Depois de analisar os seus requisitos de negócio e completar a sua pesquisa pelo fornecedor, você está pronto para iniciar o processo de seleção de carne e batatas do Fornecedor. Um pedido bem escrito de proposta (RFP) ou pedido de cotação (RFQ) é a chave para selecionar o melhor fornecedor com o melhor valor para a sua empresa. Escrever qualquer tipo de pedido não é difícil se você entender os objetivos e a função do documento.,
decida qual escrever
um PFR é usado se a qualidade, serviço, ou o produto final será diferente de cada fornecedor que está respondendo.
uma RFQ é usada para commodities, serviços simples, ou partes simples/não complicadas com pouco ou nenhum espaço para a diferenciação de produtos ou serviços entre os fornecedores que respondem. Os pontos de negociação são estreitos, incluindo itens como horários de entrega ou opções de embalagem.,
os objectivos de cada documento devem incluir:
- a obtenção de propostas detalhadas para avaliar a resposta de cada vendedor para que os melhores interesses da sua empresa sejam cumpridos em todas as frentes.
- alavancando a natureza competitiva do processo de seleção do fornecedor para negociar o melhor acordo possível.assegurar que os interesses de todas as partes interessadas da sua empresa sejam respeitados e que seja alcançado um consenso.
- colocando a sua empresa no controle de todo o processo de seleção do fornecedor e definindo as regras de seleção na frente.,
- construir a parceria entre você e o vendedor desde o início.
estruturar o RFP ou RFQ
o RFP ou RFQ deve ser estruturado de uma forma que clara e sucintamente apresente as suas necessidades ao fornecedor. Cada documento será diferente dependendo do tipo de empresa e produto que você está procurando, mas existem algumas seções padrão que devem ser incluídas em qualquer RPP típico ou RFQ., Personalize cada secção para as suas necessidades individuais:
- os detalhes de envio fornecem informações importantes para os fornecedores saberem, tais como prazos, o endereço de correio da sua empresa e uma pessoa de contacto para perguntas e esclarecimentos.
- Uma introdução e resumo executivo fornece aos potenciais vendedores uma breve visão geral da sua empresa e os requisitos para o seu produto ou serviço. Ele deve ser escrito depois que todo o documento está terminado para tornar mais fácil para você resumir os pontos-chave.,
- uma visão geral de negócios e antecedentes descreve o seu negócio, produtos e setor de mercado. Isso ajudará os potenciais vendedores a entender as necessidades que você está tentando preencher.as especificações detalhadas devem ser a secção Mais longa do documento. Para um PFR, conterá as medidas qualitativas e os requisitos que impulsionarão a decisão de seleção. Para um RFQ esta seção deve fornecer as medidas quantitativas que você está buscando na resposta do Fornecedor., O critério de exemplo pode incluir desenhos de produtos, tolerâncias de engenharia, níveis de serviço, etapas, entregas e cronologias, requisitos técnicos ou comerciais, funcionalidade de software e requisitos de hardware.
- os pressupostos e restrições que os vendedores devem ter em conta estão listados nesta secção. Não ser franco e frontal com o vendedor abrirá a porta para a renegociação do acordo em uma data posterior e a possibilidade de estreitar o relacionamento que você tem com o seu fornecedor., Os possíveis tópicos incluem despesas de viagem, custos de atualização/modificação e direitos de licenciamento.todos os Termos e Condições do contrato devem ser listados para que o vendedor possa dar uma resposta justa e honesta. Estes podem incluir opções de financiamento, Duração do contrato, opções de renovação, garantias, sanções de entrega, níveis de serviço, etc.os critérios de selecção sobre a forma como irá tomar a sua decisão são a secção final., Algumas empresas preferem manter esta informação totalmente confidencial, enquanto outras empresas acreditam que isso ajudará os fornecedores potenciais focarem-se no que é importante para a sua empresa.
distribua pelos vendedores
finalmente, componha uma carta de apresentação e envie cópias do seu RFP ou RFQ para cada um dos fornecedores que seleccionou durante o seu processo de pesquisa. Certifique-se de que as informações de contato apropriadas são incluídas, a fim de fornecer assistência a qualquer fornecedor que precise.,