Todo o dinheiro do processo de gestão, Banco do Cofre de Serviços tem sido em torno de décadas, como um caminho para o tesouro e finanças equipes para melhorar o seu processo de receber por cheques e outros pagamentos enviados através do e-mail. Mas na economia digital da Internet de hoje, surgiram alternativas eletrônicas aos serviços tradicionais de lockbox.,

Hoje vamos explorar um pouco sobre as vantagens e desvantagens de um cofre de serviços e como cofre eletrônico alternativas como um portal online de faturamento pode ser o próximo passo na evolução para um comercial tradicional do cofre do serviço.o que é um Lockbox?

lockbox é um local de detenção seguro essencialmente alugado por empresas para iniciar o processo de pagamentos B2B., ‘Lockbox Serviço’ é um utilitário oferecidos pelos bancos comerciais voltadas para facilitar o fluxo e o refluxo das transações comerciais e usada como uma forma de acelerar & simplificar a recolha e o processamento de contas a receber por ter essas organizações’ clientes’ pagamentos e remessas de documentos enviados diretamente para um local acessível pelo banco.,

Estes são normalmente caixas de PO, ou outros unificação de banco de endereços de destino, que uma empresa pode deixar em sua fatura como um fácil & local consistente para seus clientes, contas a pagar departamentos para saber sempre onde para ser capaz de enviar pagamentos.Lockboxes são estrategicamente colocados em um local centrado no negócio para reduzir o tempo de entrega do correio, bem como incentivar uma queda física pelos clientes., Lockboxes são comumente usados em indústrias como Negócios Para Serviços Comerciais, Imóveis & propriedade, fabricação, faturamento de serviços, e outros casos em que grandes volumes de verificações estão sendo enviados.

como funciona um Lockbox?

uma vez que um banco recebe um pagamento lockbox em nome de uma empresa, um representante do banco irá recolher as somas totais de dinheiro largado diariamente (ou mais frequente) da caixa. Cada pagamento e qualquer informação de envio que tenha sido recebido são definidos para processar.,

de lá, o banco normalmente usa uma equipe terceirizada de BPO para processar manualmente cada pagamento ou execução automática em lote use OCR e Check21 para digitalizar, capturar e processar pagamentos eletrônicos de alto volume e descartar a verificação original. Os pagamentos processados são postados em um site seguro onde o pessoal bancário pode então aplicar os fundos dados às contas da organização a receber.

dependendo do nível de serviço do banco, relatórios diários e backups noturnos podem ser aplicados conforme necessário.,

vantagens de um Lockbox

• aceleração do fluxo de correio. “Caixa de correio flutuante” é um termo para o tempo necessário para que um pagamento de cheque possa viajar do ordenante para o beneficiário através do sistema postal. Os pagadores estão muito cientes das quedas de ‘carro alegórico de correio’ e capitalizam no tempo que leva para o beneficiário receber os fundos – usando a frase de procrastinadores token “o cheque está no correio”.,
  durante esse tempo, o pagador pode não ter os fundos ainda disponíveis, ou eles podem estar mantendo os fundos em uma conta de alto rendimento por um pouco de tempo extra, a fim de ganhar um pouco mais de interesse sobre esses fundos. Por outro lado, isto pode estar a custar ao beneficiário rendimentos de juros e a reduzir o seu DSO.
• Lockboxes reduce mail float in a few ways. Em primeiro lugar, ao ter várias localizações geográficas mais perto da localização dos seus clientes, o tempo de correio é provável que seja mais rápido do que entregar para o seu endereço de Negócio., Em segundo lugar, um lockbox pode encurtar o tempo de processamento, fazendo com que o pessoal do banco deposite diretamente os pagamentos na conta bancária, garantindo que os pagamentos são recebidos e depositados no mesmo dia.
• aumento da eficiência do pessoal de back-office. Como os bancos estão fazendo o processamento de lockbox em escala, há ganho de eficiência com eles fazendo o processamento de verificação versus ter um membro da equipe fazê-lo. Não há necessidade de preparar recibos de depósito ou dirigir para o banco ou construir relatórios., Aumentar ainda mais o volume de verificações com base nos fluxos e refluxos do negócio torna-se mais fácil sem a necessidade de contratar pessoal adicional.

desvantagens de um Lockbox

• Lockboxes pode ser relativamente caro. Os bancos normalmente ganham uma configuração fixa e uma taxa mensal contínua para cada cofre. Eles também cobram uma taxa de serviço / transação por cada pagamento processado. Tal como acontece com muitos modelos de preços bancários, as suas folhas de taxas são geralmente complicadas e difíceis de ler., Os candidatos típicos do lockbox estão processando muitos milhares de cheques por mês, de modo que estas taxas de minutos que você vê na parte da frente da inscrição para o serviço, acabam somando-se rapidamente. Isto é porque enquanto o banco talvez mais eficiente do que o seu próprio escritório, eles ainda estão confiando em um grau justo de esforço manual e custos trabalhistas.
• Lockboxes podem ter preocupações de segurança. Como as lockboxes ainda exigem processamento manual tedioso, muitos dos funcionários dos bancos que são responsáveis pela entrada de dados são novos para o banco ou são empreiteiros offshore., A informação de um pagamento lockbox fornece todos os componentes necessários para falsificar uma verificação. E o volume de pagamentos do lockbox é geralmente tão alto que se torna relativamente fácil deslizar uma verificação fraudulenta entre muitos pagamentos bons. com estas combinações perigosas, um criminoso pode explorar tanto o processo vulnerável quanto o pessoal…sem mencionar que, com qualquer tarefa manual, vem a margem de erro – e quando se trata de ser pago, uma concessão de clemência para a supervisão é mínima; fraude ou mesmo um pequeno erro tem potencial para manchar as relações de negócios.,
• Lockboxes ainda são lentas. Embora seja verdade que um lockbox pode ser mais rápido do que um cheque enviado diretamente para a sua organização, lockboxes não são um processo digital ou eletrônico. Isto significa que enquanto eles podem aprender o tempo que um cheque está no correio, eles não eliminam o tempo que um cheque é o correio. Além disso, porque o cheque ainda deve ser depositado e processado (embora por um funcionário do banco), os fundos não estão disponíveis em tempo real.
• Lockboxes não amarram em seu sistema., Embora os relatórios do Lockbox possam certamente ser enviados para a sua equipa financeira, e o seu sistema ERP esteja ciente dos depósitos, uma correspondência automática da Informação do cliente no momento do pagamento com a informação armazenada no seu CRM & sistemas ERP é improvável que magicamente aconteça. Em vez disso, as equipas de back-office terão provavelmente de conciliar o depósito com a informação contida no seu sistema de Registo.
• Lockboxes don’t account for other payment types. A maior parte das empresas aceita formas de pagamento diferentes dos controlos., Os Serviços de Lockbox não se integram diretamente com métodos de pagamento, tais como cartões, ACH, EDI, ou novos trilhos de pagamento digitais baseados na Internet, tais como eCheck. Isto aumenta a complexidade de um processo de crédito que gere diferentes sistemas para diferentes métodos de pagamento.
• Lockboxes estão se tornando inconvenientes para o departamento de AP do seu cliente. Muitos departamentos da AP estão modernizando sua fatura & processo de pagamento para reduzir o número de verificações físicas que têm que cortar manualmente & processo., Com cartões de gastos comerciais, cartões virtuais de pagamento, ACH, EDI & transferência bancária direta todos crescendo rapidamente como métodos preferenciais para o departamento de AP para melhorar a eficiência, processo de negócios e segurança, a capacidade de lockboxes para servir completamente a equipe pagável dos clientes está em declínio, tornando o serviço de Lockbox um antiquado.,

Eletrônicos Cofre Pagamentos

eletrônica, cofre serviço substitui o endereço físico de um tradicional cofre digital do seu endereço da web e substitui o papel verifica com formulários eletrônicos de pagamentos, tais como eChecks, ACH, cartões de débito, cartões de crédito eletrônicos e transferências bancárias. Estas lockboxes eletrônicas são uma evolução natural das lockboxes físicas e visam melhorar ainda mais os valores a receber em velocidade, segurança, eficiência e custo.,

We explore more about how electronic lockboxes work in our part 2 of our Lockbox Guide: The advantages of eLockboxes & modern billing portals.

Tags: Payments, B2B, Accounts Receivable, Lockbox Services