Qu’est-ce Qu’un service de Lockbox bancaire et comment est-il utilisé pour les paiements

dans le processus de gestion de la trésorerie, les services de Lockbox bancaire existent depuis des décennies les équipes financières pour améliorer leur processus de réception des chèques et autres paiements envoyés par la poste. Mais dans l’économie Internet connectée numériquement d’aujourd’hui, des alternatives électroniques aux services lockbox traditionnels ont vu le jour.,

Aujourd’hui, nous allons explorer un peu les avantages et les inconvénients d’un service lockbox et comment les alternatives de lockbox électroniques telles qu’un portail de facturation en ligne peuvent être la prochaine étape dans l’évolution vers un service lockbox commercial traditionnel.

qu’est Ce qu’une boîte postale?

un lockbox est un lieu de détention sécurisé essentiellement loué par des entreprises pour lancer le processus de paiements B2B., « Lockbox Service » est un utilitaire offert par les banques commerciales visant à faciliter le flux et le reflux des transactions commerciales et utilisé comme moyen d’accélérer & simplifier le recouvrement et le traitement des comptes débiteurs en envoyant directement les paiements et les documents de remise des clients de ces organisations à un endroit accessible par la banque.,

il s’agit généralement de boîtes postales, ou d’autres adresses postales bancaires unifiées, qu’une entreprise peut laisser sur sa facture comme un& endroit cohérent pour que les services des comptes fournisseurs de leurs clients sachent toujours où envoyer les paiements.
Les Lockboxes sont stratégiquement placés dans un emplacement centré sur les affaires pour réduire le délai de livraison du courrier et même encourager un dépôt physique par les clients., Les Lockboxes sont couramment utilisés dans des industries telles que les services interentreprises, l’immobilier & la propriété, la fabrication, la facturation des services publics et d’autres cas où des volumes élevés de chèques sont envoyés.

comment fonctionne un Lockbox?

une fois qu’une banque reçoit un paiement en lockbox pour le compte d’une entreprise, un représentant de la banque prélèvera le total des sommes d’argent déposées quotidiennement (ou plus fréquemment) dans la boîte. Chaque paiement et toute information de remise reçue sont configurés pour être traités.,

à partir de là, la banque utilise généralement une équipe BPO externalisée pour traiter manuellement chaque paiement ou exécuter automatiquement par lots utilisez OCR et Check21 pour numériser, capturer et traiter des Paiements électroniques à grand volume et jeter le chèque d’origine. Les paiements traités sont affichés sur un site Web sécurisé où le personnel bancaire peut ensuite appliquer les fonds donnés aux comptes débiteurs de l’organisation.

selon le niveau de service de la banque, des rapports quotidiens et des sauvegardes nocturnes peuvent être appliqués au besoin.,

avantages d’un Lockbox

  • accélérer le flotteur de courrier. « Courrier flottant » est un terme pour le temps nécessaire pour un paiement par chèque de voyager du payeur au bénéficiaire par le biais du système postal. Les payeurs sont très conscients des inconvénients du « flotteur de courrier » et capitalisent sur le temps qu’il faut au bénéficiaire pour recevoir les fonds – en utilisant la phrase token procrastinators « le chèque est dans le courrier ».,
    pendant ce temps, le payeur peut ne pas avoir les fonds encore disponibles, ou ils peuvent garder les fonds dans un compte à haut rendement pour un peu de temps supplémentaire afin de gagner un peu plus d’intérêt sur ces fonds. D’un autre côté, cela peut coûter des intérêts aux bénéficiaires et réduire leur DSO.
  • les Lockboxes réduisent le flotteur de courrier de plusieurs façons. Tout d’abord, en ayant plusieurs emplacements géographiques plus proches de l’emplacement de vos clients, le temps postal est susceptible d’être plus rapide que la livraison à votre adresse professionnelle., Deuxièmement, une boîte de verrouillage peut raccourcir le temps de traitement en demandant au personnel de la Banque de déposer directement les paiements sur le compte bancaire en veillant à ce que les paiements soient reçus et déposés le jour même.
  • augmenter l’efficacité du personnel de back-office. Parce que les banques font le traitement de la boîte de verrouillage à grande échelle, il y a un gain d’efficacité avec elles qui font le traitement des chèques par rapport au fait qu’un membre du personnel le fasse. Il n’est pas nécessaire de préparer les bordereaux de dépôt ou de la banque ou de créer des rapports., Augmenter encore le volume des contrôles en fonction des flux et des flux de l’entreprise devient plus facile sans avoir besoin d’embaucher du personnel supplémentaire.

les Inconvénients d’une boîte

  • Coffrets peut être relativement coûteux. Les banques gagnent généralement une configuration fixe et des frais mensuels continus pour chaque lockbox. Ils facturent également des frais de service / transaction pour chaque paiement traité. Comme pour de nombreux modèles de tarification bancaire, leurs feuilles de taux sont généralement compliquées et difficiles à lire., Les candidats lockbox typiques traitent plusieurs milliers de chèques par mois, de sorte que ces frais minimes que vous voyez sur le front de l’inscription au service finissent par s’additionner rapidement. En effet, alors que la banque peut-être plus efficace que votre propre back-office, ils comptent toujours sur un bon degré d’effort manuel et les coûts de main-d’œuvre.
  • les Lockboxes peuvent avoir des problèmes de sécurité. Parce que les lockboxes nécessitent toujours un traitement manuel fastidieux, de nombreux employés des banques responsables de la saisie des données sont nouveaux pour la banque ou sont des entrepreneurs offshore., Les informations d’un paiement lockbox fournissent tous les éléments nécessaires pour contrefaire un chèque. Et le volume des paiements de lockbox est généralement si élevé qu’il devient relativement facile de glisser un chèque frauduleux parmi de nombreux bons paiements.
    Avec ces combinaisons dangereuses, un criminel peut exploiter à la fois le processus vulnérable et le personnel…sans oublier qu’avec n’importe quelle tâche manuelle, vient la marge d’erreur – et quand il s’agit d’être payé, une clémence des bénéficiaires pour la surveillance est minime; la fraude ou même une légère erreur a le potentiel de ternir les relations d’entreprise à entreprise.,
  • boîtes postales sont encore lents. S’il est vrai qu’un lockbox peut être plus rapide qu’un chèque envoyé directement à votre organisation, les lockbox ne sont pas un processus numérique ou électronique. Cela signifie que bien qu’ils leçon le temps qu’un chèque est à la poste, ils n’enlèvent pas le temps de vérifier le courrier. De plus, comme le chèque doit encore être déposé et traité (bien que par un employé de banque), les fonds ne sont pas disponibles en temps réel.
  • les boîtes de verrouillage ne sont pas liées à votre système., Alors que les rapports Lockbox peuvent certainement être envoyés à votre équipe financière et que votre système ERP est au courant des dépôts, une correspondance automatique des informations client au moment du paiement avec les informations stockées dans votre CRM & systèmes ERP est peu susceptible de se produire comme par magie. Au lieu de cela, les équipes de back-office doivent probablement réconcilier le dépôt avec les informations de leur système d’enregistrement.
  • les Lockboxes ne tiennent pas compte des autres types de paiement. La plupart des entreprises acceptent des formes de paiements autres que les chèques., Les services Lockbox ne s’intègrent pas directement avec les méthodes de paiement telles que les cartes, ACH, EDI ou les rails de paiement numériques basés sur Internet plus récents tels que eCheck. Cela ajoute de la complexité dans un processus de créance exécutant différents systèmes pour différentes méthodes de paiement.
  • les Lockboxes deviennent peu pratiques pour le service AP de votre client. De nombreux départements AP modernisent leur facture &processus de paiement pour réduire le nombre de contrôles physiques qu’ils doivent couper manuellement& processus., Avec les cartes de dépenses commerciales, les cartes virtuelles de paiement, ACH, EDI& virement bancaire direct tous en croissance rapide comme méthodes préférées pour le département AP pour améliorer l’efficacité, les processus métier et la sécurité, la capacité des lockboxes à servir complètement l’équipe payable des clients est rapide sur le déclin, ce qui,

paiements en boîte électronique

un service de boîte électronique remplace l’adresse physique d’une boîte traditionnelle par une adresse web numérique et remplace les chèques papier par des formes électroniques de paiements tels que eChecks, ACH, cartes de débit, cartes de crédit et virements bancaires électroniques. Ces boîtiers électroniques sont une évolution naturelle des boîtiers physiques et visent à améliorer encore les créances en termes de vitesse, de sécurité, d’efficacité et de coût.,

We explore more about how electronic lockboxes work in our part 2 of our Lockbox Guide: The advantages of eLockboxes & modern billing portals.

Tags: Payments, B2B, Accounts Receivable, Lockbox Services

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