créer une base de données en utilisant Microsoft Access – Microsoft Access est une application logicielle astucieuse qui est livré avec la suite professionnelle Microsoft Office. Avec cet outil de base de données simple, Nous pouvons certainement apprendre à mieux organiser notre travail et notre vie!

Pourquoi utiliser Microsoft Access?

La plupart des gens nous demandent: « Pourquoi ai – je besoin d’un logiciel de base de données sophistiqué? Excel fonctionne assez bien pour mes besoins variés., »

Voici où nous heureux de vous dire que L’accès est pas de base de données” Fantaisie ». Il est facile, puissant efficace et peut vous sauver beaucoup de temps et d’effort répétitif même que vous obtenez le meilleur de vos données. En fait, vous constaterez que vous pouvez obtenir beaucoup plus de vos données lorsque vous combinez des feuilles Excel avec une base de données Access bien organisée.,

Microsoft Access

• Is a relational database tool. This means that all data is organized into (related) tables., Vous pouvez utiliser l’outil pour budgétiser vos dépenses mensuelles, organiser votre catalogue de bibliothèque ou tenir un carnet d’adresses élaboré; la clé réside dans la structuration de vos données en tableaux simples et non redondants qui peuvent être reliés entre eux.
• se « Souvient” de vos données. Contrairement à Excel, il fonctionne également comme une banque de mémoire transparente qui stocke et se souvient de vos données afin que vous puissiez facilement les récupérer pour une utilisation future. Par exemple, vous avez peut-être stocké plusieurs feuilles Excel pour les dépenses mensuelles., Mais si vous souhaitez maintenant combiner ces feuilles et les étudier ensemble, vous devrez utiliser des fonctionnalités Excel spéciales (et parfois encombrantes) telles que des graphiques, des tableaux de bord, etc. Dans Access, c’est transparent.
• facilite les opérations de données complexes. Access offre toutes les opérations de base Qu’Excel fait, comme le tri, les calculs, les filtres, etc. En outre, il vous permet également de joindre ou d’exclure des données de tableaux (comme joindre des feuilles Excel) en fonction de critères spéciaux. Et la bonne nouvelle est que tout cela est facile d’accès!,

dans cet article, nous vous guidons pour construire votre première base de données de travail en 6 étapes simples.

1. Organisez vos données dans des tableaux structurés.

Si vous avez l’intention d’utiliser Access database, il est probable que vous ayez déjà une idée juste des structures de table que vous souhaitez créer. Considérez cela comme une étape préparatoire importante car c’est la structure de vos tables qui décide du succès de votre application Access.

Quelques questions qui vous aideront à obtenir ce droit comprennent:

• Quel type de données avez-vous?, Dossiers commerciaux, dossiers personnels, données qui soutiennent votre société culturelle? Idéalement, chaque type contiendra sa propre base de données.
• Qu’est-ce qui est commun parmi les données que vous avez? Pouvez-vous les regrouper dans des tableaux distincts en fonction de ce facteur commun? Par exemple: revenus, dépenses, liste D’adresses, etc.
• Qu’est-ce qui est unique à travers chaque table? Que pouvez-vous utiliser pour identifier une ligne de données de chaque table? Par exemple: Nom, Id, etc. Ce sera la clé primaire et peut être une ou plusieurs colonnes. (Ne vous inquiétez pas si vous ne trouvez pas quelque chose d’unique, car Access peut générer automatiquement une clé primaire.,)
• Quels sont les liens de connexion entre les tables? Ce sont des clés étrangères potentielles (vous en apprendrez plus à ce sujet ci-dessous).

Nous vous suggérons d’avoir un brouillon de la structure de votre table sur papier. Ne vous inquiétez pas de la perfection; vos tables évolueront à mesure que vous travaillez avec Access et que vous en maîtriserez. Une fois que vous êtes prêt, lancez Microsoft Access, choisissez Fichier -> Nouvelle> « Base de données Vide” et cliquez sur « Créer” pour lancer votre première base de données Microsoft Access!,

indice: choisissez un nom approprié qui reflète le type de votre base de données; cela sonne bien mieux que de simplement l’appeler, « ma première base de données”!

1. créer les Tables

Une fois que vous avez réussi à lancer et à créer votre première base de données, Access ouvre la vue « outils de Table” pour créer des tables, car en réalité, Access est une question de tables!

ici, nous allons créer une application budgétaire simple avec 3 tableaux: dépenses régulières, revenus mensuels et dépenses mensuelles., Les colonnes surlignées en bleu sont uniques et peuvent donc être utilisées comme clé primaire. (Notez que lorsque plus d’une colonne est surlignée en bleu, la combinaison ensemble est unique.)

pour ajouter le tableau des dépenses régulières, utilisez l’onglet de droite.

• La première colonne (ID) est générée automatiquement par Access et sert de clé primaire par défaut. (On peut changer cela plus tard.)
• cliquez sur « Cliquez pour ajouter » pour entrer le nom de la colonne suivante. Vous aurez un choix (déroulant) pour le type de colonne. Choisissez le texte et entrez « Nom des dépenses ».,
• cliquez à nouveau pour ajouter la colonne suivante, choisissez du texte et entrez « Type”.
• cliquez à nouveau pour ajouter la colonne suivante, choisissez le numéro et entrez « montant”.
• Enfin, enregistrez votre table nouvellement créée (en utilisant les touches Control Key + « S”). Lorsque vous êtes invité à indiquer un nom, tapez « dépenses régulières”.

Et là, fraîchement créé, est votre propre première table Microsoft Access. Hourra!

dans L’onglet Créer, utilisez le tableau Create- > et suivez les étapes ci-dessus pour créer de la même manière les tableaux « revenu mensuel” et « dépenses mensuelles”.,

cours

1. Entrez les données dans les tables

Dans cette étape, nous allons saisir manuellement les données dans les tables. Mais notez que Access offre plusieurs autres moyens simples d’importer des données dans des tableaux (à partir d’une feuille Excel, d’un fichier texte, etc.).

ici, nous devons mentionner que Access l’emporte sur Excel dans la validation des données si les tables sont correctement conçues. Pour comprendre la pertinence de la conception de la table, nous ajouterons simplement des données au tableau « dépenses régulières” et explorerons les défis.,

Voici les données que nous avons l’intention d’ajouter à nos tables:

la « vue de la feuille de données” est mieux utilisée pour ajouter/supprimer / modifier des données de table, et s’ouvre à chaque fois que vous double-cliquez sur le nom d’une table dans l’onglet de gauche. Vous pouvez également accéder à l’aide de la CONCEPTION de l’Onglet> Afficher> Affichage de Conception. Une fois que vous êtes dans cette vue, choisissez le tableau avec lequel vous travaillerez (« dépenses régulières”) dans l’onglet de gauche. Dans l’onglet de droite,

• cliquez sur la deuxième colonne (Nom des dépenses) et tapez « loyer”.
• cliquez sur la troisième colonne (Type) et tapez « fixe ».,
• cliquez sur la quatrième colonne (Montant) et tapez « 2000”.
• Vous avez terminé la première ligne. Répétez l’opération pour les lignes restantes.
• répétez la même chose pour le tableau « revenus” et « dépenses mensuelles”.

Avez-vous remarqué comment l’Accès trie automatiquement les données dans l’ordre croissant de leur montant? Si vous voulez changer cela, vous pouvez faire un clic droit sur le champ Montant et modifier l’ordre de tri.

comme vous êtes sûr de l’avoir observé, Access génère automatiquement un numéro unique pour la première colonne (ID), car cela le traite comme la clé primaire par défaut., Il s’agit de la colonne qui est généralement utilisée pour récupérer des lignes uniques de données de la table.

mais cette valeur peut être difficile à retenir car elle n’a aucune pertinence pour nos données. De plus, nous avons déjà identifié nos clés primaires uniques et nous devrions les saisir dans la conception de la table. La prochaine étape vous montrera comment re-concevoir la table pour prendre soin de cela.

1. (Re)Concevez vos Tables

Une fois que vous avez créé vos tables, nous parions que vous êtes curieux de voir si elles se sont bien déroulées., En fait, il est important de le faire afin que vous puissiez inclure des règles supplémentaires pour la validation et la précision des données. Vous pouvez le vérifier dans la « vue de conception ».

la vue de conception plus flexible de L’accès est facilement accessible en utilisant L’onglet Conception- >vue- > Vue de conception. (Alternativement, vous pouvez cliquer sur le nom de la table dans l’onglet de gauche et choisir « Design View”.)

Si vous explorez le tableau « dépenses régulières” (capture d’écran ci-dessus), vous êtes sûr de détecter certaines incohérences., Corrigeons ceci comme suit:

• par défaut, la colonne ID générée automatiquement est définie comme clé primaire, et donc la petite icône de clé à sa gauche. Nous changeons cela en mettant en surbrillance (simple clic) la colonne Nom des dépenses et en choisissant l’icône de clé « primaire” dans l’onglet supérieur. (Vous pouvez également faire un clic droit sur le nom de la colonne et choisir « clé primaire »). L’icône de la clé changera en conséquence.
• nous n’avons plus besoin de la colonne ID. Alors faites un clic droit dessus et choisissez « Supprimer les lignes ». Cela supprimera automatiquement cette colonne (et toutes les valeurs précédemment insérées pour elle) de cette table.,
• La colonne Montant est définie sur numéro de type de données. Changez ceci en devise.

maintenant, notre table a l’air bien. Vous pouvez également modifier les 2 autres tables dans Design view, pour modifier leur clé primaire, définir le type de données de devise et ajouter des données supplémentaires dans toutes les tables afin que nous puissions jouer avec elle par étapes successives.

1. définir les relations de Table

chaque fois que vous souhaitez simplement « afficher” les données de votre table, la vue de la feuille de données peut être utilisée. Mais nous pensons que vous souhaitez afficher les résultats combinés de toutes vos tables., Cela peut être fastidieux à faire dans Excel, mais est facile d’Accès. La clé réside dans la définition des relations de table.

Les relations définissent comment nos tables sont « connectées” les unes aux autres. Ces liens de connexion sont appelés « clés étrangères » dans le jargon des bases de données.

pour définir des relations de table dans Access, allez dans L’onglet Outils de base de données et cliquez sur Relations. Vous verrez une boîte de dialogue qui répertorie toutes les tables. Double-cliquez sur chaque table jusqu’à ce qu’elles soient visibles dans la vue Relations d’arrière-plan. Si une table apparaît plus d’une fois, vous pouvez cliquer avec le bouton droit sur la table supplémentaire et sélectionner « Masquer la Table”.,

Une fois que les 3 tables sont visibles, vous pouvez les déplacer sur l’écran à votre guise.

mais en ce moment, il n’y a rien de spécial à propos de cette vue. Nos tables sont simplement répertoriées, déconnectées. Pour changer cela, cliquez sur dépenses régulières.Champ Nom des dépenses, et faites-le glisser vers dépenses mensuelles.Champ Nom des dépenses. Une boîte de dialogue devrait s’ouvrir comme suit:

ce que nous faisons ici, c’est créer une relation un à plusieurs entre le nom des dépenses de la table des dépenses ordinaires et le nom des dépenses de la table des dépenses mensuelles.,

les Dépenses Régulières.Nom de la dépense- > dépenses mensuelles.Frais Nom

la Clé Primaire -> Clé Étrangère

Un> Beaucoup

Pour cela,

• « Appliquer l’Intégrité Référentielle” doit être cochée. Cela garantira que toutes les valeurs ajoutées dans les dépenses mensuelles seront vérifiées par rapport aux valeurs du tableau des dépenses ordinaires avant l’ajout.
• décochez les onglets sur « Mise à jour en Cascade / suppression des champs associés”. Cela va mettre en cascade toutes les mises à jour / suppressions dans la table de clés primaires (dans notre cas, les dépenses régulières)., Donc, si le montant est mis à jour pour une dépense particulière, il sera en cascade dans tous les tableaux connexes. De même avec delete. Nous décochons délibérément cela afin de pouvoir détecter toute incompatibilité ultérieurement. Enfin, cliquez sur Créer.
• de même, créez une relation entre le nom du mois des dépenses mensuelles et le nom du mois du revenu mensuel. Décochez l’option” Appliquer L’intégrité référentielle  » ici.,

la vue des relations doit refléter automatiquement cela comme suit:

Vous avez défini votre première relation de table et êtes prêt à tirer le meilleur parti de vos données!

1. interroger et afficher les données de vos Tables

c’est peut-être la partie la plus importante et la plus utile de L’utilisation D’Access sur Excel. Vous voyez, nous avons créé nos tables avec le bon design, ajouté des données et défini des relations. La prochaine étape importante consiste à mettre tout cela ensemble et à voir à quoi ressemblent nos données combinées. Et cela se fait via une requête.,

ici, nous allons créer une requête simple pour capturer les incohérences dans les dépenses « fixes”.

Vous pouvez créer une requête à l’aide de L’onglet Créer- > Assistant de requête, le moyen le plus simple de créer une requête de base. Vous serez invité à saisir:

• Type (simple Query Wizard).
• noms et champs de Table. Choisissez le nom de la dépense, Tapez &montant des dépenses ordinaires et mois& montant des dépenses mensuelles.
• détail ou Résumé. Choisissez Détaillé.,
• Tapez « rapport de non-concordance des dépenses fixes » lorsque l’assistant vous demande un nom et cliquez sur Terminer pour générer la requête de rapport.

la requête générée devrait ressembler à ceci (sans les reflets rouges):

Mais comme vous pouvez le voir, cette requête affiche tous les enregistrements de dépenses, et pas seulement ceux qui ne correspondent pas (comme surligné en rouge). Nous pouvons résoudre ce problème en utilisant la conception de la requête (cliquez avec le bouton droit sur le nom de la requête dans l’onglet de gauche et sélectionnez « Vue de conception”).

nous utiliserons cette vue pour ajouter 2 critères

1. sous dépenses ordinaires.,Tapez, ajoutez la valeur ‘Fixed’ sous Criteria (incluez les guillemets simples). Cela limite les enregistrements de données récupérés pour que type=soit corrigé.
2. sous l’un des montants, ajoutez les critères spéciaux pour vérifier une non-concordance: « .Quantité: <> .Montant  » (sans guillemets). La balise <> signe signifie « n’est pas égal”). Cela ne récupérera que les enregistrements incompatibles.

ensemble, ces critères récupéreront les enregistrements de dépenses fixes incompatibles.,

Le résultat final devrait ressembler à ceci:

Et c’est en effet le résultat final que l’on désire. Bravo!!

la Note finale

dans ce tutoriel de base, vous avez été exposé à une grande variété de fonctionnalités Microsoft Access, des tables aux relations en passant par les requêtes. Nous vous recommandons de construire sur les tables et les requêtes répertoriées ici pour tenter des opérations plus complexes.

Les Suggestions pour d’autres pratiques incluent:

• importer la date dans des tableaux à partir D’une feuille Excel, ou des fichiers texte séparés par des virgules (également appelés fichiers csv).,
• ajout de critères de validation pour les tables à l’aide de la vue de conception. Par exemple, essayez de restreindre les valeurs des dépenses ordinaires.Tapez uniquement les valeurs” fixes « ou” variables ».
• découvrez les tables « normalisées” et leur impact sur vos données. Re-concevoir et créer les exemples partagés ici en tant que tables normalisées.
• utilisez Query Designer à partir de zéro pour créer un rapport récapitulatif contenant le total des revenus, des dépenses et du solde chaque mois pour l’année.,

bien que vos premiers essais avec Microsoft Access puissent inclure une courbe d’apprentissage abrupte, nous pouvons garantir les récompenses que vos efforts apporteront. Microsoft Access est un outil de base de données léger qui vous permet d’exploiter une plus grande puissance sur vos données avec un minimum d’effort. Donc, continuer à aller et heureux Access-ing!!

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1. 10 Puissantes Fonctionnalités de Microsoft Access
2. connaissance d’Excel
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