Alcuni anni fa, mi sono trasferito da Office 365 e Outlook e su Gmail. Molti di voi pensavano che mi sarei pentito della mossa, ma devo dirvi che Gmail è stata un’esperienza quasi senza attrito. Non penso che tornerei mai a utilizzare un’applicazione di posta elettronica autonoma. In realtà, mi sto muovendo come molte applicazioni come posso al cloud, solo a causa dei benefici senza soluzione di continuità che fornisce.,

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Molti di voi hanno chiesto l’unica domanda che mi ha fatto un po ‘ infastidito: Come fare i backup di un account Gmail? Mentre Google ha un forte track record di gestione dei dati, resta il fatto che gli account potrebbero essere violati, e la possibilità esiste che qualcuno potrebbe ottenere bloccato da un account Gmail.

Molti di noi hanno anni di storia aziendale e personale mission-critical nei nostri archivi Gmail, ed è una buona idea avere un piano per fare backup regolari., In questo articolo (e la sua galleria di accompagnamento), vorrei discutere una serie di ottimi approcci per il backup dei dati di Gmail.

A proposito, sto distinguendo Gmail da G Suite, perché ci sono una vasta gamma di soluzioni G Suite. Anche se Gmail è l’offerta dei consumatori, così molti di noi usano Gmail come il nostro hub per tutte le cose, che ha senso discutere Gmail sui propri meriti.

Nel complesso, ci sono tre approcci principali: inoltro on-the-fly, download-and-archive e istantanee di backup periodiche o una tantum. Discuterò ogni approccio a turno.,

On-the-fly forwarding

Forse il metodo più semplice di backup, se meno sicuro o completo rispetto agli altri, è l’approccio di inoltro on-the-fly. L’idea qui è che ogni messaggio che entra in Gmail viene quindi inoltrato o elaborato in qualche modo, garantendo la sua disponibilità come archivio.

Prima di discutere i dettagli su come funziona, copriamo alcuni degli svantaggi. In primo luogo, a meno che non si inizia a fare questo non appena si inizia l’utilizzo di Gmail, non si avrà un backup completo. Avrai solo un backup del flusso andando avanti.,

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In secondo luogo, mentre la posta in arrivo può essere conservata in un altro meccanismo di archiviazione, nessuno dei messaggi e-mail in uscita verrà archiviato. Gmail non ha un filtro “on send”.

Infine, ci sono molti problemi di sicurezza coinvolti con l’invio di messaggi di posta elettronica ad altre fonti, spesso in formato di testo aperto e non crittografato.

Queste considerazioni a parte, è un modo per andare.

Gmail forwarding filter

Il più semplice di questi meccanismi è quello di impostare un filtro in Gmail., Impostalo per inoltrare tutte le tue email a un altro account di posta elettronica su un altro servizio. Ecco qua. Fatto.

G Suite forwarding

Un modo semplice per afferrare tutta la posta in arrivo al mio dominio aziendale è utilizzare un account G Suite. La mia e-mail relativa all’azienda entra nell’account G Suite, viene applicato un filtro e l’e-mail viene inviata al mio account Gmail principale.

Questo offre due vantaggi. In primo luogo, conservo una copia in un secondo account Google e, per $5/mo, ottengo un buon supporto da parte di Google., Lo svantaggio di questo, parlando personalmente, è che solo uno dei miei molti indirizzi e-mail viene archiviato utilizzando questo metodo e nessuna posta che invio viene memorizzata. Inoltre, non riesco a superare il fatto che sto acquistando G Suite e le aziende più grandi ottengono spazio illimitato, ma poiché la mia piccola azienda non ha bisogno di cinque account, non lo faccio.

Regole di inoltro del server SMTP

Per il tempo più lungo, ho usato Exchange e Outlook come ambiente di posta elettronica e Gmail, Il mio dominio era impostato su un server SMTP in esecuzione presso la mia società di hosting e avevo una regola lato server che inviava ogni messaggio di posta elettronica sia a Exchange che a Gmail.

È possibile invertire questo. È inoltre possibile inviare posta per un dominio privato a un server SMTP, ma utilizzare un altro servizio (se Office 365 o qualcosa di gratuito, come Outlook.com) come destinazione di backup.

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Inoltra a Evernote

Ogni account Evernote viene fornito con un indirizzo e-mail speciale che è possibile utilizzare per spedire le cose direttamente nel tuo archivio Evernote., Questa è una variante del filtro di inoltro di Gmail, in quanto si usa ancora Gmail per inoltrare tutto, ma questa volta all’indirizzo e-mail fornito da Evernote. Bum! Posta in arrivo memorizzata in Evernote.

Salvare le email da Gmail a Evernote

Evernote ora ha un Evernote per Gmail add-in che consente di salvare le email da Gmail a Evernote. Questo add-on aggiunge il familiare elefante verde per l’interfaccia messaggio. Toccando cade il messaggio a destra in Evernote.,

IFTTT a Dropbox (o Google Drive o OneNote, ecc)

Anche se questo approccio non è strettamente inoltro, è un altro approccio on-the-fly che fornisce un backup come la posta arriva. Ci sono un sacco di grandi regole che collegano Gmail a servizi di archiviazione come Dropbox, ed è possibile utilizzare IFTTT.com per eseguire il backup di tutti i messaggi o solo allegati in arrivo a servizi come Dropbox.

In ognuno di questi casi, stai essenzialmente spostando un negozio di posta elettronica cloud in un altro negozio di posta elettronica, quindi se vuoi qualcosa che puoi controllare fisicamente, passiamo alla prossima strategia.,

Backup cloud con storage

Ci sono alcune opzioni di backup cloud-to-cloud per G Suite, ma il backup degli account Google personali sul cloud sembrava essere andato via quando Backupify è salito sul mercato in Office 365, G Suite e Salesforce realms. Ma questo è cambiato e ora ci sono alcune soluzioni di backup dell’account Google personali.

Naturalmente, lo svantaggio è quello di tutti i sistemi cloud: non si dispone di una copia locale., Se dovessi perdere l’accesso a Internet (ad esempio durante un uragano) e avessi bisogno di qualcosa nella tua email, saresti stato sfortunato come lo saresti stato se avessi fatto affidamento solo su Gmail stesso. Tale è la nuvola.

Spinbackup

La tecnologia Spin ha sia una versione G Suite che una versione Spinbackup per uso individuale, che eseguirà il backup dinamico di Gmail dal cloud di Google al cloud di Spin. Se le tue esigenze di utilizzo dei dati sono inferiori a 4 GB, puoi eseguire il backup gratuitamente., Per quattro dollari al mese (era $2/mo l’ultima volta che abbiamo guardato, in 2018), è possibile eseguire il backup di 50GB, e ci sono incrementi superiori a quelli per l’archiviazione aggiuntiva.

Quello che ci piace particolarmente di Spinbackup è che fa più di Gmail. Eseguirà il backup di Contatti, Unità, calendario e persino foto. Spinbackup è probabilmente la soluzione di backup completa più semplice per Gmail che abbiamo trovato. Non è necessario dedicare risorse di elaborazione locali ad esso, non è necessario mantenere il computer acceso per eseguire il backup e si ottengono backup regolari.,

Upsafe

Quando abbiamo guardato Upsafe nel 2017, era un’app gratuita per Windows che hai scaricato e installato sul tuo computer. Ora, Upsafe ha un servizio di backup dell’account Google che è cloud-to-cloud e funziona su Amazon S3 e Backblaze B2. I prezzi su Upsafe sono 2 24 / anno o month 3 / mese, ma per questo ottieni spazio illimitato. C’è anche una versione gratuita che vi permetterà di memorizzare fino a 3 GB.

Cloud sync

A differenza della sezione precedente, i fornitori di cloud sync normalmente non forniscono il proprio storage., Invece, ti consentono di sincronizzare o archiviare messaggi da Gmail a un altro provider di cloud storage come Dropbox.

cloudHQ

cloudHQ fornisce il trasferimento in tempo reale tra Gmail e SharePoint, Box, Boxyte, Microsoft OneDrive, WebDAV, Evernote, Google Drive e SugarSync. Puoi scegliere di archiviare messaggi, messaggi e allegati o solo allegati.

È inoltre possibile scegliere una varietà di formati di file in cui salvare i messaggi. Anche se lo storage non è fornito, cloudHQ è più costoso di alcuni dei servizi che abbiamo esaminato., I piani di base iniziano a $118 / anno, anche se la società offre anche un piano gratuito e limitato.

Handy Backup

Stiamo andando a mettere in evidenza Handy Backup nella nostra sezione cloud sync, anche se sarebbe altrettanto rilevante nella sezione download-and-archive qui sotto. Handy Backup è un’applicazione Windows installabile che funziona sul tuo PC.

La versione base di $39 si collega al tuo account Gmail e fa backup locali sul tuo PC o esegue il backup dei dati dei messaggi su OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box. La versione Pro 89 Pro aggiunge il supporto Amazon S3., Esistono anche versioni per piccole imprese e server che aggiungono backup di sistemi di database e agenti basati su server.

Download-and-archive

Il gruppo download and archive copre i metodi che portano il tuo archivio messaggi (e tutti i tuoi messaggi) dal cloud fino a una macchina locale. Ciò significa che anche se hai perso la connessione a Internet, perso il tuo account Gmail, o il tuo account online ottenuto violato, si avrebbe un archivio sicuro sul computer locale (e, forse, anche eseguito il backup di media locali, offline).,

Software client di posta elettronica locale

Forse l’approccio più provato per questo sta usando un programma client di posta elettronica locale. Puoi eseguire qualsiasi cosa, da Thunderbird a Outlook a Apple Mail a una vasta gamma di client di posta elettronica tradizionali basati su PC della vecchia scuola.

Tutto quello che devi fare è impostare Gmail per consentire IMAP (Settings ->Forwarding e POP/IMAP -> Enable IMAP) e quindi impostare un client di posta elettronica per connettersi a Gmail tramite IMAP., Vuoi usare IMAP invece di POP3 perché IMAP lascerà i messaggi sul server (nel tuo archivio Gmail), dove POP3 li succhierà tutti, rimuovendoli dal cloud.

Dovrai anche accedere alle impostazioni dell’etichetta. Lì troverai un elenco delle tue etichette e sul lato destro c’è un’impostazione “Mostra in IMAP”. È necessario assicurarsi che questo sia controllato in modo che il client IMAP possa vedere l’e-mail memorizzata in quelle che riterrà essere cartelle. Sì, si potrebbe ottenere qualche duplicazione dei messaggi, ma è un backup, quindi chi se ne frega, giusto?

Assicurati di controllare la configurazione del tuo client., Alcuni di loro hanno impostazioni oscure che limitano la quantità di posta basata su server scaricherà.

L’unico vero svantaggio di questo approccio è che devi lasciare un’applicazione basata sull’utente in esecuzione tutto il tempo per afferrare l’e-mail. Ma se hai un PC di riserva da qualche parte o non ti dispiace avere un’app extra in esecuzione sul tuo desktop, è una vittoria versatile, affidabile e facile.,

Gmvault

Gmvault è un set chiazza di petrolio di script Python che verrà eseguito su Windows, Mac, e Linux e fornisce una vasta gamma di funzionalità, tra cui il backup l’intero archivio di Gmail e facilmente che consente di spostare tutto ciò che e-mail a un altro account Gmail. Sì, questa è una soluzione praticabile per spostare facilmente la posta tra gli account.,

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Ciò che è bello di Gmvault è che è uno script da riga di comando, quindi puoi facilmente programmarlo e lasciarlo funzionare senza troppi overhead. È inoltre possibile utilizzarlo su una macchina per eseguire il backup di un numero di account. Infine, memorizza in più formati, compresi quelli standard come .mbx che può essere gestito in client di posta elettronica tradizionali come Thunderbird. Oh, ed è open source e gratuito.

Upsafe Free Gmail Backup

Un altro strumento gratuito è Upsafe., Upsafe è solo per Windows,ma è semplice a freddo. Tutto quello che fai è installare il programma, collegarlo al vostro Gmail, e scaricare. Lo farà download incrementali e anche consentono di sfogliare la posta elettronica scaricata e gli allegati all’interno della app.

Upsafe non è quasi versatile come Gmvault, ma è veloce e indolore.

Mailstore Home

Ancora un altro strumento gratuito è Mailstore Home. Come Upsafe, Mailstore è solo Windows., Quello che mi piace di Mailstore è che ha business e service-provider fratelli maggiori, quindi se si desidera una soluzione di backup che va oltre il backup di singoli account Gmail, questo potrebbe funzionare bene per voi. Può anche eseguire il backup di Exchange, Office 365 e vari server di posta elettronica basati su IMAP.

MailArchiver X

Successivamente, veniamo a MailArchiver X, una soluzione basata su macOS MacOS 34.95. Anche se questa soluzione non è gratuita, ha alcune cose interessanti in corso. Innanzitutto, non archivia solo i dati di Gmail, ma archivia anche i client di posta elettronica locali.,

Da qualche parte su un disco di backup, ho una pila di vecchi archivi di posta elettronica Eudora, e questo potrebbe leggerli e eseguirne il backup. Naturalmente, se non ho avuto bisogno di quei messaggi dal 2002, non è probabile che avrò bisogno di loro in qualunque momento presto. Ma, ehi, puoi.

Per saperne di più, MailArchiver X può memorizzare la tua email in una varietà di formati, tra cui PDF e all’interno di un database FileMaker. Queste due opzioni sono enormi per cose come i procedimenti di scoperta.,

Se hai mai bisogno di essere in grado di fare un’analisi e-mail davvero completa e quindi consegnare e-mail a clienti o un tribunale, avere un database FileMaker dei tuoi messaggi potrebbe essere una vittoria. È stato aggiornato per essere compatibile con High Sierra. Basta fare in modo di ottenere la versione 4.1 o superiore.

SysTools Gmail Backup

Se si desidera eseguire il backup di Gmail a una serie di formati di posta elettronica classici, tra cui PST, EML, MSG, o MBOX, si consiglia di guardare SysTools Gmail Backup., Questo prodotto funziona sia su Windows e macOS, e ha un carico di funzionalità tra cui la possibilità di scaricare anche Yahoo e Hotmail account. Aspetta? Hotmail?

Questo è il nostro unico problema con SysTools e porta a una nota cautelativa. Sembra che il sito della società non sia stato aggiornato da molto tempo, con requisiti di sistema che specificano un minimo di processore 1 GHz e 512 MB di RAM. Yeah. Si consiglia vivamente di scaricare e testare la versione di prova prima di decidere di spendere per la versione completa.,

BitRecover Gmail Backup Wizard

Questo prodotto è un’altra applicazione Windows installabile che vi permetterà di eseguire il backup dei dati di Gmail. Inoltre convertirà Gmail in una serie di popolari formati di posta elettronica di archiviazione locale POP3, come Thunderbird MBOX.

Istantanee di backup una tantum

La nostra categoria finale di soluzione sono istantanee di backup una tantum. Piuttosto che generare regolari, incrementali, backup aggiornati, questi approcci sono buoni se si desidera solo per ottenere la posta da Gmail, sia per passare a un’altra piattaforma o di avere uno snapshot in tempo di quello che hai avuto nel tuo account.,

Google Takeout

La più semplice delle offerte di snapshot di backup è quella fornita da Google: Google Takeout. Dalle impostazioni di Google, è possibile esportare quasi tutti i dati di Google, in tutte le applicazioni Google. Google Takeout scarica i dati nel tuo Google Drive o ti consente di scaricare una pila di file ZIP. È facile, completo e gratuito.

YippieMove

Ho usato YippieMove due volte, prima quando mi sono trasferito da un hosting Exchange di terze parti a Office 365 e poi quando mi sono trasferito da Office 365 a Gmail. Ha funzionato bene entrambe le volte.,

La società, tristemente nota come Wireload piuttosto che, ad esempio, qualcosa di un classico film di Bruce Willis Die Hard, addebita $15 per account che viene spostato. Ho trovato la tassa di essere valsa la pena, dato il suo team di supporto utile e il mio bisogno di fare un po ‘ di un dolore fuori di me fino a quando ho saputo ogni messaggio di posta elettronica aveva fatto il viaggio con successo.

Backup tramite migrazione a Outlook.com

All’incirca nel momento in cui stavo passando da Office 365 a Gmail, Ed Bott si è trasferito da Gmail a Outlook. Ha usato alcuni degli utili strumenti di migrazione di Outlook per fare il salto.,

Dal punto di vista del backup di Gmail, potresti non voler necessariamente eseguire una migrazione permanente. Anche così, questi strumenti possono dare un ottimo modo per ottenere un backup snapshot utilizzando un’infrastruttura cloud-based completamente diversa per l’archiviazione di archiviazione.

Solo messaggi parziali e recenti

C’è un altro approccio che puoi usare, che tecnicamente non è inoltrato ed è un po ‘ più limitato rispetto agli altri approcci al volo, ma funziona se vuoi semplicemente prendere una porzione veloce della tua email recente, ad esempio se stai andando in vacanza o in viaggio., Lo sto mettendo in questa sezione perché non si adattava davvero meglio.

Questo è Gmail offline. Come suggerisce il nome, Gmail Offline ti consente di lavorare con la tua email recente (circa un mese) senza avere una connessione Internet attiva. Non è certamente un backup completo, ma potrebbe rivelarsi utile per quelle occasioni in cui si desidera solo un accesso rapido e offline ai messaggi recenti, sia in entrata che in uscita.,

Raccomandazioni

Uno dei motivi per cui faccio grandi articoli di “indagine” come questo è che ogni individuo e le esigenze dell’azienda sono diverse, e quindi ognuna di queste soluzioni potrebbe adattarsi meglio.

Qui a Camp David, usiamo una combinazione di tecniche. Innanzitutto, ho un numero di account di posta elettronica che inoltrano al mio account Gmail principale, quindi ognuno di essi mantiene un backup in aggiunta al mio account Gmail principale.,

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Quindi, uso Gmvault in esecuzione come processo a riga di comando pianificato per scaricare aggiornamenti regolari sia del mio archivio Gmail che di quello di mia moglie. Questi download vengono quindi archiviati nel mio NAS locale e sottoposti a backup nel cloud.

Mentre i singoli messaggi possono essere un dolore reale da scavare se necessario, ho copie di quasi ognuno, su una vasta gamma di mezzi, incluso uno (e talvolta due) che di solito sono aperti da Internet.

Sì, ricevo troppe email. Ma, ehi, e ‘ una vita.,

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