Après avoir analysé vos besoins commerciaux et terminé votre recherche de fournisseurs, vous êtes prêt à commencer le processus de sélection des fournisseurs. Une demande de proposition (RFP) ou une demande de devis (RFQ) bien écrite est la clé pour sélectionner le meilleur fournisseur au meilleur rapport qualité-prix pour votre entreprise. Écrire l’un ou l’autre type de demande n’est pas difficile si vous comprenez les objectifs et la fonction du document.,

décider lequel écrire

Une RFP est utilisée si la qualité, le service ou le produit final seront différents de chaque fournisseur qui répond.

Un appel d’offres est utilisé pour les marchandises, les services simples ou les pièces simples / simples avec peu ou pas de place pour la différenciation des produits ou des services entre les fournisseurs qui répondent. Les points de négociation sont étroits, y compris les articles tels que les calendriers de livraison ou les options d’emballage.,

Les objectifs de l’un ou l’autre document devraient inclure:

• obtenir des propositions détaillées pour évaluer la réponse de chaque fournisseur afin que les meilleurs intérêts de votre entreprise soient satisfaits sur tous les fronts.
• tirer parti de la nature concurrentielle du processus de sélection des fournisseurs pour négocier la meilleure entente possible.
• S’assurer que les intérêts de toutes les parties prenantes au sein de votre entreprise seront satisfaits et qu’un consensus sera atteint.
• mettre votre entreprise en contrôle de l’ensemble du processus de sélection des fournisseurs et définir les règles de sélection à l’avance.,
• Construire le partenariat entre vous et le vendeur dès le début.

structuration de la RFP ou de la RFQ

la RFP ou la RFQ doit être structurée de manière à présenter clairement et succinctement vos besoins au fournisseur. Chaque document sera différent en fonction du type d’entreprise et de produit que vous recherchez, mais certaines sections standard doivent être incluses dans toute demande de propositions ou demande de devis typique., Adaptez chaque section à vos besoins individuels:

1. Les détails de soumission fournissent des informations importantes aux fournisseurs, telles que les délais, l’adresse postale de votre entreprise et une personne de contact pour les questions et les clarifications.
2. Une introduction et un résumé fournissent aux fournisseurs potentiels un bref aperçu de votre entreprise et des exigences de votre produit ou service. Il doit être écrit une fois le document entier terminé pour vous permettre de résumer facilement les points clés.,
3. Un aperçu de l’entreprise et un contexte décrit votre entreprise, vos produits et votre secteur de marché. Cela aidera les fournisseurs potentiels de comprendre les besoins à combler.
4. Les spécifications détaillées doivent être la section la plus longue du document. Pour une DP, elle contiendra les mesures qualitatives et les exigences qui motiveront la décision de sélection. Pour une demande de devis, cette section doit fournir les mesures quantitatives que vous recherchez dans la réponse du fournisseur., Un exemple de critère peut inclure des dessins de produits, des tolérances techniques, des niveaux de service, des jalons, des livrables et des délais, des exigences techniques ou commerciales, des fonctionnalités logicielles et des exigences matérielles.
5. Les hypothèses et contraintes dont les fournisseurs doivent être informés sont énumérées dans cette section. Ne pas être franc et franc avec le fournisseur ouvrira la porte à la renégociation de l’accord à une date ultérieure et la possibilité de mettre à rude épreuve la relation que vous avez avec votre fournisseur., Les sujets possibles incluent les frais de déplacement, les coûts de mise à niveau/modification et les droits de licence.
6. tous les Termes et conditions du contrat doivent être énumérés afin que le vendeur puisse faire une réponse juste et honnête. Ceux-ci peuvent inclure des options de financement, la durée du contrat, les options de renouvellement, les garanties, les pénalités de livraison, les niveaux de service, etc.
7. Les critères de sélection sur la façon dont vous prendrez votre décision est la dernière section., Certaines entreprises préfèrent garder ces informations totalement confidentielles, tandis que d’autres entreprises pensent que cela aidera les fournisseurs potentiels à se concentrer sur ce qui est important pour votre entreprise.

distribuer aux fournisseurs

enfin, composez une lettre de motivation et envoyez des copies de votre RFP ou RFQ à chacun des fournisseurs que vous avez sélectionnés lors de votre processus de recherche. Assurez-vous que les coordonnées appropriées sont incluses afin de fournir une assistance à tout fournisseur qui en a besoin.,