Qué es un servicio de caja de seguridad bancaria y cómo se utiliza para los pagos

en todo el proceso de administración de efectivo, los servicios de caja de seguridad bancaria han existido durante décadas como una forma de equipos de Finanzas para mejorar su proceso de cobro de cheques y otros pagos enviados a través del correo. Pero en la actual economía de Internet conectada digitalmente, han surgido alternativas electrónicas a los servicios tradicionales de caja de seguridad.,

hoy exploraremos un poco sobre las ventajas y desventajas de los servicios de caja de seguridad y cómo las alternativas de caja de seguridad electrónica, como un portal de facturación en línea, pueden ser el siguiente paso en la evolución hacia un servicio de caja de seguridad comercial tradicional.

¿qué es una caja de seguridad?

una caja de seguridad es un lugar de retención seguro esencialmente alquilado por las empresas para iniciar el proceso de pagos B2B., ‘Lockbox Service’ es una utilidad ofrecida por los bancos comerciales orientada a facilitar el flujo y reflujo de las transacciones comerciales y utilizada como una forma de acelerar & simplificar el cobro y procesamiento de cuentas por cobrar al hacer que los pagos de los clientes de esas organizaciones y los documentos de remesas se envíen directamente a un lugar accesible para el banco.,

estos son típicamente apartados de correos u otras direcciones de correo bancarias unificadas, que una empresa puede dejar en su factura como un lugar fácil & lugar consistente para que los departamentos de cuentas por pagar de sus clientes siempre sepan a dónde enviar los pagos.las cajas de seguridad se colocan estratégicamente en una ubicación centrada en el negocio para reducir el tiempo de entrega del correo e incluso alentar una entrega física por parte de los clientes., Las cajas de seguridad se utilizan comúnmente en industrias como los servicios de empresa a empresa, bienes raíces & propiedad, fabricación, facturación de servicios públicos y otros casos en los que se envían grandes volúmenes de cheques.

¿cómo funciona una caja de seguridad?

una vez que un banco recibe un pago en caja de seguridad en nombre de una empresa, un representante del Banco recogerá las sumas totales de dinero dejadas diariamente (o con mayor frecuencia) de la caja. Cada pago y cualquier información de envío que se ha recibido están configurados para procesar.,

desde allí, el banco normalmente utiliza un equipo de BPO subcontratado para procesar manualmente cada pago o ejecutar automáticamente por lotes use OCR y Check21 para escanear, capturar y procesar pagos electrónicos de alto volumen y descartar el cheque original. Los pagos procesados se publican en un sitio web seguro donde el personal bancario puede aplicar los fondos dados a las cuentas por cobrar de la organización.

dependiendo del nivel de servicio del banco, se pueden aplicar informes diarios y copias de seguridad nocturnas según sea necesario.,

ventajas de una caja de seguridad

  • acelerar el flotador de correo. «Flotación de correo» es un término para el tiempo requerido para que un pago de cheque viaje del ordenante al beneficiario a través del sistema postal. Los pagadores son muy conscientes de las caídas del ‘flotador de correo’ y capitalizan el tiempo que le toma al beneficiario recibir los fondos, utilizando la frase token procrastinators ‘el cheque está en el correo’., durante este tiempo, el pagador puede no tener los fondos todavía disponibles, o puede estar manteniendo los fondos en una cuenta de alto rendimiento por un poco de tiempo adicional para ganar un poco más de interés en esos fondos. Por otro lado, esto puede estar costando al receptor ingresos por intereses y reduciendo su DSO.
  • las cajas de bloqueo reducen el flotador del correo de varias maneras. En primer lugar, al tener varias ubicaciones geográficas más cerca de la ubicación de sus clientes, es probable que el tiempo postal sea más rápido que la entrega a la dirección de su empresa., En segundo lugar, una caja de seguridad puede acortar el tiempo de procesamiento al hacer que el personal del Banco deposite directamente los pagos en la cuenta bancaria asegurando que los pagos se reciban y depositen el mismo día.
  • aumentar la eficiencia del personal de back-office. Debido a que los bancos están haciendo el procesamiento de cajas de seguridad a escala, hay una ganancia de eficiencia con ellos haciendo el procesamiento de cheques en lugar de tener un miembro del personal que lo haga. No hay necesidad de preparar recibos de depósito o conducir al banco o construir informes., Ampliar el volumen de controles en función de los flujos y reflujos de la empresa resulta más fácil sin necesidad de contratar personal adicional.

las desventajas de una caja de seguridad

  • las cajas de seguridad pueden ser relativamente costosas. Los bancos generalmente ganan una configuración fija y una tarifa mensual continua por cada caja de seguridad. También cobran una tarifa de servicio / transacción por cada pago procesado. Al igual que con muchos modelos de precios bancarios, sus hojas de tarifas suelen ser complicadas y difíciles de leer., Los candidatos típicos de lockbox están procesando muchos miles de cheques al mes, por lo que estos cargos de minutos que se ven en la parte frontal de la suscripción al servicio, terminan sumándose rápidamente. Esto se debe a que, si bien el banco tal vez sea más eficiente que su propia oficina administrativa, todavía dependen de un grado justo de esfuerzo manual y costos de mano de obra.
  • las cajas de seguridad pueden tener problemas de seguridad. Debido a que las cajas de seguridad aún requieren un tedioso procesamiento manual, muchos de los empleados de los bancos que son responsables de la entrada de datos son nuevos en el banco o son contratistas offshore., La información de un pago en caja de seguridad proporciona todos los componentes necesarios para falsificar un cheque. Y el volumen de pagos de caja de seguridad es generalmente tan alto que se vuelve relativamente fácil deslizar un cheque fraudulento entre muchos buenos pagos. con estas combinaciones peligrosas, un criminal puede explotar tanto el proceso vulnerable como el personal…sin mencionar que con cualquier tarea manual, viene el margen de error – y cuando se trata de cobrar, una indulgencia de los concesionarios para la supervisión es mínima; el fraude o incluso un pequeño error tiene el potencial de empañar las relaciones de negocio a negocio.,
  • las cajas de seguridad siguen siendo lentas. Si bien es cierto que una caja de seguridad puede ser más rápida que un cheque enviado directamente a su organización, las cajas de seguridad no son un proceso digital o electrónico. Esto significa que si bien pueden aprender el tiempo que un cheque está en el correo, no eliminan el tiempo que un cheque es el correo. Además, debido a que el cheque todavía debe ser depositado y procesado (aunque por un empleado del banco), los fondos no están disponibles en tiempo real.
  • las cajas de seguridad no se atan a su sistema., Si bien los informes de caja de seguridad ciertamente se pueden enviar a su equipo de Finanzas, y su sistema ERP es consciente de los depósitos, es poco probable que ocurra mágicamente una coincidencia automática de la información del cliente en el momento del pago con la información almacenada en su CRM & sistemas ERP. En su lugar, es probable que los equipos de back-office necesiten conciliar el depósito con la información de su sistema de registro.
  • las cajas de seguridad no tienen en cuenta otros tipos de pago. La mayoría de las empresas aceptan formas de pago que no sean cheques., Los servicios de Lockbox no se integran directamente con métodos de pago como tarjetas, ACH, EDI o nuevos rails de pago digitales basados en Internet como eCheck. Esto agrega complejidad en un proceso de cobro que ejecuta diferentes sistemas para diferentes métodos de pago.
  • las cajas de seguridad se están convirtiendo en inconvenientes para el Departamento de AP de su cliente. Muchos departamentos AP están modernizando su factura & proceso de pago para reducir el número de comprobaciones físicas que tienen que cortar manualmente & proceso., Con tarjetas de gasto comercial, tarjetas virtuales de pago, ACH, EDI & transferencia bancaria directa, todo creciendo rápidamente como métodos preferidos para que el Departamento de AP mejore la eficiencia, los procesos comerciales y la seguridad, la capacidad de las cajas de seguridad para servir completamente al equipo de pago de los clientes está disminuyendo rápidamente, lo que hace que el servicio de cajas de seguridad sea anticuado.,

Electronic Lockbox Payments

un servicio de caja de seguridad electrónica reemplaza la dirección física de una caja de seguridad tradicional con una dirección web digital y reemplaza los cheques en papel con formas electrónicas de pago como eChecks, ACH, tarjetas de débito, tarjetas de crédito y transferencias bancarias electrónicas. Estas cajas de seguridad electrónicas son una evolución natural de las cajas de seguridad físicas y tienen como objetivo mejorar aún más las cuentas por cobrar en velocidad, seguridad, eficiencia y costo.,

We explore more about how electronic lockboxes work in our part 2 of our Lockbox Guide: The advantages of eLockboxes & modern billing portals.

Tags: Payments, B2B, Accounts Receivable, Lockbox Services

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