como administrador de cuentas por cobrar o de crédito, apenas tienes tiempo para ejecutar informes, hacer llamadas telefónicas y enviar los mensajes de correo electrónico necesarios para hacer un seguimiento con los clientes y Ahí es donde tener una biblioteca de muestras de cartas de colección y plantillas puede ser un ahorro de tiempo real. En este artículo, proporcionamos plantillas de cartas de cobro efectivas y listas para usar que puede «robar» para ahorrar tiempo y pagar esas facturas lo antes posible.,
como desarrolladores de Collect-IT – popular software de gestión de cuentas por cobrar y colecciones, el equipo de Dynavistics construyó estas muestras de cartas y plantillas a lo largo de décadas de desarrollo de software y creación de flujo de trabajo de colecciones en nuestra plataforma basada en los comentarios de los clientes.
así que sin más preámbulos <
La primera plantilla de Carta de cobro (Aviso de vencimiento)
pero antes de escribir y enviar la primera carta de cobro, es importante tener en cuenta que en este punto la factura todavía está apenas vencida., Podría ser que el cliente simplemente olvidó pagar (basado en recordatorios de correo electrónico anteriores) o alguien en su departamento de contabilidad estaba enfermo o de vacaciones.
sea cual sea el caso, es importante que el tono de su carta o correo electrónico coincida con la situación en la que la factura se ha retrasado un poco., Por ahora, manténgalo un poco ligero y enfocado principalmente en recordar al cliente que la factura es vencida e incluya los siguientes elementos:
- sate claramente el número de días y el monto que está vencido
- Note los intentos anteriores de cobrar
- proporcione una copia de la factura con la comunicación
- proporcione las opciones de pago y lo que le gustaría que hiciera el cliente a continuación
- proporcione su información de contacto
? ¿desea ver una muestra?, Haga clic para ver una muestra de la primera carta de recogida
la Segunda Carta de recogida (30 días de retraso)
si está pensando en cómo escribir una segunda carta de recogida, es probable que la factura aún esté pendiente y su cliente no haya respondido a la primera carta de recogida (arriba) o a los correos electrónicos de recordatorio de cortesía que envió antes de la fecha de vencimiento.
hasta este punto, la comunicación ha sido algo liviana porque la factura aún no estaba vencida o apenas vencida., Sin embargo, ahora que la factura tiene 30 días de retraso, el tono de la segunda carta de cobro debe ser un poco más asertivo y directo, pero siempre debe seguir siendo profesional.
con eso en mente, aquí hay elementos a considerar al desarrollar una segunda plantilla de carta de cobro:
- Los detalles, incluyendo el número de factura, la fecha de la carta y el monto
- claramente indican que la factura está vencida junto con la fecha de la factura original
- Proporcionar opciones de pago y los siguientes pasos deseados
- Su información de contacto y solicitud de contacto
Want, Haga clic para ver una muestra de la segunda carta de cobro
La tercera carta de cobro (60 días vencidos)
si ahora está pensando en cómo escribir la tercera carta de cobro, lo más probable es que la factura esté ahora a unos 60 días vencida y sus probabilidades de cobrar el pago Las cosas han ido más allá de un punto donde alguien en Contabilidad estaba de vacaciones o el cliente simplemente olvidó pagar.
para muchos, la tercera carta de cobro es su última comunicación formal escrita antes de enviar una carta de demanda final., El tono es aún más asertivo y directo que la segunda carta y debe incluir las acciones que planea tomar si no se recibe el pago, como colocar al cliente en retención de crédito y/o involucrar a una agencia de cobros o abogado.,
con eso en mente, aquí hay elementos a considerar al desarrollar una tercera plantilla de carta de cobro:
- detalles que incluyen el número de factura, la fecha y el monto
- mención de intentos anteriores de cobro
- indique claramente que la factura está vencida
- Una advertencia y acciones específicas que planea tomar si el pago no se recibe dentro de un número especificado de días
- proporcione opciones de pago y los siguientes pasos deseados
- Su información de contacto y solicitud final para contactarte
want ¿quieres ver una muestra?, Haga clic para ver una muestra de la carta de la tercera colección
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