Per diem es una frase latina que se traduce como » por el día.»El término también se refiere a la cantidad de dinero pagado a los empleados para 2 diferentes tipos de escenarios» día »
el uso más común del término Per diem se refiere a los gastos que una empresa reembolsa a un empleado cuando viaja por negocios.
otro tipo de viáticos es para los empleados que reciben una cantidad fija de salario por un solo día de trabajo.
cada uno tiene un conjunto de pautas que deben cumplirse para cumplir con la ley.,
¿qué son los reembolsos por dietas?
los reembolsos por viáticos pagan a un empleado por los gastos en los que incurre mientras viaja por negocios. Si el empleado no tiene acceso a una tarjeta de crédito corporativa para cargar los gastos, generalmente paga de su bolsillo.
para estos gastos, las dietas establecen una cantidad máxima que el empleado puede gastar en Alojamiento, COMIDA e imprevistos, así como un reembolso parcial por el primer y último día de viaje.,
cuando los empleados reciben dietas para viajes de negocios, se les reembolsa hasta el monto de la asignación de dietas sin tener que presentar recibos individuales para las comidas para el reembolso.
¿cuáles son las tarifas de viaje por día?,
el gobierno federal establece las tarifas máximas para los pagos por viáticos en 3 categorías:
- alojamiento
- comida
- Incidentals
la tasa estándar de viáticos establecida por la administración de Servicios Generales (GSA) para cada una de las categorías a nivel federal, sin embargo, los estados y las ciudades pueden permitir pagos de viáticos más altos (no más bajos).
la tarifa estándar de viáticos para alojamiento, a partir de enero de 2020, es de 9 96 por día. Esto no incluye los impuestos pagados sobre el costo del alojamiento.,
Para gastos de comidas y gastos incidentales (M& IE), la tarifa estándar por día es de 5 55 en total.
el Gobierno divide las comidas por lo que debería costar para el desayuno, el almuerzo y la cena.
la tarifa estándar para gastos» incidentales » por día es de 5 5. Estos incluyen tarifas y propinas que el empleado puede dar al personal del hotel o a los manipuladores de equipaje.
primer / último día de viaje tarifas de viáticos
para el primer y último día de viaje de los empleados, el gobierno federal permite que se realice una parte del pago de viáticos.,
en la mayoría de los casos, la asignación es el 75% del gasto normal, basado en el supuesto de que el empleado no necesitará todas sus comidas/gastos adicionales reembolsados.
para un pago estándar de IE 55 m&IE en el primer o último día de viaje, la cantidad que se asignará al empleado sería de 4 41.25.
implicaciones fiscales de los reembolsos de dietas
para 2020, un trabajador por cuenta propia solo puede usar dietas para los costos de comida en los que incurra mientras viaja por negocios., Para todas las empresas, los reembolsos por viáticos no son ingresos imponibles para el empleado si el pago es igual o inferior a la tasa federal por viáticos.
para cumplir con el Código Tributario establecido por la GSA y el IRS, los empleados deben presentar un informe de gastos para verificar que el pago de viáticos no está sujeto a impuestos.,
el informe incluye:
- detalles del viaje (fechas/lugar)
- el propósito comercial del viaje
- recibos de alojamiento (que la empresa puede tener)
- si solo se les paga, los informes m&ie rate
deben enviarse dentro de los 60 días posteriores al viaje. Si no se presenta el informe, los pagos por viáticos se consideran ingresos imponibles para el empleado.,
si una organización permite más que la tarifa estándar para su área (o la tarifa federal si no se designa ninguna tarifa en su ciudad, condado o estado), cualquier fondo adicional asignado al empleado se considera ingreso imponible. Los pagos por viáticos a o por debajo de la tasa estándar no se reportan en el formulario W-2 de un empleado. Pero para cualquier cosa por encima de la tasa estándar, el empleador tendrá que reportar los pagos como ingresos y pagar los impuestos necesarios y apropiados.
¿cómo se pagan las dietas?,
algunos empleadores emiten cheques de viáticos antes de que un empleado se embarque en su viaje para que tengan los fondos necesarios para el viaje. Otros reembolsan después del viaje con un cheque separado que no incluye impuestos y pagos FICA.
los beneficios de los pagos por viáticos
para los negocios, los pagos por viáticos reducen el papeleo necesario para verificar los gastos de viaje de negocios. El empleado tiene una asignación por día para gastar sin tener que presentar recibos a su empleador para su reembolso.,
las pautas federales sugieren estas tarifas para gastos diarios:
- $13 para el desayuno
- 1 14 para el almuerzo
- 2 23 para la cena
los empleados que cenan a un costo más bajo pueden mantener los fondos adicionales sin ninguna implicación fiscal, y los empleadores rara vez piden que se devuelvan los fondos no utilizados.
the other per diem: Per diem employees
the other business application of the term «per diem» is for employees who work on a daily basis., Las organizaciones establecen una tarifa diaria y horas de trabajo por adelantado. Si el empleado es llamado, se paga la tasa de viáticos, generalmente independientemente de la cantidad de horas trabajadas, pero hay algunas limitaciones.
uno de los tipos más comunes de trabajadores por día en los Estados Unidos es el maestro sustituto. Con contratos negociados por adelantado, estos maestros reciben una tarifa plana por cada día que intervienen para llenar una vacante de ausencia o vacaciones. Muchas industrias, fuera de la educación, también utilizan trabajadores por día.
en el cuidado de la salud, las enfermeras de viaje se utilizan comúnmente sobre una base de viáticos., Muchos proveedores de atención médica pagan a las enfermeras por día una tasa más alta que las enfermeras del personal, como un incentivo para obtener ayuda rápidamente cuando los niveles de personal son bajos. Otras industrias, algunas que funcionan las 24 horas del día, los 7 días de la semana o tienen picos y valles de producción, usan empleados por día para ayudar cuando se necesitan manos adicionales.
optando por usar empleados de viáticos
las tarifas de los empleados de viáticos generalmente se acuerdan con anticipación: el número de horas puede fluctuar un poco, pero la tarifa diaria generalmente sigue siendo la misma., Para las empresas, saber la tarifa plana que costará traer a otro empleado para el día ayuda a administrar los gastos y los costos. Pero hay cosas a tener en cuenta cuando se buscan viáticos para su organización.
las leyes de salarios y horas aún se aplican
los empleados de viáticos no están exentos de la ley. No importa qué tarifa por día acuerde, si el total de horas versus salarios del empleado se calcula a menos del salario mínimo federal o local, la tarifa deberá ajustarse para cumplir con el mínimo.,
alternativamente, si las horas de los empleados cumplen con los requisitos de horas extras, ya sea localmente o por orientación federal, se les deberá pagar la tarifa por hora apropiada para ese tiempo.
beneficios y cumplimiento
los empleados con dietas por lo general no reciben los beneficios estándar a los que tienen derecho los empleados, como cobertura de atención médica, tiempo de enfermedad y vacaciones. Debido a que solo trabajan en el día a día, la mayoría de los empleadores no proporcionan beneficios complementarios a estos miembros del personal., Opcionalmente, si su proveedor del plan lo permite, las empresas pueden proporcionar cobertura de atención médica como un incentivo adicional para atraer personal de viáticos.
La mayoría de los empleadores proporcionan revisiones anuales de desempeño para el personal de viáticos (con aumentos salariales, si es apropiado) para asegurar que la relación continua se mantenga en beneficio mutuo. Estos pueden ser útiles para asegurarse de que el trabajo se está realizando correctamente y el trabajador está satisfecho con el arreglo.
Los empleadores deben tener cuidado de no clasificar a los trabajadores como viáticos si tienen un horario de trabajo constante y regular., Si un empleado de viáticos se utiliza regularmente, debe ser trasladado a tiempo completo o parcial para evitar cualquier problema de cumplimiento.
los beneficios para las empresas
los reembolsos de pago de dietas gestionan los gastos de viaje de las empresas y los empleados reduciendo el papeleo. Estos ayudan a las empresas a preestablecer los costos de las comidas y los gastos de viaje, mientras que los empleados pueden planificar los costos mientras están en la carretera para su empleador.
Los trabajadores con dietas pueden ayudar a las empresas a mantener la cobertura o satisfacer la demanda., Estos trabajadores especializados de guardia completan cuando es necesario o ayudan a las organizaciones a completar tareas más allá del alcance de sus niveles de personal regulares.