Cómo hacer una copia de seguridad de su Gmail: la guía definitiva para 2020

si toda su vida está en su cuenta de Gmail, necesita un plan de copia de seguridad

hace unos años, me mudé de Office 365 y Outlook y en Gmail. Muchos de ustedes pensaron que me arrepentiría de la mudanza, pero tengo que decirles que Gmail ha sido una experiencia casi sin fricciones. No creo que alguna vez volvería a usar una aplicación de correo electrónico independiente. De hecho, estoy trasladando tantas aplicaciones como pueda a la nube, solo por los beneficios sin fisuras que proporciona.,

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muchos de ustedes hicieron la única pregunta que me molestó un poco: ¿cómo hacer copias de seguridad de una cuenta de Gmail? Si bien Google tiene un sólido historial de gestión de datos, el hecho es que las cuentas podrían ser hackeadas, y existe la posibilidad de que alguien pueda quedar bloqueado de una cuenta de Gmail.

muchos de nosotros tenemos años de historia personal y empresarial de misión crítica en nuestros archivos de Gmail, y es una buena idea tener un plan para hacer copias de seguridad periódicas., En este artículo (y su galería de acompañamiento), voy a discutir una serie de enfoques excelentes para la copia de seguridad de sus datos de Gmail.

Por cierto, estoy distinguiendo Gmail de G Suite, porque hay una amplia gama de soluciones de G Suite. A pesar de que Gmail es la oferta para el consumidor, muchos de Nosotros usamos Gmail como nuestro centro para todas las cosas, que tiene sentido discutir Gmail por sus propios méritos.

En general, hay tres enfoques principales: reenvío sobre la marcha, descarga y Archivo e instantáneas de copia de seguridad periódicas o únicas. Voy a discutir cada enfoque por turno.,

reenvío sobre la marcha

quizás el método más fácil de copia de seguridad, si es menos Seguro o completo que los demás, es el enfoque de reenvío sobre la marcha. La idea aquí es que cada mensaje que llega a Gmail se reenvía o procesa de alguna manera, asegurando su disponibilidad como archivo.

antes de discutir los detalles sobre cómo funciona esto, cubramos algunas de las desventajas. Primero, a menos que comience a hacer esto tan pronto como comience su uso de Gmail, no tendrá una copia de seguridad completa. Solo tendrás una copia de seguridad de flujo en el futuro.,

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segundo, aunque el correo entrante se puede conservar en otro mecanismo de almacenamiento, ninguno de los mensajes de correo electrónico salientes se archivará. Gmail no tiene un filtro «on send».

finalmente, hay muchos problemas de seguridad relacionados con el envío de mensajes de correo electrónico a otras fuentes, a menudo en formato de texto abierto y sin cifrar.

dejando de lado esas consideraciones, es un camino a seguir.

filtro de reenvío de Gmail

el más fácil de estos mecanismos es configurar un filtro en Gmail., Configúrelo para reenviar todo su correo electrónico a otra cuenta de correo electrónico en algún otro servicio. Ahí lo tienes. Terminado.

reenvío de G Suite

Una forma sencilla de obtener todo el correo entrante a mi dominio corporativo es utilizando una cuenta de G Suite. Mi correo electrónico relacionado con la empresa entra en la cuenta de G Suite, se aplica un filtro y ese correo electrónico se envía de camino a mi cuenta principal de Gmail.

Esto proporciona dos beneficios. Primero, guardo una copia en una segunda cuenta de Google y, por 5 5/mes, obtengo bastante buen soporte de Google., La desventaja de esto, hablando personalmente, es que solo una de mis muchas direcciones de correo electrónico se archiva utilizando este método, y no se almacena ningún correo que envíe. Tampoco puedo superar el hecho de que estoy comprando G Suite y las empresas más grandes obtienen almacenamiento ilimitado, pero debido a que mi pequeña empresa no necesita cinco cuentas, no lo hago.

reglas de reenvío de servidor SMTP

durante mucho tiempo, utilicé Exchange y Outlook como mi entorno de correo electrónico y Gmail como copia de seguridad de correo entrante., Mi dominio estaba configurado en un servidor SMTP que se ejecutaba en mi empresa de alojamiento, y tenía una regla del lado del servidor que enviaba cada mensaje de correo electrónico tanto a Exchange como a Gmail.

puede revertir esto. También puede enviar correo para un dominio privado a un servidor SMTP, pero usar otro servicio (ya sea Office 365 o algo gratuito, como Outlook.com) como destino de respaldo.

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reenviar a Evernote

cada cuenta de Evernote viene con una dirección de correo electrónico especial que puedes usar para enviar cosas directamente a tu archivo de Evernote., Esta es una variación del filtro de reenvío de Gmail, ya que aún usarías Gmail para reenviar todo, pero esta vez a la dirección de correo electrónico proporcionada por Evernote. Boom! Correo entrante almacenado en Evernote.

guardar correos electrónicos de Gmail a Evernote

Evernote ahora tiene un complemento de Evernote para Gmail que te permite guardar correos electrónicos de Gmail a Evernote. Este complemento agrega el familiar elefante verde a su interfaz de mensaje. Al tocarlo, el mensaje cae directamente en Evernote.,

IFTTT a Dropbox (o Google Drive o OneNote, etc.)

Si bien este enfoque no es estrictamente de reenvío, es otro enfoque sobre la marcha que proporciona una copia de seguridad a medida que llega su correo. Hay un montón de reglas geniales que vinculan Gmail a servicios de almacenamiento como Dropbox, y puedes usar IFTTT.com para hacer copias de seguridad de todos tus mensajes o solo archivos adjuntos entrantes a servicios como Dropbox.

en cada uno de estos casos, esencialmente estás moviendo una tienda de correo electrónico en la nube a otra tienda de correo electrónico, así que si quieres algo que puedas controlar físicamente, pasemos a la siguiente estrategia.,

copia de seguridad en la nube con almacenamiento

hay bastantes opciones de copia de seguridad de nube a nube para G Suite, pero la copia de seguridad de cuentas personales de Google en la nube parecía haber desaparecido cuando Backupify entró en el mercado en los reinos de Office 365, G Suite y Salesforce. Pero eso ha cambiado y ahora hay algunas soluciones de copia de seguridad de cuentas personales de Google.

Por supuesto, la desventaja es la de todos los sistemas en la nube: no tiene una copia local., Si perdieras el acceso a internet (por ejemplo, durante un huracán) y necesitaras algo en tu correo electrónico, estarías tan fuera de suerte como lo hubieras estado si solo confiaras en Gmail. Así es la nube.

Spinbackup

La tecnología Spin tiene una versión de G Suite y una versión de Spinbackup para uso Individual, que hará una copia de seguridad dinámica de tu Gmail desde la nube de Google a la nube de Spin. Si sus necesidades de uso de datos son menores de 4 GB, puede realizar una copia de seguridad de forma gratuita., Por cuatro dólares al mes (fue de 2 2/mes la última vez que buscamos, en 2018), puede hacer una copia de seguridad de 50 GB, y hay incrementos por encima de eso para el almacenamiento adicional.

lo que nos gusta especialmente de Spinbackup es que hace más que solo Gmail. Hará una copia de seguridad de los contactos, la unidad, el calendario e incluso las fotos. Spinbackup es probablemente la solución de copia de seguridad integral más fácil para Gmail que hemos encontrado. No necesita dedicar recursos informáticos locales a ello, no necesita mantener su computadora encendida para ejecutar la copia de seguridad y obtiene copias de seguridad periódicas.,

Upsafe

cuando vimos Upsafe en 2017, era una aplicación gratuita de Windows que descargaste e instalaste en tu computadora. Ahora, Upsafe tiene un servicio de copia de seguridad de cuentas de Google que es de nube a nube y se ejecuta en Amazon S3 y Backblaze B2. El precio de Upsafe es de $24 / Año o month 3 / mes, pero para eso obtienes almacenamiento ilimitado. También hay una versión gratuita que le permitirá almacenar hasta 3 GB.

Cloud sync

a diferencia de la sección anterior, los proveedores de sincronización en la nube normalmente no proporcionan su propio almacenamiento., En su lugar, le permiten sincronizar o archivar mensajes de Gmail a otro proveedor de almacenamiento en la nube como Dropbox.

cloudHQ

cloudHQ proporciona transferencia en tiempo real entre Gmail y SharePoint, Box, Egnyte, OneDrive, WebDAV, Evernote, Google Drive y SugarSync. Puede elegir archivar mensajes, mensajes y archivos adjuntos, o simplemente archivos adjuntos.

también puede elegir una variedad de formatos de archivo en los que guardar sus mensajes. Aunque no se proporciona almacenamiento, cloudHQ es más caro que algunos de los servicios que hemos visto., Los planes Base comienzan en 1 118 / Año, aunque la compañía también ofrece un plan gratuito y limitado.

Handy Backup

vamos a destacar Handy Backup en nuestra sección de sincronización en la nube, aunque sería igual de relevante en la sección de descarga y archivo a continuación. Handy Backup es una aplicación de Windows instalable que se ejecuta en su PC.

la versión base de $39 Se conecta a tu cuenta de Gmail y realiza copias de seguridad locales en tu PC o copias de seguridad de tus datos de mensajes en OneDrive, Google Drive, Dropbox, Box. La versión pro de $89 agrega compatibilidad con Amazon S3., También hay versiones para pequeñas empresas y servidores que agregan copias de seguridad de sistemas de bases de datos y agentes basados en servidores.

Download-and-archive

el grupo download and archive cubre los métodos que llevan el almacén de mensajes (y todos los mensajes) de la nube a una máquina local. Esto significa que incluso si perdió su conexión a internet, perdió su cuenta de Gmail o sus cuentas en línea fueron hackeadas, tendría un archivo seguro en su máquina local (y, tal vez, incluso una copia de seguridad en medios locales sin conexión).,

software de cliente de correo electrónico Local

quizás el enfoque más probado y verdadero para esto es usar un programa de cliente de correo electrónico local. Puede ejecutar cualquier cosa, desde Thunderbird a Outlook a Apple Mail a una amplia gama de clientes de correo electrónico tradicionales, basados en PC de la vieja escuela.

todo lo que necesita hacer es configurar Gmail para permitir IMAP (configuración -> reenvío y POP/IMAP -> Habilitar IMAP) y luego configurar un cliente de correo electrónico para conectarse a Gmail a través de IMAP., Desea utilizar IMAP en lugar de POP3 porque IMAP dejará los mensajes en el servidor (en su archivo de Gmail), donde POP3 los succionará a todos, eliminándolos de la nube.

también tendrás que ir a la configuración de la etiqueta. Allí, encontrará una lista de sus etiquetas, y en el lado derecho hay una configuración de «mostrar en IMAP». Debe asegurarse de que esto esté marcado para que el cliente IMAP pueda ver el correo electrónico almacenado en lo que pensará que son carpetas. Sí, puede que recibas algún mensaje duplicado, pero es una copia de seguridad, así que a quién le importa, ¿verdad?

solo asegúrese de revisar la configuración de su cliente., Algunos de ellos tienen configuraciones oscuras que limitan la cantidad de correo basado en el servidor que se descargará.

el único inconveniente real de este enfoque es que necesita dejar una aplicación basada en el usuario ejecutándose todo el tiempo para obtener el correo electrónico. Pero si tiene un PC de repuesto en algún lugar o no le importa tener una aplicación adicional ejecutándose en su escritorio, es una victoria versátil, confiable y fácil.,

Gmvault

Gmvault es un elegante conjunto de scripts Python que se ejecutará en Windows, Mac y Linux y proporciona una amplia gama de capacidades, incluida la copia de seguridad de todo su archivo de Gmail y le permite mover fácilmente todo ese correo electrónico a otra cuenta de Gmail. Sí, esta es una solución viable para mover fácilmente el correo entre cuentas.,

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Lo bueno de Gmvault es que es un script de línea de comandos, por lo que puede programarlo fácilmente y dejar que se ejecute sin demasiada sobrecarga. También puede usarlo en una máquina para hacer copias de seguridad de varias cuentas. Finalmente, se almacena en múltiples formatos, incluidos los estándar como .mbx que se puede administrar en clientes de correo electrónico tradicionales como Thunderbird. Y es de código abierto y gratuito.

Upsafe Free Gmail Backup

otra herramienta gratuita es Upsafe., Upsafe es solo para ventanas, pero es muy simple. Todo lo que haces es instalar el programa, conectarlo a tu Gmail y descargarlo. Hará descargas incrementales e incluso le permitirá navegar por su correo electrónico y archivos adjuntos descargados desde dentro de la aplicación.

Upsafe no es tan versátil como Gmvault, pero es rápido e indoloro.

Mailstore Home

otra herramienta gratuita es Mailstore Home. Al igual que Upsafe, Mailstore es solo para Windows., Lo que me gusta de Mailstore es que tiene negocios y proveedores de servicios hermanos mayores, por lo que si desea una solución de copia de seguridad que va más allá de la copia de seguridad de cuentas individuales de Gmail, esto podría funcionar bien para usted. También puede hacer copias de seguridad de Exchange, Office 365 y varios servidores de correo electrónico basados en IMAP.

MailArchiver X

a continuación, llegamos a MailArchiver X, una solución basada en MacOS de 3 34.95. A pesar de que esta solución no es gratuita, tiene algunas cosas interesantes a su favor. En primer lugar, no solo archiva los datos de Gmail, sino que también archiva clientes de correo electrónico locales.,

en algún lugar de un disco de copia de seguridad, tengo un montón de viejos archivos de correo electrónico de Eudora, y esto podría leerlos y respaldarlos. Por supuesto, si no he necesitado esos mensajes desde 2002, no es probable que los necesite pronto. Pero, oye, puedes.

Más concretamente, MailArchiver X puede almacenar su correo electrónico en una variedad de formatos, incluidos PDF y dentro de una base de datos de FileMaker. Estas dos opciones son enormes para cosas como procedimientos de descubrimiento.,

si alguna vez necesita poder hacer un análisis de correo electrónico realmente completo y luego entregar correo electrónico a clientes o a un tribunal, tener una base de datos de FileMaker de sus mensajes podría ser una victoria. Se ha actualizado para ser compatible con High Sierra. Solo asegúrese de obtener la versión 4.1 o superior.

SysTools Gmail Backup

Si desea realizar una copia de seguridad de su Gmail en varios formatos de correo electrónico clásicos, incluidos PST, EML, MSG o MBOX, es posible que desee mirar SysTools Gmail Backup., Este producto se ejecuta en Windows y MacOS, y tiene una gran cantidad de características que incluyen la capacidad de descargar también cuentas de Yahoo y Hotmail. Esperar? Hotmail?

Este es nuestro único problema con SysTools y nos lleva a una nota de advertencia. Parece que el sitio de la compañía no se ha actualizado en mucho tiempo, con requisitos del sistema que especifican un procesador mínimo de 1 GHz y 512 MB de RAM. Sí. Definitivamente recomendamos descargar y probar la versión de prueba antes de decidir gastar en la versión completa.,

BitRecover Gmail Backup Wizard

Este producto es otra aplicación de Windows instalable que le permitirá hacer una copia de seguridad de sus datos de Gmail. También convertirá Gmail a una serie de populares formatos de correo electrónico de almacenamiento local POP3, como Thunderbird MBOX.

instantáneas de copia de seguridad de una sola vez

nuestra última categoría de solución son las instantáneas de copia de seguridad de una sola vez. En lugar de generar copias de seguridad periódicas, incrementales y actualizadas, estos enfoques son buenos si solo desea obtener su correo de Gmail, ya sea para mudarse a otra plataforma o para tener una instantánea a tiempo de lo que tenía en su cuenta.,

Google Takeout

la más simple de las ofertas de instantáneas de copia de seguridad es la proporcionada por Google: Google Takeout. Desde la configuración de Google, puede exportar casi todos sus datos de Google, a través de todas sus aplicaciones de Google. Google Takeout vuelca los datos en tu Google Drive o te permite descargar un montón de archivos ZIP. Es fácil, completo y gratuito.

yippiemove

he utilizado YippieMove dos veces, primero cuando me mudé de un proveedor de alojamiento de Exchange de terceros a Office 365, y luego cuando me mudé de Office 365 a Gmail. Ha funcionado bien las dos veces.,

la compañía, decepcionantemente conocida como Wireload en lugar de, digamos, algo de una película clásica de Bruce Willis Die Hard, cobra 1 15 por cuenta que se mueve. Encontré que la tarifa valía la pena, dado su útil equipo de soporte y mi necesidad de hacer un poco de dolor de mí mismo hasta que supe que cada mensaje de correo electrónico había hecho el viaje con éxito.

copia de seguridad a través de la migración a Outlook.com

aproximadamente en el momento en que me estaba moviendo de Office 365 a Gmail, Ed Bott se trasladó de Gmail a Outlook. Utilizó algunas de las útiles herramientas de migración de Outlook para dar el salto.,

desde una perspectiva de copia de seguridad de Gmail, es posible que no necesariamente desee hacer una migración permanente. Aún así, estas herramientas pueden brindarle una excelente manera de obtener una copia de seguridad de instantáneas utilizando una infraestructura basada en la nube completamente diferente para el almacenamiento de archivos.

solo mensajes parciales y recientes

hay un enfoque más que puede usar, que técnicamente no es reenvío y es algo más limitado que los otros enfoques sobre la marcha, pero funciona si desea simplemente tomar una parte rápida de su correo electrónico reciente, por ejemplo, si se va de vacaciones o de viaje., Lo estoy poniendo en esta sección porque realmente no encajaba mejor en ningún lugar.

Eso es Gmail sin conexión. Como su nombre lo indica, Gmail sin conexión le permite trabajar con su correo electrónico reciente (aproximadamente un mes) sin tener una conexión a internet activa. Ciertamente no es una copia de seguridad completa, pero podría resultar útil para aquellas ocasiones en las que solo desea un acceso rápido y sin conexión a los mensajes recientes, tanto entrantes como salientes.,

recomendaciones

Una de las razones por las que hago grandes artículos de «encuesta» como este es que las necesidades de cada individuo y empresa son diferentes, por lo que cada una de estas soluciones podría adaptarse mejor.

aquí en Camp David, utilizamos una combinación de técnicas. En primer lugar, tengo una serie de cuentas de correo electrónico que reenvían a mi cuenta principal de Gmail, por lo que cada uno de ellos mantiene una copia de seguridad, además de mi cuenta principal de Gmail.,

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luego, uso Gmvault ejecutándose como un proceso de línea de comandos programado para descargar actualizaciones regulares tanto de mi archivo de Gmail como del de mi esposa.

mientras que los mensajes individuales pueden ser un dolor real para desenterrar si es necesario, tengo copias de casi cada uno, a través de una amplia gama de medios, incluyendo uno (y a veces dos) que generalmente están separados por aire de internet.

Sí, recibo demasiado correo electrónico. Pero, oye, es una forma de vivir.,

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