Per diem est une expression latine qui se traduit par « par le jour.” Le terme fait également référence au montant d’argent versé aux employés pour 2 différents types de scénarios « journaliers”
l’utilisation la plus courante du terme per diem fait référence aux dépenses qu’une entreprise rembourse à un employé lorsqu’il voyage d’affaires.
un autre type de per diem est pour les employés qui reçoivent un montant fixe de salaire pour une seule journée de travail.
Chacun a un ensemble de lignes directrices doivent être respectées afin d’être en conformité avec la loi.,
que sont les remboursements quotidiens?
Les indemnités journalières remboursent un employé pour les dépenses qu’il engage en voyage d’affaires. Si l’employé n’a pas accès à une carte de crédit d’entreprise pour facturer les dépenses, il paie généralement de sa poche.
pour ces dépenses, l’indemnité journalière fixe un montant maximal que l’employé peut dépenser pour l’hébergement, la nourriture et les faux frais, ainsi qu’un remboursement partiel pour le premier et le dernier jour de voyage.,
lorsque les employés reçoivent un per diem pour un voyage d’affaires, ils sont remboursés jusqu’à concurrence du per diem alloué sans avoir à présenter des reçus individuels pour les repas pour remboursement.
Quels sont les tarifs journaliers?,
Le gouvernement fédéral fixe les taux maximaux pour les paiements quotidiens dans 3 catégories:
- hébergement
- nourriture
- faux frais
Il existe une norme taux per diem fixé par la General Services Administration (GSA) pour chacune des catégories au niveau fédéral, cependant, les états et les villes peuvent permettre des paiements plus élevés (pas inférieurs) per diem.
le tarif journalier standard pour l’hébergement, en vigueur en janvier 2020, est de 96 $par jour. Cela ne comprend pas les taxes payées sur le coût de l’hébergement.,
pour les repas et les frais accessoires (m&IE), le tarif standard par jour est de 55 total au total.
Le gouvernement décompose les repas en fonction de ce qu’ils devraient coûter pour le petit-déjeuner, le déjeuner et le dîner.
le tarif standard pour les frais « accessoires” par jour est de 5$. Ceux-ci comprennent les frais et les pourboires que l’employé peut donner au personnel de l’hôtel ou aux bagagistes.
taux des indemnités journalières du premier/dernier jour de voyage
pour les premiers et derniers jours de voyage des employés, le gouvernement fédéral permet d’effectuer une partie du paiement des indemnités journalières.,
dans la plupart des cas, l’allocation est de 75% de la dépense normale, selon l’hypothèse que l’employé n’aura pas besoin de tous ses repas/faux frais remboursés.
pour un paiement standard de 55 M standard&IE le premier ou le dernier jour de voyage, le montant à allouer à l’employé serait de 41,25$.
incidences fiscales des remboursements de per diem
pour 2020, un travailleur autonome ne peut utiliser per diem que pour les frais de repas qu’il encourt en voyage d’affaires., Pour toutes les entreprises, les remboursements de per diem ne constituent pas un revenu imposable pour l’employé si le paiement est égal ou inférieur au taux de per diem fédéral.
pour se conformer au Code fiscal défini par la GSA et L’IRS, les employés doivent soumettre un rapport de dépenses pour vérifier que le paiement quotidien n’est pas imposable.,
Le rapport comprend:
- Détails du voyage (dates/lieu)
- Le business but du voyage
- Recettes pour le logement (qui peut avoir la société)
- Si ils sont seulement payés le M&IE taux d’
les Rapports devraient être soumis dans les 60 jours de voyage. Si le rapport n’est pas soumis, les indemnités journalières sont considérées comme un revenu imposable pour l’employé.,
si une organisation autorise plus que le taux standard pour sa région (ou le taux fédéral si aucun taux n’est désigné dans sa ville, son comté ou son état), les fonds supplémentaires alloués à l’employé sont considérés comme un revenu imposable. Les indemnités journalières au taux standard ou inférieures ne sont pas déclarées sur le formulaire W-2 de l’employé. Mais pour tout ce qui dépasse le taux standard, l’employeur devra déclarer les paiements en tant que revenu et payer les impôts nécessaires et appropriés.
comment les indemnités journalières sont-elles payées?,
certains employeurs émettent des chèques journaliers avant qu’un employé ne commence son voyage afin qu’il ait les fonds nécessaires pour voyager. D’autres remboursent après le voyage avec un chèque séparé qui n’inclut pas les taxes et les paiements FICA.
Les prestations d’indemnités journalières
Pour les affaires, les indemnités journalières de réduire la paperasserie nécessaire pour vérifier vos frais de voyage. L’employé a une allocation par jour à dépenser sans avoir à soumettre des reçus à son employeur pour remboursement.,
Les lignes directrices fédérales suggèrent ces taux pour les dépenses quotidiennes:
- 13 for pour le petit déjeuner
- 14 for pour le déjeuner
- 23 for pour le dîner
les employés qui dînent à moindre coût sont en mesure de conserver les fonds supplémentaires sans aucune incidence fiscale, et les employeurs demandent rarement des fonds non utilisés pour être retournés.
les autres indemnités journalières: les employés journaliers
l’autre application commerciale du terme « indemnités journalières” s’applique aux employés qui travaillent quotidiennement., Les organisations fixent à l’avance un tarif journalier et des heures de travail. Si l’employé est appelé, le taux journalier est payé, généralement indépendamment du nombre d’heures travaillées, mais il y a certaines limites.
l’un des types de travailleurs quotidiens les plus courants aux États-Unis est l’enseignant suppléant. Avec des contrats négociés à l’avance, ces enseignants reçoivent un taux forfaitaire pour chaque jour où ils interviennent pour combler un poste vacant ou vacant. De nombreuses industries, en dehors de l’éducation, utilisent également des travailleurs journaliers.
Dans les soins de santé, les infirmières de voyage sont couramment utilisés sur une base quotidienne., De nombreux fournisseurs de soins de santé paient des infirmières journalières plus élevées que les infirmières du personnel, ce qui les incite à obtenir de l’aide rapidement lorsque les niveaux de personnel sont faibles. D’autres industries, dont certaines fonctionnent 24/7 ou ont des pics et des vallées de production, utilisent des employés journaliers pour aider lorsque des mains supplémentaires sont nécessaires.
choisir d’utiliser des employés journaliers
Les taux journaliers sont généralement convenus à l’avance — le nombre d’heures peut fluctuer quelque peu, mais le taux journalier reste généralement le même., Pour les entreprises, connaître le taux forfaitaire qu’il en coûtera pour faire appel à un autre membre du personnel pour la journée aide à gérer les dépenses et les coûts. Mais il y a des choses à considérer lorsque vous examinez les indemnités journalières pour votre organisation.
les lois sur les salaires et les heures s’appliquent toujours
Les employés Per diem ne sont pas exemptés de la loi. Peu importe le taux de jour sur lequel vous convenez, si le total des heures par rapport au salaire de l’employé est inférieur au salaire minimum fédéral ou local, le taux devra être ajusté pour atteindre le minimum.,
Sinon, si les heures des employés répondent aux exigences en matière d’heures supplémentaires, soit localement, soit selon les directives fédérales, ils devront être payés au taux horaire approprié pour cette période.
avantages et conformité
Les employés journaliers ne reçoivent généralement pas les avantages habituels auxquels les employés ont droit, comme la couverture de soins de santé, la maladie et les vacances. Parce qu’ils ne travaillent que sur une base quotidienne, la plupart des employeurs ne fournissent pas d’avantages sociaux à ces membres du personnel., Éventuellement, si leur fournisseur de régime le permet, les entreprises peuvent fournir une couverture de soins de santé comme une incitation supplémentaire pour attirer le personnel quotidien.
la plupart des employeurs fournissent des évaluations annuelles du rendement des employés journaliers (avec des augmentations de salaire, le cas échéant) pour s’assurer que la relation continue reste mutuellement bénéfique. Il peut être utile de s’assurer que le travail est effectué correctement et que le travailleur est satisfait de l’arrangement.
les employeurs doivent veiller à ne pas classer les travailleurs comme per diem s’ils sont régulièrement et régulièrement programmés pour travailler., Si un employé quotidien est utilisé régulièrement, il devrait être transféré à temps plein ou à temps partiel pour éviter tout problème de conformité.
les avantages pour les entreprises
remboursement des indemnités journalières gérez les frais de déplacement des entreprises et des employés en réduisant la paperasserie. Ceux-ci aident les entreprises à Pré-définir les coûts pour les repas et les frais de déplacement tandis que les membres du personnel peuvent planifier les coûts pendant la route pour leur employeur.
Les travailleurs journaliers peuvent aider les entreprises à maintenir la couverture ou à répondre à la demande., Ces travailleurs spécialisés sur appel remplissent au besoin ou aident les organisations à accomplir des tâches hors de portée de leurs niveaux de dotation habituels.