Che cosa è una Banca Lockbox Servizio e Come viene utilizzato per i Pagamenti

Attraverso la gestione di cassa di processo, Banca Lockbox Servizi sono stati intorno per decenni come un modo per il ministero del tesoro e delle finanze squadre di migliorare il loro credito del processo di verifica e di altri pagamenti inviati attraverso la posta elettronica. Ma nell’economia di Internet connessa digitalmente di oggi, sono emerse alternative elettroniche ai tradizionali servizi di lockbox.,

Oggi esploreremo un po ‘ i vantaggi e gli svantaggi di un servizio lockbox e come alternative lockbox elettroniche come un portale di fatturazione online possono essere il prossimo passo nell’evoluzione di un tradizionale servizio lockbox commerciale.

Che cos’è un Lockbox?

Un lockbox è un luogo di detenzione sicuro essenzialmente affittato dalle imprese per avviare il processo di pagamenti B2B., ‘Lockbox Service’ è un programma di utilità offerto dalle banche commerciali orientata a facilitare il flusso e riflusso delle transazioni commerciali e utilizzato come un modo per accelerare-up & semplificare la raccolta e l’elaborazione dei crediti di conto avendo pagamenti e rimesse documenti di quelle organizzazioni’ clienti inviati direttamente in una posizione accessibile dalla banca.,

Si tratta in genere di caselle postali, o altri indirizzi postali bancari unificati, che un’azienda può lasciare sulla propria fattura come un facile& posto coerente per i reparti di contabilità fornitori dei propri clienti per sapere sempre dove poter inviare i pagamenti.
Lockboxes sono strategicamente posizionati in una posizione business centric per ridurre i tempi di consegna della posta e anche incoraggiare un fisico drop off da parte dei clienti., I lockbox sono comunemente utilizzati in settori quali servizi business to business, immobili & proprietà, produzione, fatturazione delle utenze e altri casi in cui vengono inviati elevati volumi di controlli.

Come funziona un Lockbox?

Una volta che una banca riceve un pagamento lockbox per conto di un’azienda, un rappresentante della banca raccoglierà le somme totali di denaro lasciate su base giornaliera (o più frequente) dalla scatola. Ogni pagamento e tutte le informazioni sulla rimessa che sono state ricevute sono impostate per l’elaborazione.,

Da lì, la banca utilizza in genere un team BPO in outsourcing per elaborare manualmente ogni pagamento o eseguire automaticamente in batch utilizzare OCR e Check21 per scansionare, acquisire ed elaborare pagamenti elettronici ad alto volume e scartare l’assegno originale. I pagamenti elaborati vengono inviati a un sito Web sicuro in cui il personale bancario può quindi applicare i fondi dati ai crediti dell’organizzazione.

A seconda del livello di servizio della banca, i report giornalieri e i backup notturni possono essere applicati secondo necessità.,

Vantaggi di un Lockbox

  • Velocizzare Mail Float. ‘Mail float’ è un termine per il tempo necessario per un pagamento assegno di viaggiare dal pagatore al beneficiario attraverso il sistema postale. I pagatori sono altamente consapevoli delle cadute di ‘mail float ‘e capitalizzare il tempo che ci vuole per il beneficiario di ricevere i fondi – utilizzando la frase procrastinators token’l’assegno è nella posta’.,
    Durante il quale, il pagatore potrebbe non avere i fondi ancora disponibili, o potrebbe mantenere i fondi in un conto ad alto rendimento per un po ‘di tempo in più per guadagnare un po’ più di interesse su quei fondi. Il rovescio della medaglia, questo può costare il reddito da interessi destinatario e abbassando il loro DSO.
  • I lockbox riducono il float della posta in alcuni modi. Innanzitutto, avendo più posizioni geografiche più vicine alla posizione dei clienti, è probabile che il tempo postale sia più veloce della consegna all’indirizzo aziendale., In secondo luogo, un lockbox può ridurre il tempo di elaborazione facendo depositare direttamente i pagamenti sul conto bancario assicurando che i pagamenti vengano ricevuti e depositati lo stesso giorno.
  • Aumentare l’efficienza del personale di back-office. Poiché le banche stanno facendo l’elaborazione di lockbox su larga scala, c’è un guadagno di efficienza con loro che fanno l’elaborazione del controllo rispetto al fatto che un membro dello staff lo faccia. Non è necessario preparare le buste di deposito o guidare in banca o creare rapporti., Ridimensionare ulteriormente il volume dei controlli in base ai flussi e riflussi del business diventa più facile senza la necessità di assumere personale aggiuntivo.

Svantaggi di una Lockbox

  • Le lockbox possono essere relativamente costose. Le banche in genere guadagnano una configurazione fissa e canone mensile continuo per ogni lockbox. Fanno inoltre pagare una tassa di servizio / transazione per ogni pagamento elaborato. Come con molti modelli di prezzi bancari, i loro fogli di tasso sono solitamente complicati e difficili da leggere., I tipici candidati di lockbox stanno elaborando molte migliaia di assegni al mese, quindi queste spese minute che vedi sul front-end della firma per il servizio, finiscono per sommarsi rapidamente. Questo perché, mentre la banca forse più efficiente del proprio back office, si basano ancora su un buon grado di sforzo manuale e costi del lavoro.
  • I lockbox possono avere problemi di sicurezza. Poiché i lockbox richiedono ancora una noiosa elaborazione manuale, molti del personale delle banche responsabili dell’inserimento dei dati sono nuovi per la banca o sono appaltatori offshore., Le informazioni da un pagamento lockbox fornisce tutti i componenti necessari necessari per contraffare un assegno. E il volume dei pagamenti lockbox è di solito così alto che diventa relativamente facile scivolare un controllo fraudolento tra molti buoni pagamenti.
    Con queste combinazioni pericolose, un criminale può sfruttare sia il processo vulnerabile che il personale…per non parlare del fatto che con qualsiasi attività manuale, viene margine di errore – e quando si tratta di essere pagati, una clemenza beneficiari per la supervisione è minima; frode o anche un leggero errore ha il potenziale per offuscare business to business relazioni.,
  • I lockbox sono ancora lenti. Mentre è vero che un lockbox può essere più veloce di un assegno inviato direttamente alla tua organizzazione, i lockbox non sono un processo digitale o elettronico. Ciò significa che mentre possono lezione il tempo che un controllo è nella posta, non eliminano il tempo che un controllo è la posta. Inoltre, poiché l’assegno deve ancora essere depositato ed elaborato (anche se da un dipendente della banca), i fondi non sono disponibili in tempo reale.
  • I lockbox non si legano al sistema., Mentre i report Lockbox possono certamente essere inviati al tuo team finanziario e il tuo sistema ERP è a conoscenza dei depositi, è improbabile che una corrispondenza automatica delle informazioni del cliente al momento del pagamento con le informazioni memorizzate nel tuo CRM & Sistemi ERP accada magicamente. Invece back-office squadre davanzale probabilmente bisogno di conciliare il deposito per le informazioni nel loro sistema di record.
  • Le lockbox non tengono conto di altri tipi di pagamento. La maggior parte delle aziende accetta forme di pagamento diverse dagli assegni., I servizi Lockbox non si integrano direttamente con metodi di pagamento come carte, ACH, EDI o binari di pagamento digitali basati su Internet più recenti come eCheck. Ciò aggiunge complessità in un processo di credito che esegue sistemi diversi per diversi metodi di pagamento.
  • Le cassette di sicurezza stanno diventando scomode per il reparto AP del cliente. Molti dipartimenti AP stanno modernizzando la loro fattura& processo di pagamento per ridurre il numero di controlli fisici che devono tagliare manualmente & processo., Con le carte di spesa commerciali, le carte virtuali di pagamento, ACH, EDI& bonifico bancario diretto in rapida crescita come metodi preferiti per il dipartimento AP per migliorare l’efficienza, i processi aziendali e la sicurezza, la capacità di lockboxes di servire completamente il team di clienti pagabili è in rapido declino, rendendo il servizio Lockbox,

Pagamenti elettronici Lockbox

Un servizio di lockbox elettronico sostituisce l’indirizzo fisico di una lockbox tradizionale con un indirizzo web digitale e sostituisce gli assegni cartacei con forme elettroniche di pagamento come eChecks, ACH, carte di debito, carte di credito e bonifici bancari elettronici. Queste lockbox elettroniche sono una naturale evoluzione delle lockbox fisiche e mirano a migliorare ulteriormente i crediti in termini di velocità, sicurezza, efficienza e costi.,

We explore more about how electronic lockboxes work in our part 2 of our Lockbox Guide: The advantages of eLockboxes & modern billing portals.

Tags: Payments, B2B, Accounts Receivable, Lockbox Services

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