Create Database Using Microsoft Access – Microsoft Access é uma aplicação de software nifty que vem junto com o Microsoft Office Professional Suite. Com esta simples ferramenta de banco de dados, podemos certamente aprender a organizar melhor o nosso trabalho, e a nossa vida!

por que usar o Microsoft Access?

a maioria das pessoas nos Pergunta, ” Por Que Eu preciso de um software de banco de dados chique? Excel funciona bem o suficiente para as minhas necessidades variadas.,”

aqui é onde nós dizemos que o acesso não é uma base de dados “chique”. É fácil, poderoso eficaz, e pode salvar-lhe um monte de tempo e esforço repetitivo, mesmo que você obter o melhor de seus dados. Na verdade, você vai descobrir que você pode obter muito mais de seus dados quando você combinar folhas do Excel com um banco de dados de acesso bem organizado.,

Microsoft Access

• Is a relational database tool. This means that all data is organized into (related) tables., Você pode usar a ferramenta para orçamentar suas despesas mensais, organizar seu catálogo da biblioteca ou manter um livro de endereços elaborado; a chave está em estruturar seus dados em tabelas simples, não redundantes que podem ser ligadas entre si.”Lembra-te” dos teus dados. Ao contrário do Excel, ele também funciona como um banco de memória sem emenda que armazena e lembra seus dados para que você possa facilmente recuperá-lo para uso futuro. Por exemplo, você pode ter armazenado várias folhas do Excel para despesas mensais., Mas se você agora quiser combinar essas folhas e estudá-las juntos, você terá que usar características especiais (e às vezes pesadas) do Excel, como gráficos, painéis, etc. No Access, isto é sem emenda.torna as operações de dados complexas sem esforço. O Access oferece todas as operações básicas que o Excel faz, como ordenação, cálculos, filtros, etc. Além disso, ele também permite que você se junte ou exclua dados de tabelas (como unir folhas do Excel) com base em critérios especiais. E a boa notícia é que tudo isso é fácil no acesso!,

neste artigo, orientamo-lo a construir a sua primeira base de dados de trabalho com 6 passos simples.Organize os seus dados em tabelas estruturadas.

Se pretende usar a base de dados Access, é provável que já tenha uma ideia justa sobre as estruturas da tabela que deseja criar. Pense nisto como um importante passo preparatório, pois é a estrutura das suas tabelas que decide o sucesso da sua aplicação de acesso.

algumas perguntas que o ajudarão a fazer isso incluem:

• Que tipo de dados você tem?, Registros de negócios, arquivos pessoais, dados que suportam a sua Sociedade Cultural? Idealmente, cada tipo conterá seu próprio banco de dados.o que é comum entre os dados que tem? Você pode agrupá-los em tabelas separadas com base neste fator comum? Eg: Receitas, Despesas, lista de endereços, etc.o que é único em cada tabela? O que você pode usar para identificar uma linha de dados de cada tabela? Eg: Nome, Id, etc. Esta será a chave primária e pode ser uma ou mais colunas. (Não se preocupe se você não encontrar algo único, como o Access pode auto-gerar uma chave primária.,)
• Quais são as ligações entre tabelas? Estas são chaves estrangeiras potenciais (você vai aprender mais sobre isso abaixo).sugerimos que tenha um rascunho da sua estrutura de mesa no papel. Não se preocupe com a perfeição; suas mesas irão evoluir à medida que você trabalha com acesso e ganhar domínio sobre ele. Assim que estiver pronto, inicie o Microsoft Access, escolha File -> New -> “base de dados em branco” e carregue na chave “Criar” para iniciar a sua primeira base de dados de Acesso Microsoft!,

  

  dica: escolha um nome apropriado que reflicta o tipo da sua base de dados; isto soa muito melhor do que simplesmente chamá-la de “a minha primeira base de dados”!

  1. crie as tabelas

  Depois de lançar com sucesso e criar a sua primeira base de dados, o Access abre a janela “Ferramentas de tabela” para criar tabelas, porque, na verdade, o acesso é tudo sobre tabelas!

  aqui, vamos criar uma aplicação de orçamento simples com 3 tabelas: despesas regulares, renda mensal e despesas mensais., As colunas destacadas em azul são únicas, e podem, portanto, ser usadas como a chave primária. (Note que quando mais de uma coluna é destacada em azul, a combinação em conjunto é única.)

  

  para adicionar a tabela de despesas regulares, use a página do lado direito.

  • a primeira coluna (ID) é auto-gerada pelo Access e serve como a chave primária padrão. (Podemos mudar isso mais tarde.)
  • Carregue em “Carregue para adicionar” para indicar o nome da coluna seguinte. Ser-lhe-á dada uma opção (drop-down) para o tipo de coluna. Escolha o texto e digite “nome da despesa”.,
  • carregue novamente para adicionar a coluna seguinte, escolha Texto e indique “Tipo”.
  • carregue novamente para adicionar a coluna seguinte, escolha o número e indique “quantidade”.
  • Finalmente, Salve a sua tabela recém-criada (usando a chave de controlo + chaves “S”). Quando solicitado para um nome, digite “despesas regulares”.

  

  E aí, recém-criado, está a sua primeira tabela de Acesso Microsoft. Viva!

  A partir da página CREATE, use Create – > tabela e siga os passos acima para criar as tabelas “renda mensal” e “despesas mensais”.,

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  1. introduza os dados nas tabelas

  nesta etapa, introduziremos manualmente os dados nas tabelas. Mas note que o Access oferece várias outras formas sem esforço para importar dados em tabelas (a partir de uma folha do Excel, de um arquivo de texto, etc.).

  aqui, devemos mencionar que o Access ganha sobre o Excel na validação de dados se as tabelas forem corretamente projetadas. Para entender a relevância do design da tabela, vamos simplesmente adicionar dados à tabela “despesas regulares” e explorar os desafios.,

  Aqui estão os dados que pretendemos adicionar nas nossas tabelas:

  a” vista da folha de dados ” é melhor usada para adicionar/apagar/alterar os dados da tabela, e abre-se sempre que fizer duplo-click sobre o nome de uma tabela na página da esquerda. Você também pode acessá-lo usando a Tab- > View – > Design View. Depois de estar nesta Vista, escolha a tabela com a qual irá trabalhar (“despesas regulares”) na página do lado esquerdo. Na página da direita,

  • clique na segunda coluna (Nome da despesa) e digite “Rent”.clique na terceira coluna (Tipo) e no tipo “fixo”.,clique na quarta coluna (Montante) e digite “2000”.
  • completou a primeira linha. Repetir para as linhas restantes.
  • Repeat the same for ” Income “and” Monthly Expenses ” table.

  

  notou como o Access ordena automaticamente os dados, aumentando a ordem de quantidade? Se quiser alterar isto, pode clicar com o botão direito no campo Quantidade e alterar a ordem de ordenação.

  Como certamente terá observado, o Access gera automaticamente um número único para a primeira coluna (ID), uma vez que trata isto como a chave primária padrão., Esta é a coluna que é normalmente usada para recuperar linhas únicas de dados da tabela.

  mas este valor pode ser difícil de lembrar, pois não tem relevância para os nossos dados. Além disso, já identificamos nossas chaves primárias únicas e devemos capturar isso no design da tabela. O próximo passo irá mostrar-lhe como redesenhar a mesa para cuidar disso.

  1. (Re)desenhe as suas tabelas

  Uma vez que tenha criado as suas tabelas, nós apostamos que está curioso para ver se elas correram bem., Na verdade, é importante fazer isso para que você possa incluir quaisquer regras adicionais para a validação de dados e precisão. Você pode verificar isso na”vista de Design”.

  a vista de design mais flexível do Access é facilmente acessada usando a Página de DESIGN – > View -> vista de Design. (Alternadamente, você pode clicar no nome da tabela na aba do lado esquerdo, e escolher “Design View”.)

  

  If you explore the “Regular Expenses” table (screenshot above), you’re sure to catch some inconsistencies., Vamos corrigir isto do seguinte modo:

  • Por padrão, a coluna de ID auto-gerada é definida como a chave primária, e, portanto, o pequeno ícone da chave à sua esquerda. Alteramos isto realçando (com um único clique) a coluna do nome da despesa, e escolhendo o ícone da chave “primária” na página superior. (Você também pode clicar com o direito sobre o nome da coluna e escolher “chave primária”). O ícone da chave irá mudar de acordo.já não precisamos da coluna ID. Por isso, carregue com o botão direito e escolha “apagar as linhas”. Isto irá apagar automaticamente esta coluna (e todos os valores introduzidos anteriormente para ela) desta tabela.,
  • a coluna da quantidade é ajustada para o número do tipo de dados. Muda isto para moeda.

  agora a nossa tabela parece boa. Você pode igualmente editar as outras 2 tabelas em vista de Design, para alterar a sua chave primária, definir o tipo de dados de moeda e adicionar dados adicionais em todas as tabelas para que possamos jogar com ele em etapas sucessivas.

  1. defina as relações de tabela

  sempre que quiser simplesmente “ver” os seus dados de tabela, a área da ficha pode ser usada. Mas achamos que gostaria de ver os resultados combinados de todas as suas mesas., Isso pode ser complicado de fazer no Excel, mas é fácil no acesso. A chave está na definição das relações de tabela.as relações

  definem como as nossas tabelas estão “conectadas” umas às outras. Estas ligações são chamadas de “chaves estrangeiras” no jargão de banco de dados.

  para definir as relações de tabelas no Access, vá para a página ferramentas de banco de dados e clique em relacionamentos. Você irá ver uma janela que lista todas as tabelas. Clique duas vezes em cada tabela até que eles sejam vistos na janela de relações de fundo. Se uma tabela aparecer mais de uma vez, você pode clicar com o direito na tabela extra e selecionar “esconder a tabela”.,

  

  Uma vez que todas as 3 tabelas estejam visíveis, você pode movê-las ao redor do ecrã como quiser.

  mas neste momento, não há nada de especial nesta Vista. Nossas tabelas são simplesmente listadas, desconectadas. Para alterar isso, clique em despesas regulares.Campo Nome da despesa, e arrastá-lo para despesas mensais.Campo de nomes de despesas. Uma caixa de diálogo deve abrir da seguinte forma:

  

  o que estamos a fazer aqui é criar uma relação de um para muitos entre o nome da despesa da tabela de despesas regulares, e o nome da despesa da tabela de despesas mensais.,despesas regulares.Nome da despesa – > despesas mensais.Custas Nome

  Chave Primária -> Chave Externa

  Uma> Muito

  Por isso,

  • “Impor Integridade Referencial” deve ser marcada. Isto assegurará que todos os valores adicionados na despesa mensal serão verificados com os valores da tabela de despesas regulares antes da adição.
  • Desligue as páginas para “Cascade Update/ Delete campos relacionados”. Isto irá cascar todas as actualizações/ apagamentos na tabela-chave primária (no nosso caso, as despesas regulares)., Assim, se a quantia for atualizada para uma despesa particular, ela será em cascata em todas as tabelas relacionadas. Igualmente com delete. Nós deliberadamente desligamos isso para que possamos pegar qualquer desajustamento em um momento posterior. Finalmente, clique em Criar.
  • similarmente, crie uma relação entre o nome do mês das despesas mensais e o nome do mês da renda mensal. Desligue a opção “Aplicar a integridade referencial” aqui.,

  a área de relacionamento deve reflectir automaticamente isto da seguinte forma:

  

  definiu a sua primeira relação de tabela e está pronto para obter mais dos seus dados!

  1. consulta e visualização de dados de suas tabelas

  esta é talvez a parte mais significativa e útil de usar o Access over Excel. Nós criamos nossas tabelas com o design certo, adicionamos dados e definimos relacionamentos. O próximo passo importante é juntar tudo isso e ver como nossos dados combinados se parecem. E isso é feito através de uma consulta.,

  Aqui, vamos criar uma consulta simples para capturar quaisquer desajustamentos em despesas” fixas”.

  pode criar uma consulta usando o Assistente de pesquisa CREATE tab ->, a forma mais fácil de criar uma consulta básica. Ser-lhe-á pedido:

  • Tipo (Assistente de pesquisa simples).
  • nomes e campos das tabelas. Escolha o nome da despesa, Tipo & montante das despesas regulares, e mês& montante das despesas mensais.detalhe ou resumo. Escolha Detalhada.,
  • escreva “relatório de desajustamento de despesas fixas” quando o assistente lhe pedir um nome e carregar em Terminar para gerar a pesquisa de relatórios.

  A consulta gerada deve ter esta aparência (sem as luzes vermelhas):

  

  Mas como você pode ver, esta consulta mostra todos os registros de despesas, e não apenas a falta de correspondência queridos (como destacado em vermelho). Podemos corrigir isso usando o design da Consulta (clique com o botão direito no nome da consulta no lado esquerdo da página e selecione “Design View”).

  usaremos esta visão para adicionar 2 critérios

  1. sob despesas regulares.,Escreva, adicione o valor “fixo” sob critérios (incluir aspas simples). Isto restringe os registos de dados obtidos para ter o tipo=fixo.
  2. sob qualquer um dos montantes, adicione os critérios especiais para verificar um desfasamento:”.Montante <> .Montante ” (sem aspas). The <> sign stands for “not equal to”). Isto vai apanhar apenas registos não coincidentes.em conjunto, estes critérios recolherão registos de despesas fixas incompatíveis.,

     

     o resultado final deve ser assim:

     E este é de facto o resultado final que desejamos. Meus parabéns!!

     a nota Final

     neste tutorial básico, você foi exposto a uma grande variedade de funcionalidades de Acesso Microsoft, desde tabelas a relacionamentos a consultas. Recomendamos que você construa sobre as tabelas e consultas listadas aqui tentando operações mais complexas.

     sugestões para outras práticas incluem:

     • importar a data para tabelas a partir da folha do Excel, ou arquivos de texto separados por vírgulas (também chamados arquivos csv).,
     • adicionando critérios de validação para tabelas usando a vista de projeto. Por exemplo, tentar restringir os valores das despesas regulares.Indicar apenas os valores” fixos” ou “variáveis”.
     • Aprenda sobre tabelas “normalizadas” e como isso afeta seus dados. Redesenhar e criar os exemplos compartilhados aqui como tabelas normalizadas.
     • Use o desenhador de consultas a partir do zero para criar um relatório de resumo contendo o rendimento total, a despesa e o saldo a cada mês para o ano.,

     embora os seus primeiros encontros com o Microsoft Access possam incluir uma curva de aprendizagem íngreme, podemos garantir as recompensas que os seus esforços trarão. O Microsoft Access é uma ferramenta de banco de dados leve que lhe permite aceder a uma maior potência nos seus dados com o mínimo de esforço. Por isso, continuem e tenham um bom acesso!!

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     Aqui estão alguns artigos que irão ajudá-lo a obter mais detalhes sobre a base de dados create usando o Microsoft access, então basta passar pelo link.,como melhorar as suas competências no Microsoft Excel?gráfico Pivot no Excel 2016

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