connaissez-vous les obligations de tenue de documents OSHA de votre entreprise?
L’OSHA exige que les entreprises de construction et de fabrication (entre autres) remplissent et mettent régulièrement à jour les documents relatifs à la sécurité au travail.
Le plus connu d’entre eux est peut-être le journal OSHA 300, qui enregistre les détails des blessures et des maladies survenant sur votre lieu de travail.
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dans cet article:
- trois formulaires de blessure et de maladie de L’OSHA
- pourquoi L’OSHA a-t-elle des exigences strictes en matière de tenue de documents?
- qui est tenu de tenir des registres?
- changements récents aux exigences
- exigences de tenue de documents COVID-19
- où et quand publier les journaux OSHA
- La règle finale
- utiliser des enregistrements numériques pour remplir OSHA 300
- rapports vs., Enregistrement
- déterminer si un cas est enregistrable
- erreurs courantes de tenue de documents
- pénalités de tenue de documents OSHA
- répondre aux exigences
bien que cela semble être un peu plus de paperasse, rester à jour et remplir les formulaires avec précision est essentiel. Ne pas remplir les documents à temps et avec précision peut signifier d’énormes amendes et nuire à votre programme de conformité global.
Les inspecteurs de L’OSHA n’hésitent pas à les distribuer — et ce ne sont que les violations de la tenue des dossiers et n’incluent aucune violation de la sécurité au travail qu’ils trouvent., Par exemple, L’année dernière, L’OSHA a condamné un fabricant D’éoliennes de L’Iowa à une amende de 155 000 for pour des violations comprenant une tenue de dossiers défectueuse.
que sont les formulaires de tenue de dossiers des blessures et des maladies de L’OSHA?
vos exigences en matière de tenue de dossiers OSHA comprennent trois formulaires: OSHA 300, OSHA 300A et OSHA 301.
le formulaire OSHA 300 est le Journal officiel où vous documentez les détails des blessures et des maladies survenant sur le lieu de travail., Il comprend trois grandes sections:
- identification de la blessure /maladie (nom, numéro de cas, titre du poste)
- Description de la blessure (date de la blessure, lieu où elle s’est produite, description de la blessure/maladie)
- classification de la blessure à l’aide des cases à cocher (résultat de la blessure (p. ex.,
lorsque vous enregistrez la maladie ou la blessure sur le 300 log, vous devez également remplir le formulaire 301 en même temps. Le formulaire 301 est le rapport D’Incident de blessure et de maladie pour chaque événement individuel, et il vous donne plus d’espace pour décrire la blessure ou la maladie telle qu’elle s’est produite dans son contexte.,
le rapport 301 est l’endroit où vous racontez ce qui s’est passé, pourquoi et quels ont été les effets pour l’employé.
À la fin de l’année, vous devez remplir le Formulaire 300A, qui est votre rapport sommaire du journal., Vous utilisez le formulaire 300 pour remplir le formulaire 300A en indiquant:
- Nombre Total de décès
- Nombre Total de Cas Avec jours d’absence
- Nombre Total de cas avec transfert ou restriction d’emploi
- Nombre Total d’autres cas enregistrables
- Nombre Total de jours d’absence
- Nombre Total de jours de transfert ou de restriction d’emploi
- Nombre Total de blessures, posionings, pertes auditives et autres maladies
ce formulaire est seulement un décompte des impacts des blessures et des maladies dans votre établissement., Il n’inclut aucune information personnelle sur les employés.
quelles modifications L’OSHA a-t-elle apportées aux exigences?
L’OSHA a introduit le premier changement majeur en matière de tenue de documents en 2002, lorsqu’elle a annoncé les formulaires 300, 300A et 301. Les mises à jour de 2002 comprenaient également la nécessité de signaler les blessures par piqûre d’aiguille ou par objets tranchants, les troubles musculo-squelettiques, la transmission de la tuberculose et les cas de perte auditive par changement de seuil standard (STS).
la prochaine grande mise à jour a eu lieu en 2015, lorsque L’OSHA a mis à jour les exigences en matière de déclaration et de tenue de documents.,
à partir de 2015, vous devez signaler les décès liés au travail, les hospitalisations et les pertes d’un œil avec un délai défini en appelant le numéro 1-800 de L’OSHA ou en appelant votre bureau régional le plus proche.
Le grand changement de tenue de dossiers de L’OSHA en 2015 reflétait la liste des industries partiellement exemptées, que nous décrivons et renvoyons ci-dessous. Il a également ajouté à la liste des établissements tenus de tenir des registres, en ajoutant, entre autres, les concessionnaires de matériaux de construction et de fournitures, les magasins de pièces automobiles, d’accessoires et de pneus, ainsi que la location/location de machines et d’équipement commerciaux et industriels.,
Vous devez soumettre les formulaires OSHA 300, 300A et 301 chaque année si vous êtes dans une industrie couverte et que vous avez plus de 250 employés.
en 2016, L’OSHA a publié la dernière mise à jour intitulée” amélioration du suivi des blessures et des maladies professionnelles ». Cela n’a pas changé les exigences de base en matière de tenue de documents. Le grand changement a été la nécessité de soumettre les trois formulaires à L’OSHA chaque année si vous êtes dans une industrie couverte et avez plus de 250 employés., Les organisations des industries à haut risque comptant de 20 à 240 employés ne peuvent soumettre que le formulaire 300A d’ici le 2 mars de chaque année.
COVID-19 exigences de tenue de documents de L’OSHA
La COVID-19 présente plusieurs défis uniques pour les organisations qui doivent se conformer aux normes de l’OSHA. OSHA met à jour ses exigences pour COVID-19 régulièrement, il est donc bon de vérifier régulièrement pour s’assurer que votre journal OSHA 300 contient tout ce dont il a besoin.
à compter de novembre 2020, L’OSHA exige que les organisations enregistrent tous les cas de COVID-19 lorsqu’un cas est lié au travail et qu’il répond aux critères d’enregistrement du 29 CFR 1904.7., Cela signifie que COVID – 19 diffère de la grippe: vous n’avez aucune obligation d’enregistrer les cas de grippe, même s’ils se propagent sur le lieu de travail.
en d’autres termes, vous n’enregistrerez pas tous les cas de COVID-19 qui apparaissent sur votre lieu de travail. Mais vous devez enquêter sur chaque cas de parenté de travail et l’enregistrer sur le journal OSHA 300 lorsque des preuves de parenté de travail apparaissent. OSHA vous jugera en fonction du caractère raisonnable de votre enquête et des preuves à votre disposition., Et parce que la plupart des cas confirmés de COVID-19 entraîneront des jours d’absence au travail, la grande majorité des cas liés au travail devraient figurer dans votre journal OSHA 300.
trouvez le Mémorandum sur les directives d’application pour les dossiers COVID-19 ici et la page dédiée COVID-19 de L’OSHA ici.
pourquoi L’OSHA a-t-elle des exigences strictes en matière de tenue de documents?
les exigences de tenue de dossiers de L’OSHA ne sont pas là pour vous frotter les blessures au travail ou vous faire honte.
le but de ces exigences strictes est de suivre les maladies et les blessures afin que vous puissiez les prévenir à l’avenir., L’enregistrement de ceux-ci vous aide (et L’OSHA) à identifier les modèles et à corriger les conditions dangereuses ou dangereuses.
ceux-ci vous aideront également à trouver des points d’achoppement avant que d’autres employés ne se blessent ou avant que votre inspecteur OSHA ne les trouve pour vous et vous inflige des amendes pour eux.
qui doit se conformer aux exigences de tenue de documents de L’OSHA?
presque tous les employeurs de plus de dix employés doivent remplir un formulaire OSHA 300.
la seule exception est si votre entreprise tombe dans un secteur répertorié défini par la mise à jour de la règle de 2015.,
la mise à jour de 2015 énumérait certaines industries que L’OSHA considère comme « à faible risque”, et celles-ci ne sont que partiellement exemptées.,i >
si votre entreprise figure sur la liste ci-dessus ou la liste complète (liée ci-dessous), vous N’avez pas besoin de répondre aux exigences de tenue de documents de l’OSHA, sauf si L’OSHA vous demande spécifiquement de le faire par écrit., La capacité de L’OSHA de vous obliger à respecter les règles de tenue de documents est la raison pour laquelle vous n’êtes exempté que « partiellement”.
vous trouverez un lien vers la liste complète des industries partiellement exemptées (en date du 1er janvier 2015) sur la page « Annexe Non obligatoire de la sous-partie B”.
où et quand Publiez-Vous vos journaux?
Si OSHA vous oblige à remplir le formulaire OSHA 300 journaux, alors vous devez vous assurer qu’ils sont à jour à tout moment. Vous ne devriez pas les remplir mensuellement, trimestriellement ou pire — à la fin de l’année.,
Vous devez également afficher un résumé des formulaires de l’année précédente entre février et avril de l’année suivante. Par exemple, vous publierez votre résumé de 2019 entre février et avril 2020.
bien que vous n’ayez besoin de les conserver que quelques mois, vous devez conserver tous les dossiers sur le chantier pendant au moins cinq ans.
Quelle est la règle finale de L’OSHA?
auparavant, L’OSHA exigeait que les organisations comptant 250 employés ou plus déposent leurs formulaires 300 et 301 par voie électronique. Cependant, vous n’avez plus besoin pour ce faire., Dans ce qu’on appelle la « règle finale de L’OSHA”, l’administration a repris l’exigence de dépôt électronique.
L’OSHA a annulé la règle de dépôt électronique pour protéger la vie privée des travailleurs parce que le formulaire 301 contient des renseignements personnels sur vos employés, y compris leur nom, leur date de naissance et des renseignements sur leurs soins médicaux.
cependant, seul l’aspect du dépôt électronique de la loi a disparu. Rien n’inverse votre besoin de garder, poster et entretenir votre 300, 301 ou 300A pour l’inspection OSHA.,
utiliser des enregistrements numériques pour répondre aux exigences de L’OSHA
ce n’est pas parce que L’OSHA ne vous oblige plus à utiliser le dépôt électronique que vous devez revenir au papier ou à une feuille de calcul. Vous pouvez utiliser un système de gestion de la sécurité numérique, comme Safesite, pour enregistrer les événements en temps réel et synchroniser vos données afin que toute votre équipe puisse les voir.,
la tenue D’enregistrements numériques est le moyen privilégié pour s’assurer que vos formulaires sont corrects, à jour et faciles pour y accéder. Avec les rapports D’incidents en temps réel de Safesite et le journal numérique OSHA 300, vous pouvez enregistrer immédiatement les incidents enregistrables. Vous pouvez également planifier des actions de conformité de suivi pour vous assurer de prendre des mesures pour protéger vos employés.,
L’OSHA a annulé la règle électronique obligatoire pour protéger les employés des entreprises privées contre l’identification par le biais des demandes de la Loi sur la liberté d’Information (FOIA). Cependant, les demandes FOIA ne s’appliquent qu’au gouvernement fédéral: elles ne s’appliquent pas à votre entreprise. Il n’y a donc aucune raison pour que vous évitiez les services numériques tant que vous sécurisez vos données.
que rapportez-vous ou enregistrez-vous pour OSHA et quand?,
si une blessure est grave et nécessite une hospitalisation dans les 24 heures suivant l’incident lié au travail, vous devez la signaler directement à L’OSHA dans les 24 heures suivant la détermination. Dans le cas de COVID-19, Vous devez signaler les hospitalisations de cas de COVID-19 liés au travail lorsque l’hospitalisation survient dans les 24 heures suivant l’exposition au virus.
L’OSHA doit connaître tous les décès au travail qui surviennent dans les 30 jours suivant l’incident dans les 8 heures suivant le décès., Lorsqu’il s’agit de décès liés à la COVID-19, les mêmes règles s’appliquent: si un travailleur décède dans les 30 jours suivant son exposition au virus sur le lieu de travail, les nouvelles directives d’octobre 2020 indiquent que vous devez signaler son décès à L’OSHA.
pour en savoir plus sur la façon de signaler les blessures graves et les décès, Cliquez ici.
Toutes les blessures ou maladies enregistrables doivent figurer sur le formulaire 300, y compris celles signalées directement à L’OSHA.
Comment savoir si un cas est enregistrable?
toutes les blessures ou maladies n’ont pas besoin d’aller sur le journal OSHA 300.,
en règle générale, vous n’avez besoin d’enregistrer une blessure ou une maladie que si elle implique:
- Décès
- perte auditive professionnelle
- perte de conscience
- jours de congé
- travail restreint, transfert
- traitement médical
en d’autres termes, si une blessure exige qu’un employé reçoive un traitement médical au-delà des premiers soins ou qu’il effectue des tâches restreintes et/ou modifiées, le journal OSHA 300.
Vous n’avez pas besoin d’enregistrer les cas nécessitant uniquement les premiers soins (ou qui n’incluent pas d’éléments de la liste ci-dessus).
Qu’est-ce qui compte comme premiers soins?, L’OSHA définit les premiers soins comme des » soins médicaux qui sont généralement administrés immédiatement après la blessure et à l’endroit où elle s’est produite. Il s’agit souvent d’un traitement ponctuel à court terme et nécessite peu de technologie ou de formation à administrer. »
Les blessures mineures comme les coupures, les éraflures, les égratignures et les brûlures mineures relèvent généralement des premiers soins, même si vous avez besoin d’un pansement ou d’un désinfectant. Voici un exemple: si un employé se coupe le pouce et a besoin d’un traitement au travail, il n’est pas à déclarer. S’ils se coupent le pouce et ont besoin de points de suture aux urgences, cela va sur le journal.,
Les blessures et les maladies enregistrées doivent également être liées au travail. La définition de « relation de travail” de L’OSHA est très large.
Numéro Standard 1904.,5 La définition de” lien de parenté « dit: » vous devez considérer qu’une blessure ou une maladie est liée au travail si un événement ou une exposition dans le milieu de travail a causé ou contribué à l’état qui en résulte ou a considérablement aggravé une blessure ou une maladie préexistante. »
Il est important de comprendre ce qui compte et ce qui ne compte pas comme étant lié au travail, car cela signifie que si votre employé a une blessure préexistante et que l’un de vos processus ne la respecte pas, elle pourrait toujours figurer dans votre dossier s’il s’agit d’une » blessure enregistrable.,” Par exemple, si vous avez embauché un employé qui avait déjà une hernie et que vos conditions de travail l’ont aggravée, vous devez enregistrer la hernie même si elle ne provient pas de votre lieu de travail.
Il y a quelques exceptions énumérées dans 1904.5(b)., Si la blessure s’est produite grâce à la participation volontaire de l’employé à un programme de bien-être (comme un examen d’aptitude physique, une activité récréative ou un vaccin antigrippal)
quelles sont les erreurs de tenue de documents OSHA les plus courantes?
Les formulaires de tenue de dossiers de L’OSHA sont assez simples, mais certaines entreprises font encore des erreurs pour s’assurer que leurs formulaires sont complets ou parce qu’elles ont reçu de mauvaises informations.
l’une des erreurs les plus courantes consiste à enregistrer chaque incident pour tenter d’éviter une amende. Vous n’avez pas besoin d’enregistrer chaque toux, éternuement ou coupure, vous ne devriez pas non plus., Ajouter trop de blessures non enregistrables au journal peut augmenter votre taux d’incidence, ce qui peut conduire à plus d’inspections de L’OSHA et même faire augmenter vos taux d’assurance. Vous pouvez même avoir du mal à décrocher des contrats s’il semble que vous ayez un mauvais dossier de sécurité.
Si vous vous inquiétez de l’enregistrement d’un incident et décidez de ne pas le faire, vous pouvez documenter votre décision de bonne foi au cas où elle viendrait plus tard.
Une deuxième erreur courante est de laisser les blessures des Employés temporaires hors du registre., Les entreprises de Construction et de fabrication comptent sur temps qui ne sont expressément pas des employés à temps plein. OSHA dit que s’ils travaillent pour vous — dans n’importe quelle capacité, y compris la « supervision quotidienne”-alors une blessure enregistrable doit aller sur votre journal 300.
Troisièmement, vous devez conserver des journaux pour tous vos établissements individuels. Cela signifie que si vous avez trois sites en cours d’exécution à la fois, vous avez besoin de trois journaux — un dédié à chaque site.
quelles sont les sanctions pour ne pas maintenir un journal OSHA 300?
Les violations de L’OSHA ont de nouveau augmenté le 23 janvier 2019.,
Les infractions en matière de tenue de documents sont considérées comme graves et s’élèvent à 13 260 per par infraction. Oui, cela signifie que ne pas afficher votre formulaire 300A (rapport de votre journal) à votre établissement vous coûtera au moins 13 260 if Si, lors d’une inspection OSHA, vous êtes jugé en violation des exigences.
respectez-vous vos Obligations de tenue de documents de L’OSHA?
vos obligations de tenue de dossiers de L’OSHA non seulement maintiennent votre entreprise en conformité avec les réglementations fédérales, mais protègent également vos employés contre les blessures et les maladies évitables.,
Les OSHA 300, 300A et 301 fournissent une liste complète des blessures et des maladies enregistrables survenant sur votre lieu de Travail Couvert. Si vous ne figurez pas sur la liste des industries partiellement exemptées, il est essentiel de remplir ces formulaires en temps opportun. Et vous ne devriez pas oublier de signaler les hospitalisations et les décès directement à L’OSHA.
tenir un journal OSHA numérique
La tenue de documents numériques aide à limiter vos formalités administratives tout en vous assurant que toutes vos obligations en matière de tenue de documents sont respectées.
Safesite est un système de gestion de la sécurité robuste qui simplifie le respect de vos obligations en matière de tenue de documents., Synchronisez vos blessures enregistrables avec votre journal OSHA 300. Téléchargez, imprimez et affichez-le entre février et avril de chaque année.