturne pot fi aplicate după cum este necesar.,

avantajele unui Lockbox

  • accelerarea mail Float. „Mail float” este un termen pentru timpul necesar pentru o plată cec pentru a călători de la plătitor la beneficiarul plății prin intermediul sistemului poștal. Plătitorii sunt foarte conștienți de scăderea „flotorului de poștă” și valorifică timpul necesar beneficiarului plății pentru a primi fondurile – folosind expresia procrastinators token „cecul este în poștă”.,
    timp în care, plătitorul nu poate avea fonduri încă disponibile, sau acestea pot fi păstrarea fondurilor într-un cont cu randament ridicat pentru un pic de timp suplimentar pentru a obține un pic mai mult interes pe aceste fonduri. Pe de altă parte, acest lucru poate costa veniturile din dobânzi ale beneficiarului și poate scădea DSO-ul acestora.
  • Lockboxes reduce mail float în câteva moduri. În primul rând, având mai multe locații geografice mai aproape de locația clienților dvs., timpul Poștal este probabil să fie mai rapid decât livrarea la adresa dvs. de afaceri., A doua, o cutie poate scurta timpul de prelucrare prin a avea banca direct personalului din depozit plăți în contul bancar asigurarea plăților primite și depuse în aceeași zi.
  • creșterea eficienței personalului de back-office. Deoarece băncile fac procesarea casetelor de blocare la scară, există un câștig de eficiență cu ei făcând procesarea cecului față de faptul că un membru al personalului o face. Nu este nevoie să pregătiți fișele de depozit sau să conduceți la bancă sau să construiți rapoarte., Extinderea suplimentară a volumului controalelor pe baza fluxurilor și fluxurilor afacerii devine mai ușoară fără a fi nevoie să angajați personal suplimentar.

Dezavantaje de o Cutie

  • Lockboxes poate fi relativ costisitoare. Băncile câștigă de obicei o configurație fixă și o taxă lunară continuă pentru fiecare casetă de blocare. De asemenea, aceștia percep o taxă de serviciu / tranzacție pentru fiecare plată procesată. Ca și în cazul multor modele de prețuri bancare, foile lor de rate sunt de obicei complicate și greu de citit., Candidații tipice lockbox sunt de prelucrare mai multe mii de cecuri pe lună, astfel încât aceste taxe minut pe care le vedeți pe front-end de înscriere pentru serviciul, sfârșesc prin adăugarea de până rapid. Acest lucru se datorează faptului că în timp ce banca poate mai eficient decât propriul back office, ei încă se bazează pe un grad echitabil de efort manual și costurile forței de muncă.
  • Lockboxes pot avea probleme de securitate. Deoarece lockboxes necesită încă o prelucrare manuală obositoare, mulți dintre angajații băncilor care sunt responsabili pentru introducerea datelor sunt noi pentru bancă sau sunt contractori offshore., Informațiile de la o plată lockbox oferă toate componentele necesare necesare pentru a falsifica un cec. Și volumul plăților lockbox este de obicei atât de mare încât devine relativ ușor să alunecați un cec fraudulos printre multe plăți bune.
    Cu aceste combinații periculoase, un criminal poate exploata atât procesul vulnerabil, cât și personalul…să nu mai vorbim de faptul că, cu orice sarcină manuală, vine marja de eroare – și atunci când vine vorba de obtinerea plătit, o clemență grantees pentru supraveghere este minimă; fraudă sau chiar o ușoară gafă are potențialul de a păta de afaceri la relații de afaceri.,
  • Lockboxes sunt încă lente. Deși este adevărat că o casetă de blocare poate fi mai rapidă decât o verificare trimisă direct organizației dvs., casetele de blocare nu sunt un proces digital sau electronic. Acest lucru înseamnă că, în timp ce ei pot lecție de timp că un cec este în e-mail, ei nu elimina timp un cec este e-mail. În plus, deoarece cecul trebuie încă depus și procesat (deși de către un angajat al Băncii), fondurile nu sunt disponibile în timp real.
  • Lockboxes nu se leagă în sistemul dvs., În timp ce Cutia rapoartele pot fi trimise pentru a-ți finanța echipa, iar sistemul ERP este conștient de depozite, o potrivire automată de informații despre clienți, la data de plată a informațiilor stocate în CRM & sisteme ERP, este puțin probabil ca prin minune să se întâmple. În schimb, echipele de back-office trebuie probabil să reconcilieze depozitul cu informațiile din sistemul lor de înregistrare.
  • Lockboxes nu cont pentru alte tipuri de plată. Majoritatea întreprinderilor acceptă forme de plăți, altele decât cecurile., Serviciile Lockbox nu se integrează direct cu metode de plată, cum ar fi carduri, ACH, EDI, sau mai noi șine de plată digitale bazate pe Internet, cum ar fi eCheck. Acest lucru adaugă complexitate într-un proces de încasat care rulează diferite sisteme pentru diferite metode de plată.
  • Lockboxes devin incomod pentru departamentul de ap clientului. Multe AP departamente sunt modernizarea factura lor & procesul de plată pentru a reduce numărul de controale fizice vor trebui să taie manual & proces., Cu comercială petrece carduri de plată, carduri virtuale, ACH, EDI & transfer bancar direct toate în creștere rapidă ca metode preferate pentru AP departament pentru a îmbunătăți eficiența proceselor de afaceri și de securitate, lockboxes capacitatea de a complet a servi clienții achită echipa rapid în declin, ceea ce face Cutia de Servicii învechit unul.,

Electronice Cutie de Plăți

electronic cutie de servicii înlocuiește adresa fizică a unui tradiționale cutie cu un digital adresă web și înlocuiește cecuri de hârtie cu formulare electronice de plăți, cum ar fi eChecks, ACH, carduri de debit, carduri de credit și transferuri bancare electronice. Aceste electronice lockboxes sunt o evoluție naturală de fizică lockboxes și scopul de a îmbunătăți în continuare creanțe în viteză, securitate, eficiență și cost.,

We explore more about how electronic lockboxes work in our part 2 of our Lockbox Guide: The advantages of eLockboxes & modern billing portals.

Tags: Payments, B2B, Accounts Receivable, Lockbox Services

Lasă un răspuns

Adresa ta de email nu va fi publicată. Câmpurile obligatorii sunt marcate cu *